Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Información (MCSO12-013): Los registros documentan las comunicaciones internas entre supervisores y trabajadores de turnos, o entre el personal de diferentes turnos, para alertarlos sobre problemas, incidentes o actividades. Esto puede incluir personal de prisiones, patrullas y otras agencias. Los registros pueden incluir registros de información y mensajes de teletipo o computadora.
Retención: Mensajes de interés para las fuerzas del orden que no ameriten su inclusión en expedientes de incidentes ni en otras series de registros: conservar durante un año; todos los demás mensajes: conservar hasta su lectura. (OAR 166-150-0135 (9))
Registros de Preparación Presupuestaria (MCSO12-007): Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias de la división presentadas al órgano rector correspondiente. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de fondos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros del Programa de Prevención del Delito y Policía Comunitaria (MCSO12-016(a), MCSO12-016(b) y MCSO12-016(c)): Registros que documentan las iniciativas del departamento para capacitar a los ciudadanos en prevención del delito. Pueden contener registros de capacitación y presentaciones en medios, incluyendo planes de lecciones, esquemas, exámenes, evaluaciones, discursos y registros relacionados. Los temas suelen incluir vigilancia vecinal, seguridad del hogar y otros. Estos registros se centran principalmente en la Academia Ciudadana de MCSO.
Retención: MCSO12-016(a) Registros importantes del programa: conservar durante 5 años; MCSO12-016(b) Registros de inscripción y asistencia a clases: conservar durante 2 años; MCSO12-016(c) Otros registros: conservar durante 1 año. (MOAR 166-150-0135 (21))
Registros de Eventos de Policía Comunitaria para la Prevención del Delito (MCSO12-015): Estos registros documentan eventos anuales o puntuales organizados por la agencia o en los que se ha participado, donde el personal está disponible para responder preguntas y brindar información educativa. Los registros incluyen información del sitio, horarios, listas de voluntarios y evaluaciones de eventos. Los registros se centran principalmente en la participación de MCSO en la Noche Nacional Anual de Wood Village, la celebración del 4 de Julio en Corbett y los eventos de Halloween/Huerto de Calabazas de Sauvie Island, pero podrían incluir otros eventos. Conservación:
Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0135 (20))
Registros de la Organización de Policía Comunitaria para la Prevención del Delito (MCSO12-014): Listas de correo, planes, evaluaciones, notas, informes y otros registros que documentan organizaciones comunitarias, asociaciones, voluntarios y otras personas involucradas o interesadas en iniciativas de prevención del delito. La información también se utiliza para fomentar el apoyo comunitario a los programas y eventos de las fuerzas del orden. Los registros incluyen presentaciones, publicaciones, folletos y boletines informativos. Estos registros documentan principalmente la participación del Condado de Multnomah en los SAT de Sauvie Island, Wood Village y Corbett.
Retención: Conservar hasta que sea reemplazado o quede obsoleto. (MOAR 166-150-0135 (19))
Registros de Inspección de Viviendas Vacacionales para la Prevención del Delito (MCSO12-017): Registros que documentan la inspección de viviendas y otras propiedades durante la ausencia de sus ocupantes. La información suele incluir nombre, dirección, fecha de recepción, fechas de inicio y fin de las vacaciones, información de contacto en caso de emergencia, condiciones especiales de la vivienda o propiedad, fechas y horas en que los agentes inspeccionaron la vivienda o propiedad, y datos relacionados.
Retención: Conservar durante 30 days after la finalización de las inspecciones. (MOAR 166-150-0135 (23))
Informes (MCSO12-018): Registros que documentan las operaciones policiales, los cuales se distribuyen para mejorar la comunicación. Estos registros incluyen, entre otros, hojas de misión, informes posteriores a la acción y registros de órdenes de operación.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0135 (27))
Informes de Actividad de las Fuerzas del Orden (MCSO12-012(a) y MCSO12-012(b)): Informes de actividad individual de agente, de turno y de otro tipo, que suelen presentarse con una frecuencia diaria, semanal, mensual o anual. Son útiles como referencia, para supervisar el rendimiento, para elaborar informes anuales, para planificar y presupuestar, y para informar a los turnos o actividades posteriores. Se aplican a diversas funciones, como despacho, confinamiento, investigaciones y patrullaje. La información suele incluir nombre, turno, fecha, actividades y diversas categorías estadísticas para el seguimiento del número de arrestos, llamadas telefónicas, kilometraje y otros indicadores. También incluye informes mensuales y anuales de las fuerzas del orden o de los agentes del orden, que resumen las estadísticas sobre la actividad delictiva y las operaciones de la oficina. La información puede incluir fecha, categorías, totales y datos relacionados.
Retención: MCSO12-012(a) Informes anuales e informes mensuales de años sin informe anual: conservar permanentemente; MCSO12-012(b) Otros informes: conservar durante 2 años. (OAR 166-150-0135 (1))
Informes Mensuales de Patrulla (MCSO12-002): Documentan las horas de patrullaje en ciudades contratadas por la Oficina del Sheriff. Los informes muestran las horas de patrullaje, el número de citaciones, las fechas y horas de patrullaje, e información relacionada.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (2))
Horarios de Turnos de Oficiales (MCSO12-001): Documenta qué oficiales trabajan en cada turno. Se utiliza para la planificación y como respaldo de los registros de tiempo. La información incluye el nombre del oficial, la fecha, las horas trabajadas, el turno asignado e información relacionada.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (46))
Quejas Públicas (MCSO12-003): Documenta las quejas del público y del personal sobre los agentes de patrulla de la Oficina del Sheriff. Los registros incluyen la queja original (carta, correo electrónico, mensaje telefónico), la respuesta oficial y cualquier nota o documentación.
Retención: En caso de investigación: transferir a la unidad de asuntos internos; otros registros: conservar durante 2 años. (MOAR 166-150-0005 (32))
Registros de Certificación y Mantenimiento de Equipos de Radar (MCSO12-011): Registros que documentan la calibración y el mantenimiento de equipos de radar, que pueden ser útiles para documentar la precisión de las lecturas. Suele incluir la certificación original de calibración de fábrica. La información relacionada con el mantenimiento y la reparación puede incluir una descripción del trabajo realizado, las piezas utilizadas, la fecha de servicio, el número de equipo, la marca, el modelo y otros datos relacionados.
Retención: Conservar durante 2 years after la disposición del equipo. (MOAR 166-150-0135 (70))
Solicitudes de Acompañamiento (MCSO12-006): Documenta las solicitudes de los ciudadanos para acompañar a los oficiales durante las patrullas. La solicitud incluye el nombre del ciudadano, la(s) fecha(s) del acompañamiento, el nombre del oficial, el motivo del acompañamiento e información relacionada. También puede incluir autorizaciones para menores y verificaciones de antecedentes.
Retención: Conservar 2 años. (2007-0017/004)