Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Preparación de Presupuestos (MCSO28-001): Registros que documentan la preparación de solicitudes presupuestarias de divisiones y unidades. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de pronóstico financiero y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (8))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Informes Mensuales de Actividades (MCSO28-004): Se utilizan para informar las actividades de la unidad al comandante de división. Los informes muestran información estadística y narrativa sobre cada unidad. Incluyen el trabajo realizado, los cambios de personal, la información presupuestaria, la legislación, las políticas y los procedimientos, e información relacionada.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (2))
Registros de Reuniones del Personal (MCSO28-005): Registros que documentan las reuniones del personal de la división que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones rutinarias del personal abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (16))