Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Solicitudes de Voto en Ausencia (ELEC1-035): Se utiliza para solicitar el envío de una boleta para votar. La información incluye el nombre del votante, su domicilio, su dirección postal y su firma.
Retención: Conservar por 1 año. (OAR 166-150-0035 (1))
Resumen de Votos (ELEC1-030): Documenta los resultados electorales de las elecciones generales, primarias y especiales. La información incluye el nombre del candidato/propuesta, el número de distrito electoral, el total de votos por candidato/propuesta, el total por distrito electoral, los votos positivos/negativos y la certificación del funcionario electoral del condado.
Retención: Conservar permanentemente. (OAR 166-150-0035 (2))
Registros de Cuentas por Pagar (ELEC1-016): Registros que documentan el pago de las facturas de la división. Incluye informes, facturas, extractos, comprobantes, copia del informe de transacciones de SAP, recibos de tarjetas de compras, correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Registros de Cuentas por Cobrar (ELEC1-018) : Registros que documentan los ingresos adeudados a la división. Pueden incluir informes, recibos, facturas, adjudicaciones, registros, listas, resúmenes, estados de cuenta y registros similares. La información suele incluir el importe del recibo, el número de factura, el nombre, el número de cuenta, el saldo de la cuenta, los ajustes y datos similares.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (2))
Informes de Actividad (ELEC1-040): Informes generales diarios, semanales, mensuales o similares que documentan las actividades de los empleados. Útiles para la elaboración de informes anuales, la planificación y presupuestación, el seguimiento del progreso del trabajo y otros fines. Generalmente, registran el tipo de actividad, los empleados y/o voluntarios involucrados, el tiempo dedicado a la actividad, el trabajo realizado e información relacionada en formato narrativo o estadístico.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (2))
Papeletas (ELEC1-003) : Papeletas de los electores que votaron en las elecciones primarias, generales y especiales. Incluye papeletas emitidas por correo o en ausencia. Se utilizan para registrar y contabilizar los votos. La información puede contener números que corresponden a un candidato o a un "sí" o "no" sobre un tema. También puede incluir alegaciones escritas de impugnación, declaraciones juradas de reemplazo, papeletas recibidas fuera de plazo y no contabilizadas, papeletas de miembros de comités de distrito, actas de recuento manual o de escrutinio por escrito.
Retención: Conservar durante 2 years after del último día para presentar candidaturas en las elecciones federales y 90 days after del último día para presentar candidaturas en todas las demás elecciones. (MOAR 166-150-0035 (3))
Calendarios y Registros de Programación (ELEC1-041): Registros que documentan y facilitan la planificación rutinaria, la programación y acciones similares relacionadas con reuniones, citas, viajes, visitas y otras actividades. Incluye calendarios, agendas, notas, mensajes telefónicos, diarios y registros similares. Dependiendo del contenido, algunos mensajes telefónicos y registros similares podrían incluirse en los archivos relacionados del programa o proyecto. Esto aplica a registros que contienen información significativa que no se resume ni se incluye en informes o documentos similares.
Retención: Conservar por 1 año. (OAR 166-150-0005 (6))
Recibos de Caja (ELEC1-021) : Documenta los honorarios pagados por los clientes por trámites, tasas de pasaporte y otros cargos. Muestra la fecha, el número de referencia, los cargos, el importe del pago, el saldo adeudado, el nombre del cliente y una cinta de registro con los totales diarios.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (2))
Registros de Mantenimiento de Sistemas Informáticos (ELEC1-023(a) y ELEC1-023(b)): Estos registros documentan el mantenimiento de los sistemas informáticos y se utilizan para garantizar el cumplimiento de las garantías o contratos de servicio; programar el mantenimiento periódico y diagnosticar problemas del sistema o de sus componentes; y documentar las copias de seguridad de los sistemas. Los dos sistemas principales son el sistema de gestión electoral y el sistema de recuento de votos. Los registros pueden incluir, entre otros, inventarios de equipos informáticos, informes de rendimiento del hardware, registros de mantenimiento de componentes (facturas, garantías, registros de mantenimiento, correspondencia, informes de mantenimiento y registros relacionados), informes y procedimientos de copias de seguridad del sistema, inventarios de cintas de copia de seguridad y documentación relacionada.
Retención: ELEC1-023(a) Registros relacionados con la reparación o el servicio del sistema o componente: Conservar durante la vida útil del sistema o componente; ELEC1-023(b) Registros relacionados con las copias de seguridad periódicas: Conservar 1 year after su reemplazo u obsolescencia. (MOAR 166-150-0125 (1))
Registros de Conferencias y Seminarios (ELEC1-042): Registros que documentan y facilitan la planificación, programación y otras acciones rutinarias relacionadas con reuniones, citas, viajes, visitas y otras actividades. Incluye calendarios, agendas, notas, mensajes telefónicos, diarios y registros similares. Dependiendo del contenido, algunos mensajes telefónicos y registros similares podrían incluirse en los archivos del programa o proyecto. Esto aplica a registros que contienen información significativa que no se resume ni se incluye en informes o documentos similares.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (37))
Registros de Administración de Contratos (ELEC1-008): Documenta la gestión de las actividades de los contratistas para todos los contratos de Elecciones. Los registros incluyen las aprobaciones y modificaciones de contratos, la lista de verificación para la revisión de contratos, el formulario de enrutamiento de contratos, la copia del contrato, los certificados de seguro, la información del contratista y la correspondencia relacionada.
Retención: Conservar durante 6 years after del vencimiento. (MOAR 166-150-0005 (7))
Informes de Contribuciones y Gastos (ELEC1-001(a) y ELEC1-001(b)): Documentan las contribuciones y gastos de los candidatos o comités de acción política. Los registros incluyen la declaración de la organización; el estado resumido de contribuciones y gastos; certificados de gastos limitados; listas detalladas de contribuciones, préstamos, gastos y activos; informes complementarios; y registros relacionados. También pueden incluir recibos de gastos.
Conservación: ELEC1-001(a) Declaración de organización: Conservar permanentemente; ELEC1-001(b) Todos los demás registros: Conservar 4 years after la fecha requerida para presentar informes de actualización. (MOAR 166-150-0035 (4); ORS 260.255)
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en el programa de retención del Condado. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario . (MOAR 166-150-0005 (10))
Folleto para votantes del condado (ELEC1-007): folleto publicado para cualquier elección enviado a cada votante registrado en el condado de Multnomah o incluido como parte del Folleto para votantes del estado.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0035 (16))
Registros de Depósitos (ELEC1-020): Documenta los depósitos realizados con los ingresos de las operaciones de la división. Los registros incluyen avisos de depósito, recibos de depósito, copias de cheques, correspondencia y documentación relacionada.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (2))
Informe de Costos Asignados Electorales (ELEC1-022): Documenta el desglose de los costos electorales para las diversas jurisdicciones que presentaron medidas en la boleta electoral. El informe muestra una lista de gastos para cada elección, el monto asignado a cada jurisdicción, la hoja de cálculo de costos, la hoja de cálculo de amortización, la información de facturación e información relacionada.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0035 (6))
Expedientes Electorales (ELEC1-036): Documenta toda la documentación necesaria que debe presentar un candidato o un órgano rector para las elecciones primarias, generales y especiales. Puede incluir la petición de nominación, la declaración de candidatura, la certificación de nominación, la presentación de formularios para el folleto electoral del condado, la notificación de la elección de medidas y la retirada de candidatos.
Retención: Conservar por 4 años. (OAR 166-150-0035 (5))
Registros de Preparación Electoral (ELEC1-037) : Registros utilizados para preparar, administrar y resumir las elecciones celebradas en el Condado de Multnomah. Los registros incluyen información sobre el número de papeletas enviadas a cada precinto, la lista de temas y candidatos por precinto, un modelo de papeleta, informes a la Secretaría de Estado sobre el registro electoral, la participación y los costos, y registros relacionados. Conservación: 4 años. (MOAR 166-150-0035 (6))
Registros de tiempo de los empleados (ELEC1-013): registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados de la división. La información generalmente incluye el nombre del empleado y el número de seguro social, las horas trabajadas, el tipo y la cantidad de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y los datos relacionados.
Retención: 4 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Registros de Equipos (ELEC1-029): Documenta el uso, mantenimiento y disposición de los equipos de la división. Los registros incluyen contratos de arrendamiento, garantías, manuales, registros de reparaciones, registros de disposición, correspondencia y otros registros relacionados.
Retención: Conservar durante 3 years after la disposición del equipo. (MOAR 166-150-0105 (8,13)
Asientos del Diario General (ELEC1-019): Se utilizan para registrar pagos administrativos y corregir errores de codificación. Muestran la fecha, la información de codificación de la cuenta original, la información de codificación correcta, observaciones e información relacionada. La información se mantiene principalmente en el sistema SAP.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (15))
Registros de iniciativa, referéndum y revocación (ELEC1-031(a) y ELEC1-031(b)): documenta el proceso de iniciativa, referéndum y revocación mediante el cual los votantes proponen leyes, remiten una ley de cualquier órgano de gobierno del condado o distrito a votación del electorado o revocan a un funcionario público. Incluye peticiones, hojas de firmas, resúmenes de verificación de firmas, texto de la ley propuesta y registros relacionados.
Conservación: ELEC1-031(a) Hojas de firmas: 6 years after la elección si la medida es aprobada; 90 days after la elección si la medida no es aprobada o 90 days after del plazo para obtener firmas suficientes; ELEC1-031(b) Todos los demás registros: conservar permanentemente. (OAR 166-150-0035 (9))
Registros de Inventario (ELEC1-028): Registros de inventario de bienes o activos fungibles de la división. La información suele incluir el número de activo, su descripción, el número de orden de compra, su ubicación, la fecha de recepción, el precio de compra, el costo de reposición, la depreciación y otros datos relacionados. Esta serie de registros se aplica a los inventarios rutinarios de control de bienes .
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (19b))
Avisos Legales (ELEC1-032) : Documentos requeridos para los avisos preelectorales del funcionario electoral del condado. Incluye la publicación del título de la boleta, el aviso de elección y los registros relacionados.
Retención: 4 años. (MOAR 166-150-0035 (10))
Registros de Seguimiento Legislativo (ELEC1-043): Serie utilizada para monitorear la legislación que pueda afectar las operaciones o políticas actuales de la división. Los registros incluyen declaraciones conceptuales, propuestas, registros de proyectos de ley, análisis de impacto fiscal/organizacional, copias de proyectos de ley, resúmenes de testimonios, informes de comités, órdenes del día y correspondencia.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0010 (14))
Registros de Pagos por Cambios de Límites del Metro (ELEC1-017) : Documentan el fondo fiduciario creado para registrar los pagos realizados al Metro para financiar la investigación sobre las solicitudes de cambio de límites del Condado de Multnomah. Los registros incluyen la lista de verificación para la presentación de cambios, recibos de tarifas, documentación de reembolsos, resumen de cargos, correspondencia e información relacionada.
Retención: Conservar durante 3 years after la conciliación de la cuenta fiduciaria. (MOAR 166-150-0110 (23b))
Noticias/Comunicados de Prensa - Rutinarios (ELEC1-044) : Declaraciones preparadas, anuncios, transcripciones de conferencias de prensa y registros similares emitidos a los medios de comunicación. Los temas incluyen la adopción de nuevos programas, la terminación de programas antiguos, cambios de políticas, cambios en la situación de funcionarios electos o personal administrativo de alto nivel, entre otros. También pueden incluir comunicados de prensa que anuncien eventos rutinarios o acciones llevadas a cabo en el marco de las políticas vigentes.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (18))
Registros de Transmisión de Pasaportes (ELEC1-034) : Documenta todas las solicitudes de pasaporte procesadas por la oficina de pasaportes de la División Electoral. Incluye un calendario diario y una copia de la transmisión enviada a la Oficina de Pasaportes de EE. UU. La información incluye los totales diarios y semanales de pasaportes procesados, los nombres de los solicitantes, el monto pagado, la fecha de salida y los totales del día.
Retención: Conservar por 1 año. (OAR 166-150-0005 (23))
Mapas de Precintos y Distritos (ELEC1-033) : Los registros muestran los límites electorales y de los precintos tal como existen para cada elección primaria y general celebrada en el condado. Los mapas muestran el número de precinto, los límites y otras características.
Retención: Conservar permanentemente. (2001-0029/001)
Registros de membresía profesional (ELEC1-045): Registros que documentan membresías y actividades individuales pagadas por instituciones o agencias en organizaciones profesionales.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0005 (28))
Registros de Compras (ELEC1-027): Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte de la división. Gran parte de esta información se mantendrá exclusivamente en formato electrónico en el sistema SAP. Incluye cotizaciones, requisiciones, órdenes de compra, órdenes de compra limitadas y registros relacionados.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Autorizaciones de Listado de Electores (ELEC1-038): Documenta la solicitud y autorización para la transmisión de información del registro de votantes a los ciudadanos. El registro consta de la solicitud y autorización para el registro de electores de una circunscripción electoral específica.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0035 (6,13,14))
Sobres de Confidencialidad (ELEC1-005): Sobres utilizados para garantizar que la papeleta no pueda ser vinculada con la persona que la emitió. El sobre con la papeleta se envía dentro del sobre de firma. El sobre de confidencialidad no contiene información del votante, pero se conserva en caso de elecciones impugnadas.
Retención: Conservar durante 60 days after del último día para participar en las elecciones. (MOAR 166-150-0035 (14c))
Sobres de Firma (ELEC1-004): Documentan que una persona ha votado en una elección. El registro consiste en el sobre devuelto que contiene el sobre de confidencialidad y la papeleta. La información incluye la dirección y la firma de la persona.
Retención: Conservar durante 2 years after del último día para presentar candidaturas en las elecciones federales y 90 days after del último día para presentar candidaturas en todas las demás elecciones. (MOAR 166-150-0035 (14b))
Expedientes de Personal de Empleados Temporales (ELEC1-014): Registros que documentan el historial laboral de los empleados temporales en la división. Generalmente se conservan como expedientes. Los registros incluyen copias de formularios W-4, copias de tarjetas de seguro social, formularios I-9 originales, correspondencia y otros documentos relacionados.
Retención: 3 años (no programado)
Registros de Viajes (Empleado) (ELEC1-047) : Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de los empleados. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0110 (24))
Papeletas Imposibles de Entrega (ELEC1-006): Papeletas sin abrir que no pudieron entregarse en la dirección. Se muestra la dirección y se explica el motivo de la imposibilidad de entregar la papeleta.
Retención: Conservar durante 60 days after del último día para participar en las elecciones. (MOAR 166-150-0035 (14c))
Tarjetas de Registro Electoral/Actualizaciones (ELEC1-025): Documentan el registro o la actualización del registro de votantes elegibles. La información puede incluir nombre, firma, dirección, información de registro previo, fecha de nacimiento, confirmación de ciudadanía, estado de residencia y partido político.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0035 (15))
Registros de Actualización/Cancelación del Registro de Votantes (ELEC1-026): Registros que documentan la cancelación del registro de un votante elegible. Estos registros pueden incluir tarjetas postales de confirmación de domicilio y respuestas, confirmaciones de domicilio no entregado o devuelto, notificaciones de la lista de fallecidos del Secretario de Estado o del Registro Civil del Condado, notificaciones de cambio de domicilio, notificaciones del Servicio Postal de los Estados Unidos, correspondencia y registros relacionados.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0035 (15))
Órdenes de Trabajo (ELEC1-046): Registros que documentan las solicitudes y autorizaciones, según los contratos o acuerdos vigentes, para los servicios y reparaciones necesarios a los bienes y equipos de la división. Pueden incluir órdenes de trabajo del centro de copiado, órdenes de impresión, solicitudes de servicio telefónico e instalación, autorizaciones de reparación y registros similares.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0005 (45))