Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de Ajuste de Cuentas (FIN1-008): Registros que documentan los ajustes a las entradas de las cuentas bancarias. Estos registros provienen de los programas de contabilidad del departamento y pueden incluir cheques devueltos, conciliaciones de comprobantes, conciliaciones de depósitos y ajustes relacionados. Los registros suelen incluir una copia del documento original, una copia de la pantalla de SAP que documenta el ajuste y la documentación de respaldo.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (5))
Registros de Análisis de Cuentas (FIN1-015): Registros que respaldan el análisis de las cuentas, obligaciones e inversiones de la Tesorería. Estos registros incluyen informes, hojas de cálculo, bases de datos, correspondencia, material de referencia y documentación similar.
Retención: Conservar durante 5 años o hasta que quede obsoleto. (No programado)
Informes y Estados de Cuenta Bancarios (FIN1-003): Registros que documentan el estado actual y la actividad transaccional de los fondos del condado depositados en los bancos. Pueden incluir estados de cuenta, resumen diario de depósitos y retiros, y registros relacionados. La información incluye números de banco y de cuenta, fechas de transacción, saldo inicial, monto del cheque o depósito, números de documento, ajustes, descripción de la transacción, saldo final y datos relacionados.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0210 (2))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Emisión de Deuda (FIN1-001): Documenta la deuda pública emitida por el condado. Los registros incluyen estados de cuenta oficiales de bonos, informes mensuales de intereses devengados, estados de cuenta, registros de pago de deudas y documentación relacionada. La información incluye la fecha de emisión de la deuda, el monto emitido, los montos y el cronograma de pagos, los intereses cobrados y la fecha de pago final.
Retención: Conservar durante 3 years after el pago final. (MOAR 166-150-0210 (4,5))
Registros de Depósito (FIN1-006(a) y FIN1-006(b)): Registros que documentan el depósito de ingresos en efectivo por parte de la unidad de tesorería. Antes de julio de 2000, estos registros también incluían los depósitos en efectivo de todos los programas del condado. Los registros incluyen el recibo bancario, la copia del comprobante de depósito, el informe SAP con el número de documento, copias de cheques y otros instrumentos, y registros relacionados.
Retención: FIN1-006(a) Registros con fecha hasta el 1/7/2000: conservar durante 5 años; FIN1-006(b) Registros con fecha del 1/7/2000 2000 and after : conservar durante 3 años. (MOAR 166-150-0210 (2))
Registros de Cartera de Inversión (FIN1-002): Documenta la actividad mensual de las inversiones, incluyendo compras, ventas, vencimientos e inversiones del gobierno estatal. Incluye el informe mensual de resumen de inversiones, que resume el estado de las inversiones por categoría; el informe de recapitulación, que resume el estado de las inversiones por banco; el informe de cartera, que proporciona información detallada sobre las categorías y partidas de inversión; datos contables anuales; documentos de cierre; y un informe de respaldo financiero.
Retención: Conservar durante 3 years after la finalización de la inversión. (MOAR 166-150-0210 (6))
Informe Mensual de Asesoramiento de Inversiones (FIN1-016): Documenta la información enviada por la tesorería del condado a las personas interesadas, según lo exige la política de inversión incluida en el Plan Financiero del Condado. El informe detalla la actividad de inversión del mes anterior e incluye una copia de la política de inversión del condado.
Retención: 5 años (no programado).
Registros de Impuestos sobre Alquiler de Vehículos Motorizados y Alojamiento Temporal (FIN1-004): Registros que documentan la recaudación y distribución de los impuestos sobre alquiler de vehículos motorizados y alojamiento temporal. Estos impuestos solo se recaudan en el condado no incorporado de Multnomah; las ciudades incorporadas lo recaudan por sí mismas. Los registros incluyen informes fiscales trimestrales de empresas (que muestran recibos, deducciones, impuestos adeudados y fecha de pago), registros de pagos, registro de pagos, cálculo de intereses, correspondencia y registros relacionados.
Retención: 7 años (no programado).
Registros de Caja Chica (FIN1-007): Documentos que autentican las compras de caja chica realizadas por la unidad de Tesorería y solicitan el reembolso del fondo de caja chica al departamento. Los registros incluyen recibos, estados de cuenta, formulario de caja chica y memorando de solicitud de pago.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (20))
Registros del Fondo de Jubilación (FIN1-013): Registros que documentan el estado del Fondo del Sistema de Jubilación del Condado de Multnomah antes de su transferencia al Sistema de Jubilación de Empleados Públicos en 1982. Los registros incluyen informes de compensación diferida, conciliaciones, registro de ganancias, ejecuciones de jubilación, informes de fondos y documentación relacionada tanto del fondo como de su transferencia al PERS.
Retención: Conservar por 75 años. (MOAR 166-150-0160 (8))
Registros del Fideicomiso del Tesoro (FIN1-005): Registros que documentan el depósito y la inversión del dinero de una persona en fideicomiso del condado, en espera de la resolución de su reclamación. Los registros incluyen listados de cuentas, comprobantes, depósitos, listado de intereses devengados, resolución de la reclamación y documentación relacionada.
Retención: Conservar durante 3 years after el cierre de la cuenta fiduciaria. (MOAR 166-150-0210 (9))