Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de Respuesta a Alarmas (FM1-004) : Registros utilizados para conciliar las facturas de la empresa contratada para responder a las alarmas de edificios. Incluye informes de respuesta individuales, una hoja de cálculo con el resumen de las respuestas y una copia de la factura. La información incluye la fecha de la alarma, la ubicación, la respuesta, las medidas adoptadas, el cargo e información relacionada.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Registros de Preparación de Presupuestos (FM1-013) : Registros que documentan la preparación de solicitudes de presupuesto por programas. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de pronóstico financiero y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Cartera de Edificios (FM1-001) : Información actualizada sobre los edificios propiedad del condado, útil para proyectos de construcción y mantenimiento. Los registros incluyen copias de planos de planta, resúmenes de órdenes de trabajo, copias de órdenes de trabajo recientes, información presupuestaria actualizada, copias de informes mensuales de construcción, fichas técnicas del edificio, correspondencia e información relacionada.
Conservación: Conservar hasta que sea reemplazado o quede obsoleto. (2007-0015/001)
Autorizaciones de Seguridad de Edificios (FM1-003) : Registros que documentan las verificaciones de seguridad de todo el personal que trabaja en proyectos de instalaciones del condado. Estas verificaciones se realizan anualmente y son realizadas por la Oficina del Sheriff del Condado. Incluyen antecedentes penales, de conducción, referencias personales e información relacionada.
Retención: Conservar durante 1 year after su vencimiento o sustitución. (2007-0015/003)
Presupuestos de Servicios Públicos de Edificios (FM1-007) : Registros que documentan la preparación de presupuestos para el uso de servicios públicos en edificios del condado. Pueden incluir informes del personal, análisis del uso de servicios públicos, hojas de cálculo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión del uso de servicios públicos, comparaciones de servicios públicos y registros similares.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (13))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0040 (6))
Servidumbres (FM1-009) : Concesiones registradas otorgadas por propietarios al condado para el uso de propiedad privada con fines públicos. Ejemplos de servidumbres son las de calles, servicios públicos, ciclovías, alcantarillado, desagües pluviales y paisajismo. Pueden incluir mapas u otros anexos. La información incluye el nombre y la firma del propietario, la ubicación de la propiedad, el tipo de servidumbre, las condiciones y la fecha de firma.
Retención: Conservar permanentemente. (OAR 166-150-0040 (8))
Registros de Proyectos de Energía (FM1-006) : Registros que documentan proyectos que analizan los factores de construcción que impactan el consumo de energía. Los registros incluyen informes de medidas energéticas identificadas, registros presupuestarios, informes de análisis de ahorro energético, documentos de préstamos (si el proyecto está asociado a algún tipo de préstamo de energía) y registros relacionados. Incluye análisis de "edificios sostenibles".
Retención: Conservar 10 years after finalizado el proyecto. (2007-0015/004)
Expedientes de Trabajo (FM1-002) : Documenta los trabajos de construcción, renovación y mantenimiento relacionados con los edificios del condado. Los registros incluyen órdenes de trabajo, registros de licitaciones, registros de compras, facturas, órdenes de trabajo de mantenimiento, documentación relacionada con el trabajo realizado y registros relacionados.
Retención: Conservar 3 years after del cierre. (2000-0015/002)
Registros de la Encuesta de la Comisión Conjunta de Acreditación de Organizaciones de Atención Médica (JCAHO) (FM1-016) : Documentan la participación de la Gerencia de Instalaciones en el proceso de acreditación de la JCAHO. Este proceso tiene como objetivo otorgar la acreditación a las instalaciones del Departamento de Salud del condado. Esta parte del proceso se centra en la seguridad de los edificios. Los registros incluyen informes de pruebas, cumplimiento de los servicios públicos, órdenes de trabajo, actas de reuniones, planes de trabajo, correspondencia y documentación relacionada.
Retención: Conservar 6 años. (2007-0015/006)
Arrendamientos (FM1-010) : Documenta los acuerdos contractuales entre el condado y otras partes en relación con el arrendamiento de bienes inmuebles. Los registros se mantienen en archivos de transacciones. Estos incluyen arrendamientos, tasaciones, informes, notas de trabajo y correspondencia relacionada. La información suele incluir el número de arrendamiento, el certificado del seguro requerido, las fechas, los términos, las partes involucradas, el período cubierto y las firmas.
Retención: Conservar el contrato 6 years after del vencimiento del contrato de arrendamiento. (MOAR 166-150-0005 (7))
Índice de propiedad (FM1-012) : se utiliza para acceder a archivos de arrendamientos y escrituras por descripción de la propiedad o por número de transacción.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0040 (6))
Expedientes de Información de la Propiedad (FM1-011) : Archivo de información general sobre las propiedades del condado. Los registros pueden incluir copias de documentos legales, informes, notas de trabajo, correspondencia, fichas técnicas e información relacionada.
Retención: Conservar permanentemente. (2007-0015/005)
Facturas de Servicios Públicos (FM1-005) : Registros utilizados para supervisar el consumo de servicios públicos en los edificios del condado. Incluyen copias de facturas, gráficos y otros análisis del consumo, así como registros relacionados. La información incluye la ubicación del edificio, la cantidad utilizada, el costo unitario, el costo total y las notas de trabajo de los analistas.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (1))