Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Pruebas de Niveles Elevados de Plomo en Sangre (DOH19-002) : Registros que documentan la identificación de niveles elevados de plomo en sangre en personas del Condado de Multnomah como una enfermedad de declaración obligatoria. Los resultados de las pruebas se envían al programa desde proveedores de atención médica, laboratorios y los Servicios de Salud Pública de Oregón. La información de las pruebas puede incluir el nombre, la dirección, el historial médico, los resultados de los análisis de sangre e información relacionada de la persona.
Retención: Conservar 30 años. (2009-0001/009)
Registros de Subvenciones para la Reducción de Riesgos de Plomo en el Hogar (DOH19-003) : Registros que documentan la administración de una subvención de la agencia federal de Vivienda y Desarrollo Urbano a la Oficina de Aguas de la Ciudad y al Departamento de Salud del Condado. La ciudad mantiene el registro oficial de subvenciones. Los registros pueden incluir, entre otros, copias de la solicitud, informes de progreso, presupuestos, objetivos, propuestas y resúmenes del proyecto, copias de contratos y correspondencia y documentación relacionadas.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0110 (17))
Evaluaciones de Riesgo en el Hogar (DOH19-004) : Documenta las pruebas de detección de niveles de plomo en viviendas. Las evaluaciones muestran la ubicación de la vivienda, el nombre del propietario y del ocupante, así como los resultados de las pruebas que indican niveles elevados de plomo en la vivienda. Pueden incluir información y documentación de apoyo sobre la salud.
Retención: Conservar 30 años. (2009-0001/010)
Lista del Programa (DOH19-005) : Documenta a todos los participantes del Programa de Reducción de Riesgos por Plomo en el Hogar. Incluye el nombre, la dirección, los servicios prestados, el nivel de ingresos e información relacionada del participante. Esta información se mantiene únicamente en formato electrónico.
Retención: Conservar 30 años. (2009-0001/011)
Registros de presentaciones de capacitación (DOH19-007) : Registros que documentan el desarrollo de seminarios, conferencias, talleres, convenciones y reuniones similares destinadas a informar sobre los peligros del plomo en el hogar. Suelen incluir descripciones de presentaciones, materiales instructivos, informes, discursos, documentación de planificación y registros relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0160 (24))