Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Informes Anuales/Especiales (MCSO2-001): Informes que documentan el programa o las principales actividades funcionales y los logros de la Oficina del Sheriff. Incluyen tanto informes anuales como informes especiales (informes ad hoc sobre diversos temas). Suelen compilarse a partir de informes mensuales, trimestrales u otros informes de actividades complementarias. Suelen incluir estadísticas, narrativas, gráficos, diagramas e información similar.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (3))
Registros del Comité de Clasificación (MCSO2-002): Registros que documentan las actuaciones del Comité de Clasificación de la Oficina del Sheriff. Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones audiovisuales, correspondencia y documentación relacionada.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (15))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Informes Estadísticos Mensuales (MCSO2-006): Se utilizan para el análisis y la elaboración de informes sobre las actividades de la División de Correccionales. La información incluye datos sobre cárceles y reclusos, proporcionados por el sistema penitenciario (SWIS) e integrados en los informes mensuales. La información está disponible en línea durante aproximadamente un año.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0005 (31))
Registros de la División de Programas (MCSO2-007): Correspondencia, memorandos y registros similares que establecen o fundamentan políticas, sientan precedentes importantes o registran eventos históricos relacionados con la organización o el funcionamiento de la agencia. Estos registros documentan la organización y el funcionamiento de la extinta División de Programas. Incluyen cartas enviadas y recibidas, memorandos, notas, informes, estudios y otros registros.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (8))
Registros de Proyectos (MCSO2-008(a) y MCSO2-008(b)): Documentan los proyectos departamentales asignados a este programa porque afectan a todo el departamento o requieren recursos especiales. Los registros varían considerablemente según el proyecto, pero pueden incluir propuestas, informes provisionales y finales, material de investigación, mapas y planos, planos y dibujos, planes y presupuestos de proyectos, y correspondencia relacionada.
Retención: MCSO2-008(a) Proyectos significativos: conservar permanentemente; MCSO2-008(b) Otros proyectos: conservar 5 years after su finalización o abandono. (MOAR 166-150-0005 (31))
Registros de Planificación Estratégica (MCSO2-009): Esta serie documenta el proceso de planificación estratégica de la Oficina del Sheriff. Los registros incluyen planes estratégicos, declaraciones de misión, borradores preliminares, notas de trabajo, registros del comité directivo, planes operativos anuales y revisiones, planes trimestrales y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0005 (23))
Informes Uniformes de Delitos (MCSO2-010): Informes estadísticos que muestran los tipos y números de investigaciones y arrestos criminales. Incluye compilaciones diarias, mensuales y anuales. Los informes muestran la fecha, el tipo de delito o incidente, las personas imputadas, las investigaciones, las acciones del personal del departamento, los recuentos de detenidos e información relacionada.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0135 (1))