Descripción de la serie
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros del Comité Asesor de Control Animal (AC1-007): Registros que documentan las deliberaciones del Comité Asesor de Control Animal. Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones y correspondencia y memorandos importantes.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (17)) Pendiente de actualización
Registros de Quiebra (AC1-019): Registros que documentan la notificación a Servicios para Animales de que ciertas personas se han declarado en quiebra. Se utilizan para determinar si la persona adeuda dinero a la agencia y para presentar una notificación o reclamación ante el tribunal. Los registros pueden incluir notificaciones del Tribunal de Quiebras de EE. UU., correspondencia y documentación relacionada.
Retención: Conservar durante 7 years after la última acción. (MOAR 166-150-0110 (2)) Pendiente de actualización
Registros de Preparación Presupuestaria (AC1-014): Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto por programas presentadas a la oficina de presupuesto del departamento. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de fondos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de pronóstico financiero y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (7)) Pendiente de actualización
Quejas (AC1-015): Registros que documentan las quejas ciudadanas presentadas a la división sobre operaciones, políticas, animales y otros asuntos bajo la autoridad de los programas de la división. Las quejas se reciben por teléfono, correspondencia y a través de un formulario web. La información se carga en el sistema electrónico de registros de la división. La información incluye el nombre del reclamante, la naturaleza de la queja, la fecha e información relacionada.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (35)) Pendiente de actualización
Documentación del Programa del Sistema Informático (AC1-013): Registros que proporcionan documentación para sistemas y redes de procesamiento electrónico de datos. El sistema principal es el sistema Pet where, pero también incluye otros sistemas utilizados por la división. Incluye instrucciones de software operativo, listados de códigos y programas informáticos, diseños de registros, diagramas de flujo, listados de líneas, informes de varianza, muestras de salida, especificaciones de diseño de programas, lenguaje de programación, registros de consola, instrucciones de formato, informes de usuario, copias de seguridad de programas, correspondencia relevante relacionada y registros e información similares.
Retención: Planes de migración: conservar hasta que se reemplacen o queden obsoletos; otros registros: conservar 1 year after el sistema se reemplace o quede obsoleto. (MOAR 166-150-0125 (2)) Actualización pendiente
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/04/2018
Expedientes Personales de Empleados Individuales (AC1-002): Registros que documentan el historial laboral de empleados individuales no voluntarios en la agencia. Generalmente se conservan como expedientes. Pueden incluir solicitudes de empleo, currículums, nombramientos, registros de acciones de personal, registros de quejas y reclamos, registros disciplinarios, registros de capacitación, evaluaciones de desempeño, informes de accidentes, comisiones, licencias y otros registros utilizados para documentar el historial laboral del empleado.
Retención: Cartas de amonestación y notificaciones de medidas disciplinarias: conservar durante 3 años; todos los demás registros: conservar durante 6 years after la separación. (MOAR 166-150-0160 (10)) Pendiente de actualización
Cheques sin fondos (AC1-018): Documenta los intentos de la división por recuperar pagos de cheques sin fondos. Los registros incluyen la factura original, una copia del cheque, la documentación de respaldo y la notificación de infracción, si corresponde. La información se carga tanto en el sistema de registro electrónico de la división como en SAP.
Retención: Conservar durante 3 years after el pago o la incobrable. (MOAR 166-150-0110 (2)) Pendiente de actualización
Registros de Aplazamiento de Pago (AC1-017): Documenta las solicitudes de los clientes para aplazar el pago de servicios. Los registros incluyen solicitudes de aplazamiento, recibos de pago y asignaciones de cobro. La información incluye el nombre del cliente, el importe adeudado, el servicio prestado, la información de cobro y la documentación de respaldo.
Retención: Conservar durante 3 years after el pago o la incobrable. (MOAR 166-150-0110 (2)) Pendiente de actualización
Comprobantes de Pago (AC1-003): Registros que documentan el pago de las facturas del programa para cuentas generales, excluidas las subvenciones. Incluye copias de facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o warrants cancelados y registros similares.
Retención: Conservar por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1)) Pendiente de actualización
Registros de Cuentas de Reembolso de Caja Chica (AC1-004): Documentan el dinero pagado a los ciudadanos, principalmente por sobrepagos de licencias y reembolsos por adopción. Los registros incluyen cheques cancelados, extractos bancarios, conciliaciones y cintas de registro.
Retención: Conservar por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (19)) Pendiente de actualización
Declaraciones de Políticas y Procedimientos (AC1-011): La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos de una agencia. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas finales de políticas. La información suele incluir los números de política y procedimiento, las fechas de revisión, la identificación del sujeto, la descripción narrativa, la información de la autorización y la fecha de entrada en vigor.
Retención: Conservar durante 20 years after su sustitución. (MOAR 166-150-0005 (26)) Pendiente de actualización
Certificados de Subsidio para Esterilización y Castración (AC1-009): Documentan los subsidios otorgados a los ciudadanos para cubrir parte del costo de la esterilización o castración de sus mascotas. Los certificados se entregan a los veterinarios, quienes los devuelven a la división para su reembolso. Indican el nombre del beneficiario, la fecha del procedimiento y el monto reembolsado.
Retención: Conservar por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1)) Pendiente de actualización
Informes Estadísticos (AC1-016): Informes que documentan las actividades de la División de Control Animal. Incluye diversos informes que muestran los animales bajo custodia, los animales sacrificados, los animales con licencia, las multas emitidas y otras funciones clave del programa.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (34)) Pendiente de actualización
Registros de Tiempo (AC1-001): Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados de la agencia. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: Conservar 4 años. (MOAR 166-150-0155 (3)) Pendiente de actualización
Registros de Proveedores (AC1-006): Registros que documentan a los proveedores que suministran bienes o servicios al programa. Incluyen copias de registros de compras, licitaciones, correspondencia e información relacionada.
Retención: Conservar hasta que sea reemplazado o quede obsoleto. (MOAR 166-150-0110 (26)) Pendiente de actualización
Horarios y Asignaciones de Trabajo (AC1-020): Registros que documentan la programación y asignación de turnos, tareas, proyectos u otras tareas a los empleados de la agencia. Útil para la planificación y revisión de presupuestos y personal, la evaluación del desempeño laboral de los empleados y otros fines. Puede incluir calendarios, horarios, listas, gráficos, listas de personal y registros relacionados.
Retención: Conservar 5 años. (OAR 166-150-0005 (48)) Pendiente de actualización
Registros del Comité de Seguridad Laboral (AC1-012(a) y AC1-012(b)): Esta serie documenta las acciones de los comités de seguridad laboral. Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, informes y correspondencia relacionada.
Retención: AC1-012(a) Registros de inspección: conservar durante 10 años; AC1-012(b) Todos los demás registros: conservar durante 5 años. (OAR 166-150-0200 (17)) Pendiente de actualización