Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Planes de Área (ADS5-001) : Documenta el plan de la división para la prestación de servicios a los clientes. El plan se completa para cumplir con los requisitos de diversos programas federales que otorgan subvenciones en bloque Tipo B (Título XIX de Medicaid y Título III de la Ley de Estadounidenses de Edad Avanzada). El plan incluye un resumen del plan, resúmenes de informes de problemas, un documento anual del plan, directrices y procedimientos del plan, evaluaciones in situ y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0005 (23))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en el programa de retención del Condado. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario . MOAR 166-150-0005 (10)
Avisos de Depósito para Recibos de Efectivo (ADS5-002) : Documenta los depósitos realizados por el departamento a la Sección de Tesorería del Condado para Contabilidad Central, Vivienda para Adultos y el Defensor del Pueblo. Incluye copias de avisos de depósito, comprobantes de depósito y cheques depositados.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0210 (2))
Declaraciones de Directivas y Procedimientos (ADS5-007) : La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de los procedimientos de la división. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas finales de políticas. La información suele incluir los números de políticas y procedimientos, las fechas de revisión, la identificación del sujeto, la descripción narrativa, la información de la autorización y la fecha de entrada en vigor.
Retención: Conservar durante 20 years after su sustitución . (MOAR 166-150-0005 (24))
Registros del Consejo Asesor de Servicios para Discapacitados (ADS5-005) : Registros que documentan las reuniones del DSAC, que proporciona información a los Servicios para la Vejez y la Discapacidad del Condado de Multnomah (ADS) sobre la mejor manera de atender a las personas con discapacidad de manera respetuosa y responsable. Los registros incluyen actas de reuniones, órdenes del día, anexos, grabaciones de audio y documentación relacionada.
Conservación: Conserve las cintas de audio 1 year after su resumen en minutos. Conserve los demás registros de forma permanente. (MOAR 166-150-0005 (15))
Informes de Gastos y Servicios (ADS5-011) : Informes presentados a la División de Personas Mayores y con Discapacidad (SPDD) del estado para documentar los gastos por fuente de ingresos, número de servicios prestados y número de clientes no duplicados atendidos. También incluye anotaciones de respaldo para proporcionar información adicional para un registro de auditoría.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (23))
Registros de Detalle de Facturas (ADS5-004) : Documenta los detalles de las prestaciones y los costes de los servicios para respaldar las facturas presentadas por los proveedores de servicios para su pago. También documenta la aceptación y el procesamiento de las facturas para su pago. La información incluye la descripción del servicio, la fecha de prestación, el importe facturado, la información del proveedor y la información del cliente. Gran parte de esta información se conserva en el sistema SAP.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Registros del Comité de Acción Multiétnica (ADS5-006) : Registros que documentan las reuniones del MAC, cuyo objetivo es garantizar que las personas mayores y las personas con discapacidad, que también pertenecen a minorías raciales y étnicas, tengan acceso equitativo a servicios de calidad y culturalmente apropiados en el condado de Multnomah. Los registros incluyen actas de reuniones, órdenes del día, anexos, grabaciones de audio y documentación relacionada.
Conservación: Conserve las cintas de audio 1 year after su resumen en minutos. Conserve los demás registros de forma permanente. (MOAR 166-150-0005 (15))
Registros de Cuentas Bancarias de Public Guardian (ADS5-008(a) y ADS5-008(b)) : Documentan los fondos retirados o depositados en la cuenta de Public Guardian. Los saldos de cada cliente se mantienen en el sistema informático de gestión de cuentas. Los registros incluyen copias de cheques, comprobantes de depósito, estados de cuenta, extractos bancarios y documentación relacionada.
Retención: ADS5-008(a) Conservar 6 años; ADS5-008(b) Conservar los registros impresos durante 30 años debido a la imposibilidad de separar los registros de clientes vivos y fallecidos. (MOAR 166-150-0110 (23))
Registros de Gestión de Cuentas de Clientes del Tutor Público (ADS5-009) : Documenta la gestión de las cuentas de clientes por parte del departamento como tutor designado. También documenta la contabilidad necesaria para conciliar las cuentas individuales mantenidas en el sistema informático de gestión de cuentas de clientes, SAP y los sistemas de cuentas bancarias. El registro principal es el sistema informático de gestión de cuentas de clientes. Otra documentación incluye registros de cheques, libros de cuentas, registro mensual de transacciones e informes de conciliación. La información incluye el nombre del cliente, el número de cuenta, la descripción en las transacciones de cada cuenta, el comprobante de referencia e información relacionada.
Retención: Registros del sistema de gestión de cuentas de clientes: conservar durante 6 years after la contabilidad final; conservar una copia impresa durante 30 años debido a la imposibilidad de separar los registros de los clientes vivos y fallecidos. (2008-0012/014)
Registros Tributarios de Clientes de Public Guardian (ADS5-012(a) y ADS5-012(b)) : Documenta las declaraciones de impuestos anuales de los clientes y cualquier otra actividad tributaria relacionada con ellos. Los registros pueden incluir informes de actividad contable, copias de formularios W-2, W-4 u otra documentación tributaria emitida a nivel estatal y federal, extractos bancarios y documentación de respaldo diversa.
Retención: ADS5-012(a) Conservar 6 años; ADS5-012(b) Conservar los registros impresos durante 30 años debido a la imposibilidad de separar los registros de clientes vivos y fallecidos. (MOAR 166-150-0110 (23))
Comprobantes de Clientes de Public Guardian (ADS5-010) : Documentan los pagos realizados en nombre de los clientes. Requerido como comprobante contable por ORS 125. Los registros incluyen comprobantes de pago, facturas, extractos, solicitudes de reembolso de proveedores y la documentación de respaldo relacionada.
Retención: Conservar durante 3 years after la liquidación final del cliente; conservar los registros impresos durante 30 años debido a la imposibilidad de separar los registros de los clientes vivos y fallecidos. (ORS 125.475)