Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registro de Quejas (DOH36-010) : Registro de todas las quejas recibidas en las clínicas de atención primaria. Se utiliza para reportar las quejas al Programa de Asistencia Médica de Oregón (OMAP) trimestralmente y para documentar el cumplimiento del proceso de quejas de la HIPAA. El registro muestra la fecha de la queja, el nombre del reclamante, la descripción de la queja e información relacionada.
Retención: Conservar durante 6 años . (45 CFR 164.530(J))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Lista de Citas Diarias (DOH36-013) : Documenta todas las citas clínicas. Muestra la fecha y hora de la cita, el nombre del cliente, el nombre del proveedor, el motivo de la cita e información relacionada.
Retención: 1 año. (MOAR 166-150-0005 (5))
Registros de Encuentros (DOH36-002) : Documenta la información del cliente y los servicios prestados en cada visita clínica para su ingreso al Sistema de Información de Salud. Incluye formularios de encuentro con información demográfica del cliente y casillas para la entrada de datos que indican los servicios prestados durante la visita.
Retención: Conservar 3 meses. (2009-0001/033)
Registros de Servicios de Salud (DOH36-001) : Registros que documentan los servicios integrales de atención primaria en clínicas de atención primaria, que incluyen exámenes físicos, manejo de enfermedades y lesiones agudas, inmunizaciones, planificación familiar y atención de la salud reproductiva, actividades de educación y promoción de la salud, y servicios de salud mental. Los registros pueden incluir correspondencia; informes; anotaciones profesionales; informes de laboratorio; autorizaciones de tratamiento y radiografías; divulgación de información; registros clínicos o médicos, incluyendo la identificación del cliente, notas de progreso y registros de visitas; un historial de servicios previos; referencias; informes de pruebas y evaluaciones; planes de tratamiento; notas de progreso; registros de inscripción, honorarios y facturación; registros legales; permiso para tratar; evaluación médica, incluyendo pruebas de laboratorio y otras, servicios de sala de emergencias, y registros de medicamentos y recetas; informes; y otros datos relacionados. El acceso a estos registros puede estar exento de divulgación por ORS 179.505; ORS 192.502(2).
Conservación: Para historias clínicas en papel: Conservar durante 10 years after la última entrada. Para HCE: Conservar durante 10 years after del último servicio. (MOAR 166-150-0065 (20); OAR 410-141-3520 (10)) Conservación actualizada el 12/10/2018
Registros de Vacunación - VARS (DOH36-003) : La serie documenta las vacunas recibidas por los pacientes de la clínica. El registro suele ser el Registro de Administración de Vacunas (VAR) del condado, pero puede incluir cualquier registro que documente el consentimiento y la administración de vacunas. No incluye los informes de ITARS. La información incluye la fecha, el nombre del paciente y sus datos personales, el número de identificación, la información sobre ingresos y seguros médicos, la firma y la fecha del consentimiento, la descripción y la fecha de la(s) vacuna(s), y la firma y la fecha del administrador de la vacuna. El acceso a estos registros puede estar exento de divulgación según ORS 179.505; ORS 192.502(2).
Retención: 10 años. (MOAR 166-150-0065 (10a,11)) Actualizado el 10/12/2018
Registros de Elegibilidad Financiera (DOH36-011) : Documentos utilizados para la evaluación de los clientes y determinar su elegibilidad para servicios de atención primaria, Medicaid y cualquier otro programa público o privado de asistencia financiera, así como la documentación financiera requerida para la subvención. Estos registros incluyen todas las solicitudes de Medicaid del DHS, formularios de registro clínico, otras solicitudes de asistencia financiera y toda la documentación de respaldo (incluyendo documentación de ingresos, tarjetas de seguro, dirección, números y tarjetas de la Seguridad Social, ciudadanía e identificación utilizada para determinar la elegibilidad para los programas). También incluye listas de correo y listas de registro con los nombres de los clientes.
Retención: Conservar durante 10 años. (45 CFR 164.530(j), OAR 410-141-3180 (12)) Actualizado el 2/1/2019
Registros de Admisión de Clientes sin Servicios (DOH36-015) : Documentan la evaluación de los pacientes de la clínica que no reciben servicios del condado. Los registros incluyen información de referencias, información del paciente, información médica y evaluación clínica.
Retención: Conservar 10 años (MOAR 166-150-0065 (20); OAR 410-141-3520 (10)) Retención actualizada el 29/10/2018