Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Formularios de Admisión de Clientes (OSCP14-001) : Se utilizan para recopilar la información de contacto inicial del cliente e ingresarla en el sistema INFOS. Los formularios muestran la información principal del cliente, información del hogar y datos familiares. La información incluye el nombre del cliente, número de seguro social, ingresos, tipo de vivienda, educación, fecha del servicio y datos relacionados.
Retención: Conservar 4 años. (2003-0038/007)
Registros de Licitaciones Públicas (OSCP14-006(a) y OSCP14-006(b)) : Registros que documentan la publicación, evaluación y adjudicación de las licitaciones a los contratistas. Proporcionan evidencia registrada de las licitaciones aceptadas y rechazadas. Los registros incluyen la solicitud de propuestas original con sus anexos, el aviso de licitación pública abierta, los registros de calificación de las licitaciones, los acuses de recibo de las licitaciones, las respuestas a la solicitud de propuestas (RFP) del contratista (incluye la oferta, la hoja de identificación y transmisión de la organización, y la hoja de puntuación de la evaluación de la licitación) y la correspondencia relacionada.
Retención: OSCP14-006(a) Ofertas aceptadas: se conservan durante 6 years after la adjudicación o cancelación; OSCP14-006(b) Ofertas rechazadas o exenciones de licitación: se conservan durante 2 años. (MOAR 166-150-0110 (10b,c))
Registros de Administración de Contratos (OSCP14-004) : Documenta la gestión de las actividades y pagos de los contratistas para todos los contratos del DCHS. Los registros incluyen informes de gastos, copias de comprobantes de pago (incluyendo memorandos de pago y facturas), aprobaciones y modificaciones de contratos, listas de verificación para la revisión de contratos, pantallas de ingreso de datos, formulario de enrutamiento de contratos, copias de contratos, certificados de seguro, información de contratistas (quiebras, demandas, etc.) y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (7))
Registros de Supervisión del Cumplimiento de Contratos (OSCP14-020) : Documenta la supervisión de los departamentos respecto del cumplimiento de los contratistas con los requisitos departamentales, estatales y federales. Los registros incluyen auditorías anuales independientes de los contratistas, estados financieros anuales auditados del contratista, hojas informativas del contratista, presupuestos contractuales, informe trimestral de comparación de gastos presupuestarios, certificados de seguro, informes mensuales de gastos, revisión de cumplimiento, estados de cuenta del seguro de compensación laboral, correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (7))
Registros de Competencia Cultural del Contratista (OSCP14-005) : Documentan el cumplimiento del contratista con los requisitos de la OSCP de que los servicios sean culturalmente diversos y apropiados para su clientela. Los registros incluyen el plan (que muestra el historial del contratista, su misión, el alcance de los servicios, la accesibilidad a los servicios, la capacitación, los servicios culturalmente apropiados/específicos, los programas de extensión y los anexos); la evaluación del plan de la OSCP, la correspondencia sobre las revisiones y modificaciones del plan, y la carta de aceptación del plan.
Retención: Conservar durante 2 years after el plan quede obsoleto o reemplazado. (2003-0038/010)
Formularios de Prestación de Servicios Individuales (OSCP14-003) : Se utilizan para ingresar los servicios al cliente recibidos de los contratistas en el sistema INFOS. Los formularios muestran el código del contratista, el código del programa, el nombre y número del cliente, la fecha, el código del servicio, las horas de servicio, el número de contactos y la información de salida del servicio.
Retención: Conservar 4 años. (2003-0038/009)
Cotizaciones informales (OSCP14-019(a) y OSCP14-019(b)) : Documentan las cotizaciones solicitadas para compras que no requieren licitación pública (menos de $50,000 y que no impliquen construcción de capital), según lo especificado en PCRB 10.120. Los registros incluyen registros escritos de cada cotización, formularios de tabulación de cotizaciones (PD44) y requisiciones (RX30). La información incluye el nombre y la dirección del proveedor, el nombre de la persona de contacto del proveedor, el precio y la fecha de entrega de la cotización, la fecha y el período de validez de la cotización, los términos y las especificaciones de los artículos cotizados.
Retención: OSCP14-019(a) Requisitos de las cotizaciones: retención de 3 años; OSCP14-019(b) Otras cotizaciones: retención de 2 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Solicitudes de Proveedores Calificados (OSCP14-007) : Documenta la solicitud y aprobación de proveedores para la prestación de servicios contractuales específicos de forma continua y según sea necesario. Los registros incluyen revisiones de cumplimiento fiscal, informes de inconsistencias, solicitud (que muestra la identificación y transmisión de la organización, la facultad para contratar, el certificado de seguro, la capacidad organizativa, las descripciones de puestos y políticas de personal del contratista, la declaración de responsabilidad, los estatutos y la lista de verificación de revisión), la aprobación de la solicitud y los registros relacionados.
Retención: Conservación por 6 años. (MOAR 166-150-0005 (7))
Formularios de Información Complementaria del Cliente (OSCP14-002) : Se utilizan para ingresar información actualizada o ampliada sobre los servicios de los clientes en el sistema INFOS. Los formularios muestran el código del contratista y del programa, el nombre y número del cliente, su nivel educativo, la información de gestión de casos, su historial familiar y otros datos relacionados.
Retención: Conservar 4 años. (2003-0038/008)