Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Publicidad (TR09-007): Esta serie se utiliza para preparar y producir materiales promocionales, así como para documentar promociones, campañas publicitarias y actividades de relaciones públicas de la división. Los registros pueden incluir programas y horarios de eventos, pases, boletines informativos, recortes de prensa, maquetas, dibujos, copias de anuncios, fotografías, diapositivas, cintas de vídeo, grabaciones de sonido, guiones, carteles, folletos, volantes y correspondencia.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (3))
Registros de Anexión (TR09-001) : Registros que documentan la anexión de áreas dentro del Condado de Multnomah a ciudades incorporadas y su impacto en las actividades de transporte. Pueden incluir informes del personal, peticiones, registros de retiro de distritos de servicio, encuestas, recomendaciones y dictámenes de comisiones de límites, informes del censo, avisos de franquicia, mapas y correspondencia y memorandos importantes relacionados.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0045 (1))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Comunicados de Prensa (TR09-009): Declaraciones preparadas, anuncios, transcripciones de conferencias de prensa y registros similares emitidos a los medios de comunicación. Los temas incluyen la adopción de nuevos programas, la terminación de programas antiguos, cambios de políticas, cambios en la situación de funcionarios electos o personal administrativo de alto nivel, entre otros. También pueden incluir comunicados de prensa que anuncien eventos rutinarios o acciones llevadas a cabo en el marco de las políticas vigentes.
Conservación: Políticas y noticias/comunicados de prensa históricos: conservación permanente; noticias/comunicados de prensa rutinarios: conservación durante 2 años. (MOAR 166-150-0005 (18))
Correspondencia Pública (TR09-005): Documenta las comunicaciones con el público sobre la división y sus programas. Incluye quejas, felicitaciones, sugerencias, atención al cliente y comunicaciones similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (32))
Registros de Relaciones Públicas (TR09-004): Registros que documentan las interacciones entre la división y el público en general. Estos registros incluyen biografías y fotografías de empleados de la división, videos informativos, encuestas, publicaciones, registros de la semana del transporte, discursos, correspondencia y otros documentos relacionados.
Retención: Conservar permanentemente. (ninguna)
Registros Visuales de Relaciones Públicas (TR09-008): Esta serie proporciona documentación visual de las actividades y el personal de la división. Los registros incluyen fotografías y negativos, diapositivas, películas e indexación relacionada. Las fotografías aéreas se describen en el programa de planificación de LUT.
Retención: Conservar permanentemente. (ninguna)
Registros de Transferencia de Carreteras (TR09-002): Registros que documentan la transferencia de carreteras del condado a la jurisdicción municipal. Los registros incluyen procedimientos viales, resoluciones, órdenes, ordenanzas, inventarios, vacaciones, la Base de Datos del Inventario de Carreteras y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0205 (3))