Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registro de llamadas fuera de horario (FM6-002) : Documenta las llamadas realizadas al servicio de seguridad fuera de horario, provenientes de compañías de alarmas y otras fuentes. La información incluye la fecha y hora de la llamada, el motivo, la persona que la realizó, las medidas adoptadas e información relacionada.
Retención: Conservar 5 años. (2007-0015/012)
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Despacho por Radio (FM6-006) : Documentan las comunicaciones entre el despachador de la división y sus empleados. El registro muestra la fecha y hora de la comunicación, la persona con la que se comunicó y una breve descripción de la misma.
Retención: Conservar 3 años. (2007-0015/013))
Órdenes de Trabajo (FM6-001) : Registros que documentan el trabajo realizado por los diversos oficios en la sección de Operaciones y Mantenimiento. Las órdenes muestran la fecha, el número de orden, el edificio, la información del solicitante, la descripción del trabajo a realizar, las medidas tomadas/trabajo realizado, los materiales utilizados, las horas-hombre trabajadas, el kilometraje, la información relacionada con la orden de compra y la firma y fecha del supervisor. También pueden incluir registros de órdenes de trabajo.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (45))