Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Expedientes del Programa de Evaluación, Intervención y Transición (AITP) (MHAS4-001) : Expedientes clínicos de evaluaciones de salud mental de menores en prisión preventiva del condado en el Hogar Donald E. Long. El personal del condado evalúa su salud mental para formular recomendaciones al tribunal sobre la correcta resolución del caso. Los expedientes incluyen la hoja de informe, el inventario de bienes personales, el formulario de registro médico, las evaluaciones psicológicas, los resultados de pruebas, las notas de tratamiento, las derivaciones a consultas y la evaluación final con sus recomendaciones. Este programa cerró en 2004.
Retención: Conservar 15 years after la última acción. (MOAR 166-150-0060 (2))
Registros de Gestión de Casos de Coordinación de Atención (MHAS4-002) : Documentan la gestión de casos brindada a menores con enfermedades mentales graves que reciben atención domiciliaria o de acogida. Los servicios prestados pueden incluir tratamiento ambulatorio y servicios residenciales; servicios de crisis; y la coordinación de servicios hospitalarios regionales y locales, incluyendo el ingreso y el alta. La serie puede incluir registros como historial de servicios previos; derivaciones; informes de pruebas y evaluaciones; planes de tratamiento; notas de progreso; correspondencia; registros de inscripción, honorarios y facturación; registros legales; autorización para el tratamiento; evaluación médica, incluyendo análisis de laboratorio y otros; servicios de urgencias; registros de medicamentos y recetas; e informes escolares.
Retención: 10 years after del último servicio o hasta que cumplas 21 años, lo que sea más largo. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Retención actualizada el 29/10/2018
Expedientes Clínicos del Servicio de Derivación para la Evaluación Infantil (CARES) (MHAS4-003) : Expedientes clínicos que documentan la evaluación y el tratamiento a corto plazo de niños en un entorno de apoyo familiar. Mediante una relación contractual, Legacy administra el programa CARES y el condado proporciona personal de salud mental. Los expedientes pueden incluir historial de servicios previos, derivaciones, informes de pruebas y evaluaciones, planes de tratamiento, notas de progreso, correspondencia, inscripción, expedientes legales, autorización para el tratamiento, evaluación médica (incluyendo análisis de laboratorio y otros), y expedientes relacionados.
Retención: 10 years after del último servicio o hasta que cumplas 21 años, lo que sea más largo. (OAR 410-141-3520 (10), anteriormente 2008-0011/006) Retención actualizada el 13/7/2021
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Expedientes Clínicos del Servicio de Salud Mental de la Primera Infancia (MHAS4-004) : Documenta los servicios de diagnóstico de salud mental prestados a niños de 1 a 4 años en los programas educativos de primera infancia del Condado de Multnomah. Los expedientes pueden incluir consentimientos para tratamientos, consentimientos para la divulgación de información, derivaciones, notas de progreso, notas del médico, evaluaciones de salud mental, informes resumidos de 90 días, resultados de pruebas psicológicas y psiquiátricas, historiales médicos, listas de verificación de historias clínicas y documentación de apoyo.
Retención: 10 years after del último servicio o hasta que cumplas 21 años, lo que sea más largo. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Retención actualizada el 29/10/2018
Expedientes de Casos de Servicios de Salud Mental de Coordinación de Atención Familiar (MHAS4-010) : Documentan la gestión de casos brindada a menores con enfermedades mentales graves que reciben atención domiciliaria o de acogida. Los servicios prestados pueden incluir tratamiento ambulatorio y servicios residenciales; servicios de crisis; y la coordinación de servicios hospitalarios regionales y locales, incluyendo el ingreso y el alta. La serie puede incluir registros como historial de servicios previos; derivaciones; informes de pruebas y evaluaciones; planes de tratamiento; notas de progreso; correspondencia; registros de inscripción, honorarios y facturación; registros legales; autorización para el tratamiento; evaluación médica, incluyendo análisis de laboratorio y otros; servicios de urgencias; registros de medicamentos y recetas; e informes escolares.
Retención: 10 years after del último servicio o hasta que cumplas 21 años, lo que sea más largo. (MOAR 166-150-0060 (2); OAR 410-141-3520 (10)) Retención actualizada el 29/10/2018
Expedientes Clínicos de Servicios de Salud Mental de la Iniciativa de Servicios Hispanos (Bienestar) (MHAS4-005) : Expedientes clínicos que documentan la evaluación y el tratamiento de salud mental de pacientes hispanos. El programa se encuentra en La Clínica y está patrocinado por una subvención federal de Servicios Comunitarios de Salud Mental. Los expedientes pueden incluir historial de servicios previos, referencias, informes de pruebas y evaluaciones, correspondencia, autorización para tratamiento, evaluación médica (incluyendo análisis de laboratorio y otros), y registros relacionados.
Retención: Conservar 10 years after del último servicio. (OAR 410-141-3520 (10), anteriormente 2008-011/007) Retención actualizada el 13/7/2021
Historial Clínico del Programa Kaleidoscope (MHAS4-006) : Historial clínico que documenta las evaluaciones de triaje de niños remitidos por diversas fuentes (principalmente Servicios para Niños y Familias y clínicas de salud del condado). La evaluación se utiliza para derivar a los pacientes al servicio de salud mental correspondiente. Los registros pueden incluir historial de servicios previos, derivaciones, informes de pruebas y evaluaciones, correspondencia, autorización para el tratamiento, evaluación médica (incluyendo análisis de laboratorio y otros), y registros relacionados. El programa cerró en 2004.
Retención: 10 years after del último servicio o hasta que cumplas 21 años, lo que sea más largo. (OAR 410-141-3520 (10), anteriormente 2008-0011/007) Retención actualizada el 13/7/2021
Expedientes Clínicos del Programa de Salud Mental Escolar (MHAS4-008) : Expedientes clínicos que documentan la evaluación y el tratamiento de salud mental de los niños en las clínicas escolares. El condado presta estos servicios bajo contrato con los distritos escolares. Los expedientes pueden incluir historial de servicios previos, derivaciones, informes de pruebas y evaluaciones, planes de tratamiento, notas de progreso, correspondencia, registros de matrícula, honorarios y facturación, expedientes legales, autorización para el tratamiento, evaluación médica (incluyendo análisis de laboratorio y otros), servicios de urgencias, registros de medicamentos y recetas, e informes escolares.
Retención: 10 years after del último servicio o hasta que cumplas 21 años, lo que sea más largo. (MOAR 166-400-0060 (25), OAR 410-141-3520 (10)) Retención actualizada el 13/7/2021
Registros de Revisión de Utilización (MHAS4-009) : Documentan la revisión interna de la eficacia del personal y las funciones del programa. Los registros incluyen ejemplos de gráficos, revisiones por pares, informes de revisión, actas de comités de revisión de utilización y registros relacionados.
Retención: Conservar 2 años. (2008-0011/009)
Registros del Comité de Revisión de Wraparound (MHAS4-011) : Documentos relacionados con la participación de los miembros del comité. Los registros documentan el reconocimiento y la comprensión de que la información compartida en las reuniones del comité es confidencial, según las políticas de HIPAA.
Retención: 10 años. (Contrato 143115-11; OAR 410-141-3520 (10))