Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registro de contacto del cliente (DOH22-001) : El registro documenta los clientes atendidos en las clínicas de ETS y hepatitis C. El registro muestra el nombre del cliente, la fecha y hora de la atención, el proveedor visitado y los comentarios.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0065 (6))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Informes Epidemiológicos (DOH22-003) : Documenta las investigaciones sobre ETS de clientes. Incluye informes confidenciales de casos de enfermedades de transmisión sexual e informes de campo. La información puede incluir la identificación del cliente; información sobre exposición, examen, diagnóstico, derivación y tratamiento; notas de entrevistas; información del proveedor y documentación de apoyo. Si se ha creado un historial médico para un cliente, estos informes se incluirán en él.
Conservación: Si no existe un registro de servicios de salud: conservar durante 6 años. (45 CFR 164.530(j))
Registros de Servicios de Salud: Enfermedades de Transmisión Sexual (ETS) (DOH22-004) : Registros que documentan los servicios de atención clínica para ETS. Estos servicios pueden incluir exámenes físicos, manejo de enfermedades y lesiones agudas, inmunizaciones, planificación familiar y atención de la salud reproductiva, actividades de educación y promoción de la salud, y servicios de salud mental. Los registros pueden incluir correspondencia; informes; anotaciones profesionales; informes de laboratorio; autorizaciones de tratamiento y radiografías; divulgación de información; registros clínicos o médicos, incluyendo la identificación del cliente, notas de progreso y registros de visitas; un historial de servicios previos; referencias; informes de pruebas y evaluaciones; planes de tratamiento; notas de progreso; registros de inscripción, honorarios y facturación; registros legales; permiso para tratar; evaluación médica, incluyendo pruebas de laboratorio y otras, servicios de sala de emergencias, y registros de medicamentos y recetas; informes; y otros datos relacionados. El acceso a estos registros puede estar exento de divulgación por ORS 179.505; ORS 192.502(2).
Conservación: Para historias clínicas en papel: Conservar durante 10 years after la última entrada. Para HCE: Conservar durante 10 years after del último servicio. (MOAR 166-150-0065 (20); OAR 410-141-3520 (10)) Conservación actualizada el 12/10/2018
Historial de Servicios de Salud: Enfermedades de Transmisión Sexual (ETS) - Registros de Proveedores Externos (DOH22-007) : Registros que documentan los servicios de atención clínica para ETS (véase DOH22-004) proporcionados por proveedores externos. Se solicitan estos registros para proporcionar más información sobre el caso de un cliente.
Conservación: Conservar durante un año tras el ingreso a Orpheus (véase DOH22-004). Actualizado el 14/3/2019.
Registros de Vacunación - VARS (DOH22-005) : La serie documenta las vacunas recibidas por los pacientes de la clínica. El registro suele ser el Registro de Administración de Vacunas (VAR) del condado, pero puede incluir cualquier registro que documente el consentimiento y la administración de vacunas. No incluye los informes de ITARS. La información incluye la fecha, el nombre del paciente y sus datos personales, el número de identificación, la información sobre ingresos y seguros médicos, la firma y la fecha del consentimiento, la descripción y la fecha de la(s) vacuna(s), y la firma y la fecha del administrador de la vacuna. El acceso a estos registros puede estar exento de divulgación según ORS 179.505; ORS 192.502(2).
Retención: 10 años. (MOAR 166-150-0065 (9,10)) Actualizado el 10/12/2018
Base de Datos de Enfermedades de Declaración Obligatoria (DOH22-006) : Registra a los pacientes con enfermedades de declaración obligatoria ante la División de Salud Estatal. Contiene información del paciente, diagnóstico, nombre de la pareja, información del tratamiento y derivaciones. Actualmente, es una base de datos de Access que se mantiene en la versión de escritorio.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0065 (6))