Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Citaciones Sustitutivas de Custodia (MCSO19-011): Documenta las citaciones sustitutivas de custodia emitidas a personas bajo custodia temporal durante las verificaciones de identificación y orden judicial. Incluye formularios de citaciones sustitutivas de custodia que indican el nombre, la dirección, la autoridad legal para la citación, el agente que realizó el arresto y los resultados de las verificaciones de identificación y orden judicial.
Conservación: 5 años. (M2007-0017/012, Vencimiento: 01/04/2012)
Informes Diarios de Población (MCSO19-013): Documenta la población total de reclusos diariamente. Incluye informes diarios que indican la población total de reclusos de cada centro penitenciario.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0135 (43))
Registros de Ingreso de Reclusos (MCSO19-002): Libros, registros u otros registros que documentan el confinamiento y la liberación de personas recluidas en centros penitenciarios del condado. Actualmente se mantienen en dos bases de datos: una con datos de ingreso y otra con fotografías digitales de las personas recluidas. La información suele incluir nombre, cargos, fecha de confinamiento, fecha de liberación, condición física e información relacionada. No es necesario conservar los registros de personas fallecidas.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0135 (45)).
Expedientes de Casos de Reclusos (MCSO19-001): Documenta los encarcelamientos de reclusos, las actividades judiciales, las excarcelaciones y otros sucesos ocurridos durante su encarcelamiento. Incluye informes de custodia completados por el funcionario al momento del encarcelamiento, que indican el nombre, la acusación y los datos demográficos del recluso; órdenes judiciales relacionadas con el recluso; informes informativos elaborados por el personal penitenciario sobre el recluso durante su encarcelamiento; quejas de los reclusos; acuerdos de excarcelación; y registros relacionados.
Retención: Retener durante 5 years after la liberación del recluso. (MOAR 166-150-0135 (45)).
Informes de Historial de Reclusos (MCSO19-006): Documentan toda la información de registro de reclusos. Los informes se imprimen directamente desde la base de datos SWIS a un sistema de imágenes. La información incluye toda la información de registro y detención de los reclusos, incluyendo fechas de registro, fechas de encarcelamiento, fechas de liberación, cargos, condenas e información relacionada.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0135 (24))
Informes de Población Reclusa (MCSO19-007): Documenta diariamente la población reclusa total. Incluye informes diarios que indican la población reclusa total de cada centro penitenciario. Incluye un listado alfabético de las personas en prisión, las personas ingresadas y las personas liberadas.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0135 (43))
Registros de Control de Calidad de Microfilmes (MCSO19-009): Estos registros documentan que los microfilmes producidos por o para condados y distritos especiales cumplen con las especificaciones exigidas por las Reglas Administrativas de Oregón 166-025-0005 a 166-025-0030 . Los registros pueden incluir, entre otros, listas de registros microfilmados, índices de carretes de microfilmes, informes de oficinas de servicios, informes de inspección de películas, certificaciones de azul de metileno, informes de inspección de cámaras, procesadores y duplicadoras, registros de equipos y operadores, y correspondencia.
Conservación: Conservar igual que el microfilm relacionado. (OAR 166-150-0125 (9))
Fotos de Ficha Policial (MCSO19-012(a) y MCSO19-012(b)): Fotografías y negativos de personas arrestadas, utilizados para la identificación y detención de sospechosos en investigaciones criminales. No es necesario conservar las fotos de personas que se sabe que han fallecido.
Retención: MCSO19-012(a) Homicidios: 20 años de retención; MCSO19-012(b) Otros registros: 10 años de retención. (MOAR 166-150-0135 (62))