Departamento de Gestión del Condado: Recursos Humanos Centrales
Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de contratos de procesamiento de reclamaciones (ES04-002):
Documenta la selección de una empresa para procesar solicitudes de desempleo y las responsabilidades contractuales de dicha empresa. Puede incluir contratos, anexos, pliegos de licitación, órdenes de cambio, propuestas y correspondencia relevante relacionada. También incluye solicitudes de propuestas y registros relacionados con el desarrollo de la RFP. La información en los contratos suele incluir el número de contrato, el certificado de seguro requerido, las fechas, los términos, las partes involucradas, el período cubierto y las firmas.
Retención: Conservar durante 6 years after el vencimiento del contrato. (OAR 166-150-0005 (7))
Registros de políticas sobre drogas y alcohol (ES04-004):
La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de la política de drogas y alcohol del condado. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas finales de política. La información suele incluir los números de política y procedimiento, las fechas de revisión, la identificación del sujeto, la descripción narrativa, la información de la autorización y la fecha de entrada en vigor.
Retención: Conservar durante 20 years after su sustitución. (OAR 166-150-0005 (20))
Informes de pruebas de drogas y alcohol (ES04-003):
Informes mensuales de resultados de pruebas de drogas y alcohol, proporcionados por la compañía de pruebas de drogas del condado. La mayoría de las pruebas son aleatorias para empleados con licencias de conducir comerciales y empleados que cumplen con los acuerdos de última oportunidad. Los informes muestran la fecha, los números de seguro social y los resultados de aprobado/reprobado de cada empleado. Los resultados de cada prueba se guardan en el historial médico de cada empleado.
Retención: Conservar durante 5 años. (49 CFR 382.401)
Formularios de verificación de elegibilidad de empleo (ES04-006):
El departamento de documentación cumple con las regulaciones del INS que exigen la verificación del derecho de un empleado a trabajar en Estados Unidos. Los registros incluyen el formulario I-9 del INS y copias de la documentación de identificación correspondiente. También puede incluir correspondencia relacionada. La información incluye el nombre y la dirección del empleado, su declaración firmada de que proporciona información veraz, la verificación firmada por el empleador de la identificación del empleado y la documentación necesaria, e información sobre la revisión.
Retención: Conservar durante 3 years after la fecha de contratación o un año después de la finalización del empleo, lo que ocurra más tarde. (OAR 166-150-0160 (13))
Registros de premios de reconocimiento a empleados (ES05-012):
Reconocimiento a empleados por servicios especiales a la agencia. Puede incluir premios al servicio, certificados de reconocimiento, menciones honoríficas, nominaciones a premios, puntuación y resultados de las nominaciones, listas de galardonados anteriores y registros y fotografías de presentaciones o ceremonias. Algunos registros de esta serie pueden tener valor histórico. Para obtener ayuda con la tasación, comuníquese con la Oficina de Administración de Registros y Archivos del Condado de Multnomah.
Retención: Conservar por 6 años. (OAR 166-150-0160 (11))
Historial médico individual de empleados (ES04-007(a) ES04-007(b)):
La Ley de Estadounidenses con Discapacidades (ADA) exige que la información médica del empleado se mantenga separada de su expediente personal. Los registros incluyen solicitudes de la Ley de Licencia Familiar y Médica, información sobre compensación laboral, exámenes físicos, resultados de pruebas de drogas y alcohol, documentación de vacunación (incluidos los registros de vacunación contra la COVID-19), consultas médicas y evaluaciones de médicos u otros profesionales de la salud física o mental, cualquier documentación de licencia médica que incluya los motivos médicos de la misma y cualquier otra información similar. ***Para los empleados considerados "agentes de policía", según la definición de ORS 181A.355(14), consulte MCSO6-005(a) y (b) , que especifica un período de retención más largo requerido por la ley estatal.
Retención: ES04-007(a) Registros de exposición a riesgos e inmunización: conservar durante 30 years after la separación del servicio; ES04-007(b) Todos los demás registros: conservar durante 6 years after la separación del servicio. (OAR 166-150-0160 (9))
Registros de personal de empleados individuales (ES04-008(a) y ES04-008(b)):
Los registros pueden incluir solicitudes de empleo originales y posteriores, acciones de personal, documentos de información del personal, hojas de reestructuración combinadas, formularios de historial laboral, renuncias, despidos, listas de certificación, acuerdos de conciliación, recomendaciones y elogios, medidas disciplinarias, calificaciones de mérito, información sobre horas extras, evaluaciones de desempeño, solicitudes de licencia, formulario de notificación de emergencia, información sobre pases de autobús, currículum vítae, correspondencia y registros relacionados. ***Para los empleados considerados "agentes de policía" según la definición de ORS 181A.355(14), consulte MCSO6-007(a) y (b) , que especifica un período de retención más largo requerido por la ley estatal.
Retención: ES04-008(a) Medidas disciplinarias: conservar durante 3 años o según lo especifique el convenio colectivo; ES04-008(b) Todos los demás registros: conservar durante 6 years after la baja del empleado. (OAR 166-150-0160 (10))
Solicitudes de transferencia de posición (ES04-011):
Documenta las solicitudes de los empleados del condado para cambiar de puesto. Los registros incluyen solicitudes de traslado, de degradación, equivalentes y de reincorporación. La información incluye el nombre del empleado, el puesto y departamento solicitados, el puesto y departamento actuales, la fecha y la respuesta del condado.
Retención: Conservar durante 5 años. (OAR 166-150-0160 (20))
Registros de reclutamiento y selección (ES04-010(a), ES04-010(b), ES04-010(c)):
Registros relacionados con el proceso de reclutamiento y selección para cubrir puestos vacantes en el condado. Estos registros pueden incluir, entre otros, anuncios de empleo, listas de solicitantes, solicitudes y currículums, registros de anuncios de reclutamiento, registros de exámenes de servicio civil y otros exámenes, registros de acción afirmativa, preguntas de entrevistas, notas de calificación de entrevistas y solicitudes, información sobre la investigación de antecedentes del solicitante, cartas de recomendación, registros de servicio civil, solicitudes de empleo y requisitos de contratación, listas de elegibles, registros resumidos de reclutamiento (anuncio de empleo, descripción del puesto, documentación relacionada con el anuncio y la prueba, elementos de la prueba y niveles de calificación), y correspondencia y documentación relacionadas.
Retención: (a) Conservar los registros de anuncios, la descripción del puesto y los registros que documenten la creación de la escala de prueba y calificación durante 10 años. (b) Conservar las solicitudes no solicitadas y los currículums vitae durante 3 meses si no se devuelven al abogado. (c) Conservar las solicitudes rechazadas y otros registros 3 years after que se cubra el puesto o se cancele la contratación. (OAR 166-150-0160 (23)) Actualizado el 04/05/2022
Informes de actividad de solicitudes de desempleo (ES04-005):
Documenta todas las solicitudes de desempleo que se procesan en el condado de Multnomah. Los informes son compilados por el contratista de procesamiento de solicitudes del condado. Los informes muestran estadísticas sobre las solicitudes, incluyendo el tipo de solicitud, el motivo de la separación, la responsabilidad del condado, el número de solicitudes en audiencias, el número total de solicitudes y datos relacionados.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0155 (11))
Registros de reclamaciones de compensación por desempleo (ES04-001):
Registros que documentan las solicitudes de compensación por desempleo presentadas por exempleados del condado. Generalmente incluyen solicitudes, avisos, informes y registros relacionados. También pueden incluir registros generados por la apelación de las resoluciones de las solicitudes.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0155 (10))