Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Decomiso Civil (DA4-010): Documentan el proceso de decomiso civil, que incluye arresto, incautación, disposición, dispersión y cierre. El decomiso civil ya no se utiliza en Oregón, pero estos registros registran propiedades previamente decomisadas en favor del condado. Incluyen informes policiales, reclamaciones, inventarios y descripciones de propiedades, quejas contra bienes decomisados (denuncias reales), respuestas de los reclamantes a las quejas, órdenes judiciales, memorandos de dispersión que indican la disposición de los bienes en respuesta a una orden judicial, memorandos de dispersión policial e informes del comité de supervisión a la legislatura estatal.
Retención: 5 years after la enajenación de la propiedad. (MOAR 166-150-0095 (3))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Verificación de Antecedentes Penales (DA4-008): Documenta los antecedentes penales de las personas acusadas por la división. Los registros incluyen informes de jurisdicciones locales, estatales y/o federales. La información incluye el nombre de la persona, su número de seguro social y una lista de toda la información almacenada en la base de datos de la jurisdicción. La mayor parte de esta información se conserva en la base de datos de la Fiscalía, pero parte de ella, especialmente las condenas certificadas de menores, se conserva en formato impreso. La información suele estar duplicada en el expediente del juicio o del caso de investigación.
Retención: Conservar 3 años. (2002-0005/002)
Remisiones a Tribunales Federales (DA4-007): Los registros documentan los casos remitidos por el Condado de Multnomah a un tribunal federal para su procesamiento o investigación. Incluyen la carta de remisión, la respuesta del tribunal federal y la información de antecedentes. Conservación: 5 años. (2002-0005/003)
Registros de Investigación de Delitos Graves (DA4-002): Estos registros documentan los casos de delitos graves investigados, pero no juzgados, por el Fiscal de Distrito. Estos registros pueden incluir, entre otros, informes policiales, antecedentes penales, notas de trabajo, notas del gran jurado, informes de laboratorio, correspondencia y registros relacionados. La información puede incluir el nombre del sospechoso, el nombre de la víctima, los nombres de los testigos, las pruebas y los análisis de la escena del crimen, e información similar.
Retención: Conservar hasta que se cierre el caso o se transfiera a los registros de un juicio por delitos graves. (MOAR 166-150-0095 (9))
Expedientes de Juicios por Delitos Graves (DA4-001): Estos expedientes documentan los casos penales juzgados y presentados por el Fiscal de Distrito. Pueden contener, entre otros, hojas de presentación, información de contacto, documentos judiciales (órdenes, mociones, acusaciones formales, expedientes y documentos similares), informes policiales, informes de laboratorio, informes del médico forense, listas de testigos, ofertas y documentación previa al juicio, listas y notas de selección del jurado, correspondencia y registros relacionados. [Nota: Los delitos graves de clase A deben microfilmarse; las pruebas físicas y las evidencias deben devolverse a la agencia].
Retención: Retener casos de homicidio, independientemente de la sentencia, de forma permanente; retener casos con valor histórico de forma permanente; retener casos de traición o delitos graves de Clase A, con sentencia de culpabilidad, 63 years after su cierre; retener casos de traición o delitos graves de Clase A, desestimados o con sentencia de inocencia, 11 years after su cierre; retener delitos graves de Clase B, con sentencia de culpabilidad, 11 years after su cierre; retener delitos graves de Clase B, desestimados o con sentencia de inocencia, 9 years after su cierre; retener delitos graves de Clase C, con sentencia de culpabilidad, 8 years after su cierre; retener delitos graves de Clase C, desestimados o con sentencia de inocencia, 6 years after su cierre; retener todos los tipos de delitos graves expurgados durante 10 years after la fecha de expurgación. (MOAR 166-150-0095 (2))
Registros de Casos de Juicios por Delitos Graves - Medida Electoral 11 (BM11) Delitos Graves Clase A (DA4-013MA) : Registros de Casos de Juicios por Delitos Graves Clase A de la Medida 11, procesados y presentados por el Fiscal de Distrito del condado. Los registros pueden incluir, entre otros, informes policiales, copias de documentos judiciales, antecedentes penales, notas del Fiscal de Distrito, pruebas judiciales y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar permanentemente (MOAR 166-150-0095 (2))
Registros de Casos de Juicio por Delitos Graves - Medida Electoral 11 (BM11) Delitos Graves Clase B (DA4-013MB) : Documento de Registros de Casos de Juicio por Delitos Graves Clase B de la Medida 11, procesados y presentados por el Fiscal de Distrito del condado. Los registros pueden incluir, entre otros, informes policiales, copias de documentos judiciales, antecedentes penales, notas del Fiscal de Distrito, pruebas judiciales y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar permanentemente (MOAR 166-150-0095 (2))
Registros de Casos de Juicio por Delitos Graves - Medida Electoral 11 (BM11) Delitos Graves Clase C (DA4-013MC) : Documentos de Registros de Casos de Juicio por Delitos Graves Clase C de la Medida 11, procesados y presentados por el Fiscal de Distrito del condado. Los registros pueden incluir, entre otros, informes policiales, copias de documentos judiciales, antecedentes penales, notas del Fiscal de Distrito, pruebas judiciales y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar permanentemente (MOAR 166-150-0095 (2))
Registros del Gran Jurado (DA4-011(a) y DA4-011(b)): La serie documenta los documentos producidos por el gran jurado en relación con casos individuales de denuncias. Los registros documentan el progreso y las deliberaciones del gran jurado. Pueden incluir notas, votaciones, citaciones y expedientes. Estos registros no se incorporan a los archivos penales generales y se conservan por separado de los respectivos archivos penales. Los registros con la indicación "no constituyen una denuncia" no se conservan y se destruyen por ministerio de la ley, según lo descrito en ORS 132.430.
Retención: DA4-011(a) Casos de homicidio: retención permanente; DA4-011(b) Todos los demás casos: retención por 10 años. (MOAR 166-150-0095 (6))
Informes del Gran Jurado sobre Instituciones (DA4-012): Informes presentados por el gran jurado al finalizar las visitas obligatorias a instituciones públicas y tribunales, según lo exige la ORS 132.440. Los informes se exigen anualmente e incluyen la fecha de la visita, el nombre del centro y las conclusiones del gran jurado.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0095 (7))
Registros de Citaciones Telefónicas (DA4-014): Esta serie documenta las citaciones emitidas para obtener registros telefónicos. Incluye información sobre el agente que presenta la citación, detalles de la información solicitada y una copia de la misma. Esta información forma parte del proceso del gran jurado.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0095 (6))
Informes Estadísticos (DA4-003): Registros que documentan las actividades de la División de Delitos Graves para cumplir con los requisitos de informes de subvenciones y para el análisis de la división. Los registros incluyen diversas estadísticas sobre tipos de casos, datos demográficos de víctimas y agresores, tasas de condenas, dotación de personal y temas similares.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (31))