Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros del Programa "Adopta una Carretera" (TR03-008): Documenta el programa para que los grupos participen en el Programa "Adopta una Carretera", una campaña contra la basura que permite a los ciudadanos colaborar con el condado adoptando un tramo de carretera y comprometiéndose a mantenerlo limpio. Los registros incluyen solicitudes, formularios de autorización, permisos, horarios de trabajo y documentación relacionada. La información se documenta tanto en bases de datos electrónicas como en registros impresos.
Retención: Conservar durante 3 years after la última actividad grupal. (2003-0036/003, Vence: 01/02/2009)
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Escrituras (TR03-016(a) y TR03-016(b)): Prueba registrada de la propiedad de terrenos públicos y derechos de paso de la agencia. Los documentos pueden incluir mapas y descripciones legales, transferencias de títulos y correspondencia relevante relacionada. La información suele incluir una descripción de la propiedad, las firmas del anterior propietario y del representante de la agencia, y la fecha de la transferencia.
Retención: TR03-016(a) Si está registrado en el Libro de Registros: conservar durante 6 years after que la propiedad deje de ser propiedad del condado; TR03-016(b) Otros registros: conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0105 (3,4))
Permisos de Alcantarillado de Dunthorpe/Riverdale (TR03-001(a) y TR03-001(b)): Proceso de permisos que permite a los residentes del distrito de alcantarillado de Dunthorpe/Riverdale, administrado por el condado, conectarse al sistema de alcantarillado. Los registros incluyen solicitudes de permisos, planos o dibujos del sitio, correspondencia y documentación relacionada. La información se documenta tanto en bases de datos electrónicas como en registros impresos.
Retención: TR03-001(a) Permiso: conservar permanentemente; TR03-001(b) Todos los demás registros: conservar 2 years after la desconexión física. (MOAR 166-150-0180 (5))
Permisos de Filmación/Video (TR03-004): Proceso de permisos utilizado para cualquier tipo de producción que implique filmación o sesión fotográfica. Los registros incluyen la solicitud de permiso, el acuerdo de indemnización, el formulario de requisitos de seguro, la correspondencia y la documentación relacionada. La información se documenta tanto en bases de datos electrónicas como en registros en papel.
Retención: Conservar durante 3 years after del vencimiento del permiso. (MOAR 166-150-0005 (22))
Registros de Proyectos de Adquisición de Terrenos (TR03-012): Registros que documentan las adquisiciones de bienes inmuebles realizadas por la división. Estos registros pueden incluir cartas de oferta, opciones, acuerdos de corta duración, informes del personal, informes y revisiones de tasación, informes de inspección, cartas de transmisión, resúmenes y registros relacionados.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0105 (12))
Avisos del Centro de Notificación de Servicios Públicos de Oregón (TR03-007): Documenta los avisos de OUNC enviados al programa de Derecho de Vía solicitando algún tipo de servicio de localización bajo el programa de llamada única. Los registros incluyen la notificación y la documentación relacionada. También pueden incluir notas que indiquen que la localización se ha completado.
Retención: Conservar 2 años. (2003-0036/002, Vence: 02/01/2009)
Expropiaciones de Bienes (TR03-013): [...]
Retención: ??? (ninguna)
Registros de Administración de Bienes Inmuebles (TR03-014): Registros que documentan el uso, mantenimiento y descripción de los bienes inmuebles propiedad de la división. Estos registros incluyen registros de intercambio de propiedades, contratos de arrendamiento y alquiler, registros de venta de excedentes de propiedades, documentación de antecedentes de compra de terrenos, documentación de antecedentes de donación de terrenos, documentación de antecedentes de propiedades del fondo vial, avisos de alcantarillado y registros relacionados.
Retención: Conservar durante 3 years after la propiedad ya no sea propiedad de la división. (ninguna)
Registros de Asistencia para la Reubicación (TR03-015): Registros que documentan la asistencia tangible de la división a personas que necesitan reubicarse debido a diversos proyectos. Estos registros incluyen registros de vivienda de último recurso, registros de subsidios de mudanza, registros de subsidios de vivienda para la reubicación, registros de planificación de la reubicación, correspondencia y documentación de antecedentes.
Retención: [??] (ninguna)
Permisos de Acera (TR03-003): Proceso de permisos que se utiliza cuando el solicitante construye, retira o reemplaza cualquier bordillo, acera o acceso dentro de una vía pública del condado. Los registros incluyen solicitudes de permisos, planos o dibujos del sitio, correspondencia y documentación relacionada. La información se documenta tanto en bases de datos electrónicas como en registros impresos.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0185 (11))
Permisos para Eventos Especiales (TR03-005): Proceso de permisos utilizado para eventos como marchas, fiestas vecinales, mudanzas, desfiles o eventos deportivos. Los registros incluyen la solicitud de permiso, el acuerdo de indemnización, el formulario de requisitos de seguro, la correspondencia y la documentación relacionada. La información se documenta tanto en bases de datos electrónicas como en registros en papel.
Retención: Conservar durante 2 years after del vencimiento del permiso. (MOAR 166-150-0170 (7))
Permisos para Camiones (TR03-006): Proceso para permitir que camiones con sobrepeso o sobredimensionado circulen por carreteras del condado y carreteras especiales. Los registros incluyen la solicitud, una copia del permiso anterior (si corresponde) y la documentación relacionada. La información se documenta tanto en bases de datos electrónicas como en registros impresos. Los permisos tienen una validez de un año o, en el caso de los permisos de viaje, de la duración del mismo.
Conservación: Conservar durante 2 years after su vencimiento o revocación. (2003-00036/001, Vencimiento: 02/01/2009)
Permisos de Servicios Públicos (TR03-002(a) y TR03-002(b)): Proceso de permisos utilizado cuando el solicitante construye, opera o mantiene una línea de postes, cables enterrados o tuberías dentro de la servidumbre de paso del condado. También se utiliza para permitir la instalación de diversas estructuras, árboles, vegetación, cercas y letreros no comerciales dentro de la servidumbre de paso del condado. Los registros incluyen solicitudes de permisos, planos o dibujos del sitio, correspondencia y documentación relacionada. La información se documenta tanto en bases de datos electrónicas como en registros impresos.
Retención: TR03-002(a) Permisos de servicios públicos: conservar permanentemente; TR03-002(b) Otros permisos: conservar durante 10 años. (MOAR 166-040-1500 (18))