Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Verificación de Antecedentes Penales (OSCP15-003) : Documenta la verificación inicial de antecedentes realizada a solicitantes y empleados. La información incluye el nombre de la persona, la fecha de presentación de la verificación y una descripción del nivel de trabajo que la persona está autorizada a realizar según la verificación de antecedentes del LEDS.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0160 (5))
Registros de Tiempo de Empleados (OSCP15-005) : Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: Conservación por 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Formularios de Verificación de Elegibilidad de Empleo (OSCP15-004) : Documentan el cumplimiento del departamento con las regulaciones del INS que exigen la verificación del derecho de un empleado a trabajar en Estados Unidos. Los registros incluyen el formulario I-9 del INS y copias de la documentación de identificación correspondiente. También pueden incluir correspondencia relacionada. La información incluye el nombre y la dirección del empleado, su declaración firmada de que proporciona información veraz, la verificación firmada por el empleador de la identificación del empleado y la documentación necesaria, e información de revisión.
Retención: Conservar durante 3 years after la fecha de contratación o un año después de la finalización del empleo, lo que ocurra más tarde. (MOAR 166-150-0160 (13); 8 CFR 274)
Registro de Horas (OSCP15-006) : Documenta el número y tipo de horas pagadas a los empleados. Incluye el Registro de Horas (P1R40M09), el Registro de Empleados a Tiempo Parcial (MOBB748B) (1981-1991), el Registro de Empleados Temporales (MOBB748A), el Informe de Vacaciones y Bajas por Enfermedad, entre otros. Muestra el nombre del empleado, su número, fecha de contratación, categoría/cargo, horas regulares trabajadas, horas extras trabajadas y totales acumulados del año.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0155 (8))
Registros de personal de empleados individuales (OSCP15-002(a) y OSCP15-002(b)) : Los registros pueden incluir solicitudes de empleo originales y posteriores, acciones de personal, documentos de información de personal, hojas de recuperación combinadas, formularios de historial de empleados, renuncias, despidos, listas de certificación, acuerdos de conciliación, recomendaciones y elogios, acciones disciplinarias, calificaciones de mérito, información de horas extra, evaluaciones de desempeño, solicitudes de licencia por ausencia, formulario de notificación de emergencia, información de pase de autobús, currículum, correspondencia y registros relacionados.
Retención: OSCP15-002(a) Medidas disciplinarias: conservar durante 3 años o según lo especifique el convenio colectivo; OSCP15-002(b) Todos los demás registros: conservar durante 6 years after la baja del empleado. (MOAR 166-150-0160 (10))
Registros de Reclutamiento y Selección (OSCP15-001) : Registros relacionados con el proceso de reclutamiento y selección para cubrir puestos vacantes en el departamento. Estos registros incluyen anuncios de reclutamiento, solicitudes, exámenes (incluida una copia codificada del examen escrito, criterios de calificación, preguntas orales y criterios de calificación, examen de desempeño y criterios de calificación), certificación de evaluadores emitida por los miembros del comité, análisis de impacto adverso, lista maestra de elegibles, informe resumido de solicitantes del TRAC, informe de flujo de solicitantes del TRAC, registro de impugnaciones y resolución de candidatos, certificación de elegibles, documentación del proceso de selección y correspondencia relacionada. También incluye las solicitudes inactivas.
Retención: Retención durante 10 years after cubrir el puesto o cancelar la contratación. (MOAR 166-150-0160 (23))
Registros de Capacitación/Orientación (OSCP15-008) : Registros relacionados con el diseño e implementación de los programas de capacitación impartidos por la agencia a los empleados. Pueden incluir descripciones de las clases, certificaciones de los instructores, documentación de planificación, material didáctico, esquemas de los cursos, registros de inscripción y asistencia a clases, y otros registros relevantes relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0160 (24))