Programa de retención de servicios para adultos (DD4)

Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)

Planes de Comportamiento (DD4-006) : La serie documenta los objetivos del gestor de caso y del cliente para sus comportamientos. Los planes se duplican en el expediente del cliente. Los planes incluyen el nombre del cliente, el nombre del gestor de caso y una descripción narrativa de los comportamientos, los objetivos y el tiempo de respuesta.
Retención: Conservar 5 años. (No se registra)

Solicitudes de Historias Clínicas (DD4-008) : Documenta las solicitudes de historias clínicas de la sala de historias clínicas de Discapacidades del Desarrollo. Incluye el nombre del solicitante y la fecha de la solicitud.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (34))

Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018

Registros de Servicios para Discapacidades del Desarrollo (DD4-001(c) y DD4-001(d)) : Esta serie documenta los servicios prestados a adultos con discapacidades del desarrollo. Este programa es el punto de acceso para todas las personas adultas con discapacidades del desarrollo elegibles y determina las necesidades y los programas adecuados para cada cliente. Los servicios incluyen derivaciones y gestión de casos. La información del expediente puede incluir, entre otros, solicitudes de servicio, derivaciones, notas de progreso, historiales médicos, planes de servicios individuales (PSI), resultados de diagnósticos y evaluaciones, registros financieros y legales, registros de vivienda y otros registros similares.
Retención: DD4-001(c) Registros si el caso está cerrado, inactivo o se desconoce la fecha de fallecimiento: conservar durante 70 años; DD4-001(d) Registros si se conoce la fecha de fallecimiento del cliente: 10 years after la fecha de fallecimiento. (MOAR 166-150-0055 (3))

Registros del Proyecto (DD4-007) : Registros que documentan diversos proyectos a corto y largo plazo, de los cuales el programa es el principal responsable de la gestión documental. Los registros varían según el proyecto, pero suelen incluir documentos e informes de investigación, resoluciones, informes del proyecto, material de referencia, planes y objetivos del proyecto, correspondencia y material similar.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (31))

Registros de Reuniones del Personal (DD4-002) : Registros que documentan reuniones dentro del gobierno que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones rutinarias del personal abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados. Incluyen reuniones del personal, reuniones de administradores de casos, reuniones de gerentes de programas y otras reuniones rutinarias del personal.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (16))