Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Quejas Ciudadanas (FREDS5-009): Registros que documentan las quejas ciudadanas sobre los vehículos del condado y su funcionamiento. Los registros incluyen cartas, correos electrónicos y documentación de mensajes telefónicos. También pueden incluir documentación de apoyo, como la respuesta del condado.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (32))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros Vehiculares del Condado (FREDS5-003): Registros que documentan todas las actividades relacionadas con la propiedad y el mantenimiento de los vehículos del condado. Los registros incluyen títulos, matrícula, información de mantenimiento y reparación, registros de accidentes y cualquier información relacionada con el vehículo. Antes del año 2000, se conservaban en archivos individuales de cada vehículo. A partir 2000 forward , los historiales de mantenimiento de los vehículos se mantienen en el sistema Fleet Focus.
Retención: Conservar durante 2 years after la disposición del vehículo. (MOAR 166-150-0105 (14))
Registros diarios de actividades del parque automotor (FREDS5-002): Documenta todos los viajes realizados en cada parque automotor del condado. La información incluye fecha, número de matrícula del vehículo, hora de entrada y salida, nombre y departamento del conductor, kilometraje total y notas.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0105 (16))
Documentación de Facturación de Flota (FREDS5-008): Registros utilizados para la facturación de las operaciones de flotas y parques de vehículos. Incluye informes mensuales de kilometraje de los vehículos asignados, informes de uso del parque de vehículos, registros de permisos de estacionamiento, multas de tráfico y estacionamiento, y registros relacionados para la facturación interna y externa.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (2))
Registros de Inventario de Flota (FREDS5-004): Registros de inventario de vehículos y repuestos de la flota. La mayor parte de la información se mantiene electrónicamente en el sistema de gestión de flotas y en hojas de cálculo locales. La información suele incluir el número de activo, su descripción, el número de orden de compra, su ubicación, la fecha de recepción, el precio de compra, el costo de reposición, la depreciación y otros datos relacionados.
Retención: Conservar durante 3 years after su sustitución. (MOAR 166-150-0110 (19))
Boletos de Viaje de Vehículos de la Red (FREDS5-001): Documentan cada viaje realizado en vehículos de la red del condado. Los boletos muestran el número de matrícula del vehículo, la fecha, la hora de salida, la hora de devolución, la lectura inicial y final del odómetro, el kilometraje total del viaje y el nombre y la firma del conductor.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0105 (16))
Registros de Vehículos para Llevar a Casa (FREDS5-007): Documenta la asignación continua de vehículos del condado a empleados. Se utiliza para calcular los cargos y la base imponible del uso del vehículo. Los registros incluyen solicitudes de vehículos para llevar a casa, registros diarios de viajes y otros registros relacionados. La información incluye el motivo de la asignación, la fecha de asignación, la fecha de terminación, la opción impositiva, el número de matrícula, la marca y el modelo del vehículo, el kilometraje anual estimado, el kilometraje individual y el destino, el propósito comercial, el kilometraje diario estimado para el viaje al trabajo, el valor del vehículo (alquiler o precio justo de mercado) y las firmas de autorización.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0105 (16))
Registros de Adquisición de Vehículos (FREDS5-006): Archivo anual que documenta todas las adquisiciones de vehículos de la flota durante el año. Incluye un listado de las adquisiciones de vehículos, indicando la fecha, el método de compra, el importe pagado, la descripción, la identificación del vehículo e información relacionada. Puede incluir documentación de respaldo.
Retención: Retener hasta que se hayan desechado todos los vehículos de la lista. (No programado)
Registros de Disposición de Vehículos (FREDS5-005): Registro anual de la disposición de todos los vehículos de la flota. Incluye una lista de todos los vehículos dados de baja, el método de disposición, a quién se transfirieron, la compensación, la fecha de la disposición e información relacionada. Puede incluir documentación de respaldo.
Retención: Conservación por 4 años. (MOAR 166-150-0110 (17a))
Órdenes de Trabajo (FREDS5-013): Documentan el trabajo realizado en equipos y vehículos por Mantenimiento de Flota. Los registros pueden incluir solicitudes de trabajo, autorizaciones de reparación, resultados de inspecciones, impresiones del sistema Fleet Anywhere del trabajo realizado, indicando quién realizó las distintas tareas, y documentación similar.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0005 (45))