Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Formularios de Admisión (DOH32-001) : Registros utilizados para evaluar la elegibilidad de una persona para recibir tratamiento en el programa de Acceso Dental y derivación (si corresponde). También se utilizan como herramienta de ingreso de datos para la base de datos de clientes. Los formularios de admisión muestran el nombre y la dirección de la persona, su información personal, la fecha de la evaluación, el proveedor al que se remitió o el motivo de la denegación, y notas.
Retención: Conservar 2 años. (2009-0001/029)
Facturas por inasistencia (DOH32-003) : Documenta un cargo de $25 facturado al programa DAP por los proveedores de servicios dentales a pacientes que no acuden a sus citas. La factura muestra el número de factura, la fecha, el nombre y la dirección del beneficiario, el número de seguro social o número de identificación fiscal, y la firma del dentista.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Registros de Referencias (DOH32-002) : Documenta a los pacientes referidos a dentistas participantes del programa DAP. Los registros incluyen la hoja de referencia, el registro de referencias y, en ocasiones, formularios de resultados del paciente. La información incluye el nombre y la dirección del paciente, las fechas de referencia y cita, la descripción de la queja que requiere tratamiento, el historial médico, el dentista, la información de la cita, los servicios prestados y los comentarios.
Retención: 2 años (no programada).
Informes estadísticos (DOH32-004) : Documentan las actividades del programa para investigación y referencia. Se compilan y mantienen para consulta interna, así como para cumplir con los requisitos de la división. Los informes muestran el tipo de consulta clínica, los servicios prestados, las derivaciones y procedimientos a especialistas, las cancelaciones y las comparaciones históricas.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (31))