Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Puntos de Referencia (SUR1-005): Estos registros documentan los puntos de referencia colocados por el Servicio Geológico de los Estados Unidos, el Cuerpo de Ingenieros de los Estados Unidos, el Departamento de Transporte de Oregón, la oficina de un topógrafo municipal o la oficina del Topógrafo del Condado para indicar elevaciones. Los registros pueden incluir libros, mapas, tarjetas y otros documentos. La información incluida en los registros incluye la ubicación, el número de monumento, la elevación, la descripción y datos relacionados. Las series pueden incluir levantamientos de control horizontales. Los registros suelen archivarse numéricamente por número de punto de referencia.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0205 (1))
Registros de Topografía de Esquinas (SUR1-001): La serie documenta el establecimiento o la restauración de esquinas o monumentos topográficos por parte del topógrafo del condado o de topógrafos registrados. Los registros incluyen libros de esquinas, libros de árboles de producción, mapas, cuadernos de campo de topografía de esquinas e índices relacionados. La información incluye la descripción de las esquinas; los marcadores existentes; la descripción de los nuevos marcadores y cualquier cambio en su ubicación; los propietarios de las propiedades; los números de municipio, rango y sección; información sobre las donaciones de tierras; la fecha de colocación de los nuevos marcadores; y la firma del topógrafo. La información se conserva en diversos formatos, como papel, microfilm de carrete, tarjetas de apertura e imágenes e información digitalizadas en el sistema de información geográfica (SIG) de topografía del condado.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0205 (2,5,7))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Carreteras del Condado (SUR1-002): Estos registros documentan la descripción oficial de las carreteras del condado, determinada mediante la topografía y cartografía de las carreteras del condado y las calles de la ciudad, que son extensiones o segmentos de las carreteras del condado. Los registros incluyen notas de campo del topógrafo de carreteras, cuadernos de campo, mapas y registros de carreteras. La información puede incluir la descripción legal de la carretera; nombre y número de la carretera; planos y perfiles; y también puede incluir registros del proceso de petición y resolución, y referencias a monumentos de esquina y carretera. Se mantiene un inventario detallado de los registros de topografía de carreteras del condado en https://sos.oregon.gov/archives/records/county/Pages/multnomah-inventory.aspx.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0205 (03))
Registros de Horas de Empleados (SUR1-009): Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados de la división. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: 4 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Planos de División de Terrenos (SUR1-004): Los planos se utilizan para determinar la identidad del título de propiedad de un terreno y pueden incluir planos de subdivisión, partición, condominio o cementerio. Los registros incluyen el mapa y la descripción de la agrimensura, la descripción de la propiedad, la declaración del propietario, el otorgamiento de servidumbres, la dedicación de calles para uso público y la aprobación de organismos públicos. Los planos son elaborados por agrimensores profesionales colegiados. El original se archiva en el Centro de Registros del Condado y, por lo general, se archiva una copia fiel y exacta ante el Agrimensor del Condado. La información se conserva en diversos formatos, como papel, película de poliéster (mylar), microfilm de carrete, tarjetas de apertura e imágenes e información digitalizadas en el sistema de información geográfica (SIG) de la agrimensura del condado. Existen varios índices, incluyendo un índice de recepción en papel y un índice de planos computarizado. Se mantiene un inventario detallado de los registros de división de terrenos en https://sos.oregon.gov/archives/records/county/Pages/multnomah-inventory.aspx.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0205 (4))
Registros de Trabajo de Planos de División de Terrenos (SUR1-007): Serie utilizada para registrar el progreso de las subdivisiones hasta la finalización de los planos definitivos. Los registros incluyen planos preliminares (a menudo sin monumentalización interior), garantías de subdivisión, actas de cierre, registros de pago de cuotas, presentaciones, informes de títulos, inspecciones de campo, cambios, correspondencia y documentación relacionada.
Conservación: Conservar durante 5 years after la verificación de campo. (2001-00032/001, Vencimiento: 01/02/2007)
Mapas de Referencia (SUR1-006): Los mapas pueden incluir copias de mapas de carreteras, ferrocarriles, topográficos, de llanuras aluviales y otros mapas de referencia. Algunos ejemplos son los cuadrángulos topográficos del USGS y los mapas de la FEMA.
Retención: Conservar según sea necesario. (OAR 166-150-0170 (5))
Registros de Campo de Topografía (SUR1-003(a) y SUR1-003(b)): Los registros incluyen notas de campo detalladas y otros registros relacionados con topografías realizadas para trabajos de linderos, distritos de mejora local, solicitudes especiales y otros fines, como presas, canales y líneas eléctricas. Los registros archivados pueden incluir topografías de investigación realizadas en escenas de delitos o accidentes a solicitud de las autoridades; notas sobre travesías, linderos y ubicación de derechos de paso, construcción (incluyendo niveles, cortes y pendientes) y otra información; así como croquis relacionados con la topografía. Los registros también pueden incluir registros posteriores a la monumentación, incluyendo depósitos, solicitudes de liberación de fondos y documentos de monumentación de esquinas interiores. Incluye índices. Se mantiene un inventario detallado de los registros de campo de topografía en https://sos.oregon.gov/archives/records/county/Pages/multnomah-inventory.aspx.
Retención: SUR1-003(a) Registros de límites, registros de ubicación de derechos de paso y TODOS los registros con fecha de 1920 o anterior: conservar permanentemente; SUR1-003(b) Otros registros: conservar 10 years after la finalización sustancial. (MOAR 166-150-0205 (7); MCHI)
Revisiones de Inspecciones (SUR1-008): Los registros documentan el proceso utilizado para verificar que las inspecciones presentadas cumplan con las leyes estatales y las prácticas aceptadas antes de su registro. Los registros incluyen una copia revisada de la inspección (copia final hasta su registro), la lista de verificación de la revisión, la revisión de la inspección, los registros de pago de tarifas y la documentación relacionada.
Retención: Conservar durante 5 years after el registro de la encuesta. (2001-00032/002, Vencimiento: 01/02/2007)