Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Informes de Gestión del Servicio de Evaluación de Alcohol y Drogas (MHAS1-001) : Se utilizan para determinar el estado del cliente, el estado del caso y la programación judicial. Incluye informes del evaluador, listas de contacto de clientes, informes del tribunal de distrito, listados de clientes e informes relacionados.
Retención: Conservar durante 6 años. (45 CFR 630(j))
Libro Mayor de Recibos de Caja (MHAS1-003) : Documenta las cuotas pagadas por los clientes en recepción. El departamento fiscal del DCHS audita diariamente los recibos de caja. Muestra la fecha, el número de referencia, los cargos, el importe del pago, el saldo adeudado, el nombre del cliente y una cinta de registro con los totales diarios.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (2))
Registros del Servicio de Evaluación Integral de Clientes (MHAS1-004 ): Documentan la evaluación de los clientes remitidos por el Tribunal de Distrito al Programa de Servicios para la Adicción para determinar el nivel de dependencia química y determinar las derivaciones de tratamiento adecuadas. Los registros incluyen notas del caso, formularios de consentimiento para la divulgación de información confidencial, correspondencia, notificaciones de terminación, informes de diagnóstico, pruebas psicológicas, solicitudes de servicios de los clientes e informes de evaluación clínica. Este programa cerró en 2005.
Retención: Conservar 7 years after del último servicio. (2008-0011/001)
Registros de Servicios de Conducir Bajo la Influencia (DUI) para Clientes (MHAS1-005) : Documentan la evaluación, la derivación y la gestión de casos de todas las personas condenadas por delitos de DUII en el Condado de Multnomah. Este proceso se rige por la Ley de Conducta Académica (OAR) 415-51-0130. Los registros incluyen notas confidenciales de casos, informes de progreso, solicitudes de prórroga, derivaciones de clientes, solicitudes de servicio, divulgación de información confidencial, evaluaciones clínicas, informes policiales, informes de entrevistas por DUII, notificaciones de suspensión del DMV, sentencias judiciales y registros relacionados.
Retención: Conservar 10 years after del último servicio. (MOAR 166-150-0065 (1)) (Retención actualizada el 07/05/2019)
Registro de Ingreso de Clientes (MHAS1-006) : Documenta la asistencia (o ausencia) de los clientes a las reuniones programadas de evaluación. Indica la fecha y hora, el nombre del cliente, los honorarios pagados (si los hubiera), el nombre del personal, el nombre del evaluador y la fecha de regreso. También incluye listas diarias de citas.
Retención: Conservar 1 año. (2008-0011/002)
Registros del Consejo de Multnomah sobre Dependencia Química (MHAS1-007) : Registros que documentan las deliberaciones del Consejo de Multnomah sobre Dependencia Química (MCCD). Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones audiovisuales, correspondencia, actas de reuniones del grupo asesor, hojas de registro y documentación relacionada.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (15))
Registros de Planificación (MHAS1-008) : Documentan los procesos de planificación estratégica asociados con los servicios de adicción del condado. Los planes también se utilizan como solicitudes de financiamiento a la Oficina de Salud Mental y Servicios contra las Adicciones (OMAS) estatal. Los registros incluyen el plan de implementación bienal, el plan de financiación para la prevención, el plan de prevención del juego, los registros de planificación colaborativa, los informes anuales de prevención y juego, y la documentación de apoyo.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0005 (23))
Registros de Evaluación del Proyecto Ciudades Objetivo (MHAS1-009(a) y MHAS1-009(b)) : Registros que documentan la evaluación del Proyecto Ciudades Objetivo de Portland. El proyecto es un acuerdo de cooperación entre la Oficina Estatal de Programas de Abuso de Alcohol y Drogas y el Centro Federal para el Tratamiento del Abuso de Sustancias (CSAT). Los datos de los resultados son entrevistas individuales a clientes que ingresan a través de la admisión central o que están siendo evaluados para el Ingreso Suplementario de Seguridad por Adicción a las Drogas y el Alcoholismo. Las entrevistas se repitieron en varias ocasiones de seguimiento. Los datos del proceso incluyen cintas de audio y transcripciones de informantes clave. Los registros incluyen notas de entrevistas estructuradas y no estructuradas, grabaciones de sonido, transcripciones e informes. Las entrevistas estructuradas se codificaron electrónicamente. Estas y los informes se archivan en el CSAT. El condado mantiene otros registros.
Retención: MHAS1-009(a) Datos e informes electrónicos: conservar hasta su transferencia al CSAT; MHAS1-009(b) Otros registros: conservar durante 6 años. (MOAR 166-150-0005 (7c))
Registros de Reembolso del Título XIX (MHAS1-010) : Documenta las facturas presentadas a Medicaid por los proveedores de servicios subcontratados para su reembolso. Incluye una hoja resumen que indica los pagos de Medicaid a los proveedores de servicios y los formularios de reembolso de clientes completados por el proveedor de servicios para su reembolso.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (2))
Registro de Verificación de Asistencia a la Junta de Víctimas (MHAS1-011) : Documenta la asistencia de clientes acusados de conducir bajo la influencia de sustancias intoxicantes (DUII) a las juntas de víctimas ordenadas por el tribunal, así como el pago de las cuotas correspondientes. Incluye una hoja de cálculo que indica el nombre del juez, el nombre del cliente, el número de citación, la fecha de nacimiento del cliente, el agente de libertad condicional, la fecha de asistencia y la firma del cliente que verifica la asistencia.
Retención: Conservar 3 años. (2008-0011/003)