Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Horarios Mensuales de Patrulla (MCSO11-001): Se utilizan para asignar oficiales de reserva a patrullar y documentar sus actividades. Los horarios muestran la fecha y hora, los nombres de los oficiales, las ubicaciones patrulladas e información relacionada.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (46))
Listados de Miembros de la Reserva (MCSO11-002): Documenta a los oficiales que sirvieron en la Reserva. Los listados muestran el nombre de la persona, las fechas de servicio, el lugar de servicio, las funciones e información relacionada. Parte de la información del listado solo se mantiene en una base de datos (Access).
Retención: Conservar permanentemente. (2007-0017/003, Vence: 01/04/2012)
Solicitudes de Oficial de Reserva (MCSO11-005): Registros que documentan la selección, las actividades y la supervisión de los miembros de la reserva. Los registros incluyen el consentimiento para la divulgación de información, la verificación de antecedentes y referencias, la solicitud, las referencias y la correspondencia relacionada.
Retención: Conservar durante 3 years after la separación. (MOAR 166-150-0160 (26))