Justicia comunitaria: Servicios para adultos: Libertad condicional y supervisión de la libertad bajo palabra
Horarios de retención para servicios de supervisión y tratamiento de libertad condicional y libertad bajo palabra
Descripción del programa de libertad condicional y libertad bajo palabra
Este programa colabora con organizaciones comunitarias, agencias del orden público y otros socios del sistema de justicia penal para monitorear el comportamiento de las personas con problemas de justicia. A través de oficinas locales, los agentes de libertad condicional y libertad vigilada brindan un seguimiento cercano a personas de alto y mediano riesgo, servicios especializados para individuos, sanciones intermedias, educación y diálogo con grupos comunitarios. Existen oficinas especializadas de libertad condicional y libertad vigilada para delincuentes sexuales, pandillas y personas con enfermedades mentales.
Sistemas de información electrónica
Además de utilizar los sistemas de otras jurisdicciones (en particular, LEDS, CIS y el sistema policial de la ciudad de Portland), el programa se apoya en la Red de Información del Programa de Supervisión (SPIN), su subsistema de Informes Flexibles y el sistema de Tarifas de Supervisión (FIRS). Estos sistemas proporcionan datos demográficos de las personas involucradas en el sistema judicial, participación en el programa, planes de caso, evaluaciones de necesidades y riesgos, y la programación y contabilidad del pago de las tarifas de supervisión. También proporcionan informes operativos y seguimiento de las personas involucradas en el sistema judicial. La información de seguimiento individual que no esté duplicada en otras series de registros se debe mantener durante 3 años (MOAR 166-150-0025 (2). Los informes estadísticos que no estén duplicados en otras series de registros se deben mantener durante 10 años (consulte ASD11-006). La información de contabilidad de honorarios de supervisión que no esté duplicada en otras series de registros se debe mantener durante 3 años (consulte ASD11-007). Otra información que no esté duplicada en otras series de registros que respaldan la gestión de casos se debe mantener hasta que se cierre el caso. En ese momento, todos los registros únicos se deben imprimir y transferir al archivo del caso individual involucrado en la justicia correspondiente.
Descripciones de las series
Nota: La División de Sistemas de Información del Departamento de Correccionales mantiene una copia de la información de los registros estatales en el Sistema de Información Correccional. Según lo establecido en OAR 291-070-080(1), el DOC exige que ciertos documentos se transfieran a los Registros Centrales del DOC, a medida que se crean, para su mantenimiento como copia de los registros estatales.
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Supervisión de libertad condicional y libertad bajo palabra
Expedientes de casos individuales de delincuentes/involucrados en la justicia (ASD11-004):
La serie documenta la supervisión, gestión y seguimiento de individuos involucrados con la justicia en programas correccionales comunitarios, incluyendo pero no limitado a, Programa de Supervisión Intensiva DUII (DISP), Programa de Delitos Menores Monitoreados y archivos de casos de Delincuentes con Enfermedades Mentales (MIO). La serie no incluye Archivos de Casos de Delincuentes Sexuales (ver ASD11-005 ) . Los registros pueden incluir hojas de cara, órdenes judiciales, órdenes de la Junta de Libertad Condicional y Supervisión Post-Prisión, conmutaciones, certificados de defunción, expurgaciones, investigaciones previas a la sentencia, notas del oficial de libertad condicional, informes policiales, documentación de audiencias de sanción, evaluaciones de riesgo comunitario, evaluaciones de desviación, registros de conducir, documentación del contenido de alcohol en la sangre al momento del arresto, copias de informes presentados ante la Oficina de Programas de Abuso de Alcohol y Drogas, informes del programa, informes LEDS, correspondencia, evaluaciones de salud mental, referencias y registros de tratamiento. Ver también Serie de Registros Obsoletos y Reemplazados .
Retención para todos: Conservar durante 2 years after del cierre definitivo del caso. (OAR 166-150-0025 (4))
Inventario de equipo de seguridad personal (DCJ6-008):
Documenta el equipo de seguridad personal entregado a los empleados del departamento y su devolución cuando ya no lo necesitan. Los inventarios muestran el nombre del empleado, el tipo de equipo, el número de serie u otro número de identificación, la fecha de entrega y la fecha de devolución.
Retención: Conservar hasta que el equipo sea devuelto, recuperado o adjudicado. (OAR 166-150-0200 (9))
Expedientes de casos de delitos sexuales (ASD11-005):
La serie documenta la supervisión, la gestión y el seguimiento de delincuentes sexuales en el programa de correcciones comunitarias. Los registros pueden incluir fichas de antecedentes penales, órdenes judiciales, órdenes de la Junta de Libertad Condicional y de Supervisión Postpenitenciaria, conmutaciones, certificados de defunción, expurgaciones, investigaciones previas a la sentencia, notas de agentes de libertad condicional, informes policiales, documentación de audiencias de sanción y evaluaciones de riesgo comunitario. (Copia de registro estatal)
Retención: Conservar durante 20 years after el cierre definitivo del caso. (OAR 166-150-0025 (4))
Informes estadísticos
Consulte el calendario de retención de la Oficina del Director del DCJ
Registros de honorarios de supervisión (ASD11-007):
Documenta el recibo de las cuotas de supervisión que las personas deben pagar como condición para su libertad condicional o libertad vigilada. Los registros incluyen el registro, la notificación de depósito, la conciliación y el comprobante de depósito bancario. La conciliación incluye todos los pagos registrados, la fecha de pago, el nombre, los números de identificación de la agencia (SID), el número de recibo y los montos pagados. Todas las solicitudes de exención y ajuste presentadas en los formularios de cuotas de supervisión del departamento se han registrado en los registros individuales.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0110 (1,2))
Grabaciones de video/audio entre JIIs y PPOs con fines de capacitación de PPOs (ASD11-011):
Grabaciones entre los Oficiales de Libertad Condicional del Condado de Multnomah y las Personas con Relaciones con el Departamento de Justicia (PJI) para permitir la retroalimentación grupal o individual a los oficiales. Las PJI aceptan ser grabadas y firman un formulario de consentimiento adjunto.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0145 (9))
Servicios de tratamiento
Registros de seguimiento de clientes (DCJ7-001):
Documenta la supervisión del departamento sobre la gestión de clientes en los programas de servicios de drogas y alcohol contratados. Incluye dos hojas de datos: una que se completa al ingresar al programa y otra al salir (con o sin éxito). La información incluye datos personales del cliente, descripción del programa, fuente de referencia, historial de participación y estado de finalización.
Retención: Retener 5 years after el cliente complete el programa.
Actas de reuniones del contratista (DCJ7-003):
Documenta las reuniones entre el personal del departamento y los proveedores de servicios contratados. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados.
Retención: Conservación por 6 años. (MOAR 166-150-0005 (7))
Informes de Visitas a Obra del Contratista (DCJ7-002): Documentan la revisión del departamento sobre el desempeño del contratista. El informe anual consta de una breve descripción que incluye el nombre del contratista, la descripción del programa, las metas y objetivos del tratamiento, los logros anuales y las conclusiones.
Retención: Conservación durante 6 years after el vencimiento del contrato. (MOAR 166-150-0005 (7))
Serie de registros obsoletos y reemplazados
Las siguientes series están obsoletas o han sido reemplazadas por otra serie.
Expedientes del Programa de Supervisión Intensiva por Conducir Bajo los Efectos de la Influencia (DISP) (ASD11-001): Estos registros ya no se mantienen como una serie separada. Utilice el ASD11-004 en su lugar.
Expedientes de casos de delincuentes con enfermedades mentales (MIO) (ASD11-009): Estos registros ya no se mantienen como una serie separada. Utilice el ASD11-004 en su lugar.
Archivos del Programa de Delitos Menores Monitoreados (ASD11-00): Estos registros ya no se mantienen como una serie separada. Utilice ASD11-004 en su lugar.