Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de Preparación Presupuestaria (DD6-002) : Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto por programas presentadas al programa presupuestario de la división. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de pronóstico financiero y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Registros del Equipo de Acceso Comunitario a la Vivienda (DD6-012) : Documenta las reuniones mensuales para el seguimiento de la asignación de servicios y gastos de vivienda. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (16))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Retención: Conservar 5 años. (2002-0006/009)
Registros de Asistencia para la Vivienda (DD6-011) : Documentan la prestación de servicios de vivienda a clientes bajo diversos programas financiados. Estos programas incluyen el Programa de Suplemento de Asistencia para el Alquiler, la Sección 8 de Vivienda, el programa de Refugio con Cuidado, el Programa de Nuevo Comienzo, el Cuidado en Grupo y programas similares. Los registros incluyen copias de contratos con proveedores, solicitudes, referencias, documentación de respaldo, correspondencia y registros relacionados. Estos registros se duplican en los Registros de Servicios para Discapacidades del Desarrollo del cliente.
Retención: Conservar 5 años. (No se registra)
Registros de Admisión (DD6-004) : Esta serie documenta el contacto inicial con un cliente potencial para determinar si cumple los requisitos para recibir los servicios del programa de discapacidad del desarrollo. Los registros pueden incluir solicitudes, hojas informativas, formularios de divulgación de información, notas de progreso, cartas de decisión, apelaciones de decisiones y otros documentos relacionados.
Retención: Si cumple con los requisitos para los servicios del programa: transferir a los Registros del Servicio de Discapacidades del Desarrollo; todos los demás registros: conservar durante 10 años. (MOAR 166-150-0055 (2))
Registros del Grupo de Mejora de la Calidad (DD6-001) : Registros que documentan el desarrollo de estándares de calidad para los gestores de casos por parte de diversos grupos de trabajo internos. Entre estos grupos se incluyen el Equipo de Revisión de Elegibilidad, el Grupo de Estándares de Calidad, el Grupo de Trabajo de Estándares de Desempeño y otros similares. Los registros incluyen actas, agendas, correspondencia, registros de grupos focales, anexos y otros registros relacionados.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (16))
Registros de Refugio y Vivienda de Emergencia (DD6-010) : Documentan la prestación de servicios de vivienda de emergencia a los clientes. Los registros incluyen el formulario de admisión del Centro de Información, la solicitud de vivienda pública, el certificado de discapacidad, la solicitud de la Autoridad de Vivienda de Portland (HAP), los planos de vivienda, la documentación de apoyo, los vales de motel, la correspondencia, los informes de los proveedores y la documentación relacionada. Estos registros se duplican en los Registros de Servicios para Discapacidades del Desarrollo del cliente.
Retención: Conservar 5 años. (No se registra)
Registros de Reuniones del Personal (DD6-005) : Registros que documentan reuniones dentro del gobierno que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones rutinarias del personal abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados. Incluyen reuniones del personal, reuniones de administradores de casos, reuniones de gerentes de programas y otras reuniones rutinarias del personal.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (16))
Registros de Capacitación (DD6-003) : Registros relacionados con el diseño e implementación de los programas de capacitación impartidos por la división a empleados, proveedores, clientes y familias. Pueden incluir descripciones de clases, certificaciones de instructores, documentación de planificación, material didáctico, esquemas de cursos, registros de inscripción y asistencia a clases, y otros registros relevantes.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0160 (24))
Expedientes de Casos de Servicios de Transición (DD6-009(a) y DD6-009(b)) : Registros que documentan la identificación de los clientes elegibles y la prestación de los servicios. Este programa está diseñado para brindar servicios a clientes con discapacidades del desarrollo de 16 a 22 años. Los registros incluyen planes educativos individuales, planes de apoyo individual, pruebas de elegibilidad para educación especial, solicitudes de servicio, informes de incidentes y servicios de protección, historiales médicos, comunicados de información, correspondencia y otros documentos relacionados.
Retención: Si está abierto a los 22 años: transferir al Registro de Servicios para Discapacidades del Desarrollo; si está cerrado: conservar durante 70 años; si está cerrado y el cliente falleció: conservar durante 7 años. (MOAR 166-150-0055 (3))