Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Informes estadísticos (DA3-011): Registros que documentan las actividades del programa para cumplir con los requisitos de informes de subvenciones y para el análisis de la división. Los registros incluyen diversas estadísticas sobre tipos de casos, datos demográficos de víctimas y agresores, tasas de condenas, carga de personal y temas similares.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (31))
Registros de Tiempo (DA3-010): Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados de la agencia. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: Conservación por 5 años. (MOAR 166-150-0155 (3))