Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Registros de Cuentas por Pagar (ADSGEN-001) : Registros que documentan el pago de las facturas de la división para cuentas generales, excluyendo subvenciones. Incluye informes, facturas, extractos, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o warrants cancelados y registros similares. Esta información se mantiene principalmente en SAP con diversos documentos de respaldo en papel y electrónicos.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Registros de Cuentas por Cobrar (ADSGEN-002): Registros que documentan los ingresos adeudados a la división, que se acreditarán a las cuentas generales, excluyendo las subvenciones. También documentan la facturación y el cobro de fondos. Pueden incluir informes, recibos, facturas, adjudicaciones, registros, listas, resúmenes, estados de cuenta y registros similares. La información suele incluir el importe del recibo, la fecha, el número de factura, el nombre, el número de cuenta, el saldo de la cuenta, los ajustes y datos similares. Esta información se mantiene principalmente en SAP con diversos documentos de respaldo en papel y electrónicos.
Retención: Conservar durante 3 years after su cobro o su incobrable. (MOAR 166-150-0110 (2))
Registros de Informes de Actividades (ADSGEN-030) : Informes diarios, semanales, mensuales o similares que documentan las actividades de los empleados. Útiles para la elaboración de informes anuales, la planificación y presupuestación, el seguimiento del progreso del trabajo y otros fines. Generalmente, registran el tipo de actividad, los empleados y/o voluntarios involucrados, el tiempo dedicado a la actividad, el trabajo realizado e información relacionada en formato narrativo o estadístico.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (2))
Acuerdos (ADSGEN-003): Documenta los acuerdos contractuales debidamente firmados y vinculantes entre la agencia y otras partes. Incluye los términos del acuerdo, la fecha, las firmas autorizadas y cualquier documentación relacionada. Estos acuerdos son principalmente de ejecución y no de carácter financiero.
Retención: Conservar durante 6 years after del vencimiento. (MOAR 166-150-0005 (7))
Registros de Preparación Presupuestaria (ADSGEN-004): Registros que documentan la preparación de las solicitudes presupuestarias de división para su inclusión en el presupuesto departamental. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de trabajo, encuestas, informes de asignación de recursos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, modificaciones presupuestarias, modelos lógicos, ofertas de programas, informes de pronóstico financiero y registros similares. Gran parte de esta información se mantiene en formato electrónico en hojas de cálculo y documentos similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0110 (7))
Calendarios y Registros de Programación (ADSGEN-005): Registros que documentan y facilitan la planificación, programación y otras acciones rutinarias relacionadas con reuniones, citas, viajes, visitas y otras actividades. Incluye calendarios, agendas electrónicas (incluidas las portátiles), agendas, notas, mensajes telefónicos, diarios y registros similares.
Retención: 1 año. (MOAR 166-150-0005 (6))
Registros de Acceso a Sistemas Informáticos (ADSGEN-031): Registros que documentan la seguridad de los sistemas informáticos. Incluyen solicitudes de acceso de empleados, contraseñas, autorizaciones de acceso, claves de cifrado y documentación relacionada. Algunos ejemplos incluyen formularios presentados para proporcionar acceso a los sistemas, como MSC 0786, Solicitud de Acceso Individual DHS/OHA, y DHS 784, ADP - Perfil de Usuario Individual.
Retención: Conservar durante 3 years after su sustitución. (MOAR 166-150-0125 (3))
Registros de Administración de Contratos (ADSGEN-006): Documenta la gestión de las actividades y pagos de los contratistas para todos los contratos de la división. Los registros incluyen informes de gastos, copias de comprobantes de pago (incluyendo memorandos de pago y facturas), aprobaciones de contratos, modificaciones de contratos, listas de verificación para la revisión de contratos, formularios de enrutamiento de contratos, copias de contratos, información del contratista (quiebras, demandas, etc.) y correspondencia relacionada. Los registros también pueden incluirse en SAP y en diversos documentos de apoyo, tanto electrónicos como impresos.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (7))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en el programa de retención del Condado. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario . MOAR 166-150-0005 (10)
Registros de Tiempo de Empleados (ADSGEN-011): Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de vacaciones acumuladas y las horas de vacaciones tomadas por los empleados de la división. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de vacaciones tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados. Incluye las solicitudes de vacaciones. Esta información se mantiene principalmente en SAP con diversos documentos de respaldo en papel y electrónicos.
Retención: 4 años. (MOAR 166-150-0155 (3))
Registros de mantenimiento de equipos (ADSGEN-012): Los registros pueden incluir órdenes de compra, contratos de arrendamiento, garantías, declaraciones de proveedores, contratos de servicio, facturas de llamadas de cobro, informes de actividad de fax, solicitudes de disposición de propiedad, facturas de reparación de equipos, formularios de solicitud de compra y memorandos.
Retención: Conservar durante 1 year after desechar el equipo. (MOAR 166-150-0105 (8))
Registros de Subvenciones (ADSGEN-013(a) y ADSGEN-013(b)): Los registros documentan la solicitud y administración de subvenciones en las que la división es beneficiaria o administradora. Los registros pueden incluir, entre otros, solicitudes, incluyendo propuestas de proyecto, resúmenes, objetivos, actividades, presupuestos, anexos y notificaciones de adjudicación; registros de evaluación de subvenciones y recomendaciones sobre las solicitudes; registros de administración de subvenciones, incluyendo informes de progreso, presupuestos, objetivos de proyecto, propuestas y resúmenes; registros que documentan la asignación de fondos; contratos; registros de seguimiento de los planes de proyecto y medición de logros; inventarios de equipos; informes financieros, registros contables, informes de auditoría, informes de gastos, y correspondencia y documentación relacionadas.
Conservación: ADSGEN-013(a) Informes finales de subvenciones significativas al condado: Conservar permanentemente; ADSGEN-013(b) Otros registros de subvenciones: Conservar durante 3 years after de la presentación y aprobación del informe anual o final de gastos, o según se especifique en el acuerdo, el plazo que sea mayor. (MOAR 166-150-0110 (17))
Informes de Incidentes (ADSGEN-014): Serie utilizada para reportar incidentes de seguridad sin lesiones y lesiones a personal no empleado. Los registros pueden incluir informes de incidentes, informes policiales, registros de investigación y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar por 5 años. (MOAR 166-150-0200 (5))
Registros de inventario (ADSGEN-015):
Registros de inventario de bienes o activos fungibles y no fungibles. La información suele incluir el número de activo, su descripción, el número de orden de compra, su ubicación, la fecha de recepción, el precio de compra, el costo de reposición, la depreciación y otros datos relacionados. Esta serie de registros se aplica a los inventarios rutinarios de control de bienes. Consulte la serie Registros de Subvenciones para obtener información sobre los inventarios de bienes adquiridos con fondos de subvenciones. La mayor parte de esta información se mantiene electrónicamente en el sistema SAP con documentos de respaldo en papel y electrónicos.
Retención: Conservar durante 3 years after su sustitución. (MOAR 166-150-0110 (19))
Registros de Llaves y Tarjetas (ADSGEN-028): Los registros documentan la entrega de llaves y tarjetas al personal para permitir el acceso a edificios y sitios. Los registros pueden incluir, entre otros, inventarios de llaves, formularios de entrega de llaves, registros de reemplazo de llaves y registros de eliminación de llaves.
Retención: Conservación por 6 años. (MOAR 166-150-0005 (14))
Registros de Seguimiento Legislativo (ADSGEN-016): Serie utilizada para monitorear la legislación que pueda afectar las operaciones o políticas actuales del departamento. Los registros incluyen declaraciones conceptuales, propuestas, registros de proyectos de ley, análisis de impacto fiscal/organizacional, copias de proyectos de ley, resúmenes de testimonios, informes de comisiones, órdenes del día y correspondencia.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (15))
Registros de Caja Chica (ADSGEN-017): Documentos que autentican las compras de caja chica y solicitan reembolsos del fondo de caja chica del departamento. Los registros incluyen recibos, extractos de transacciones, formularios de caja chica y memorandos de solicitud de pago. El registro principal de transacciones se mantiene en SAP, y la documentación de respaldo, incluida la información electrónica, se conserva por separado.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (19))
Registros de Políticas y Procedimientos (ADSGEN-018): Esta serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos formales de la división. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales, y declaraciones y directivas finales de políticas. Se utilizan para la orientación de nuevos empleados y como referencia continua. También son útiles para establecer políticas o procedimientos anteriores en casos de responsabilidad civil, disputas de personal y otras instancias. Esta serie también incluye documentación rutinaria y procedimientos administrativos básicos que abarcan temas como el formato de cartas, la entrada de datos, el protocolo telefónico y otros. Para obtener información sobre los registros en formato electrónico, comuníquese con el Programa de Gestión de Registros del Condado para obtener asistencia con su conservación.
Retención: Manuales administrativos rutinarios: conservar durante 2 years after su reemplazo u obsolescencia; una copia de todos los demás manuales: conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (27,28))
Registros de membresía profesional (ADSGEN-019): Registros que documentan membresías individuales pagadas por división y actividades en organizaciones profesionales.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0005 (31))
Publicaciones (ADSGEN-020): Registros publicados producidos por o para la división o cualquiera de sus programas y puestos a disposición del público. Incluye boletines, panfletos, folletos, informes, estudios, propuestas y registros publicados similares. No incluye publicaciones recibidas de fuentes federales, estatales, privadas ni de otras fuentes. Estas publicaciones, así como copias adicionales de las publicaciones producidas por la agencia, deben conservarse según sea necesario. Para publicaciones en formato electrónico, comuníquese con el Programa de Gestión de Registros del Condado para obtener asistencia con su conservación.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (33))
Registros de compras (ADSGEN-021):
Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte de la división y sus programas. Incluye órdenes y solicitudes de compra, autorizaciones de compra, requisiciones, órdenes de liberación de contrato, especificaciones de materiales y costos, órdenes de almacenamiento central o de impresión, órdenes de servicio telefónico y registros similares. El registro transaccional principal se mantiene en SAP, y la documentación de respaldo, incluida la información electrónica, se mantiene por separado.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Informes y Estudios (ADSGEN-022(a) y ADSGEN-022(b)): Los registros documentan informes o estudios especiales realizados sobre los programas, servicios o proyectos de la división, elaborados por el personal de la división o por consultores contratados. Incluyen el informe final distribuido internamente o a otras entidades, y los documentos de trabajo utilizados para elaborar el informe o estudio. Para obtener información sobre informes y estudios en formato electrónico, comuníquese con el Programa de Gestión de Registros del Condado para obtener asistencia con su conservación.
Retención: ADSGEN-022(a) Informe final: conservar permanentemente; ADSGEN-022(b) Otros registros: conservar durante 5 años. (MOAR 166-150-0005 (34))
Registros del Programa de Seguridad (ADSGEN-023(a) y ADSGEN-023(b)): Los registros documentan el programa del departamento para promover un entorno laboral seguro para sus empleados. Pueden incluir políticas, planes y procedimientos de seguridad, registros del comité de seguridad laboral, informes de las inspecciones realizadas por el responsable de seguridad, listas e informes de evacuación, y documentación y correspondencia relacionadas.
Conservación: ADSGEN-023(a) Informes de inspección, evaluaciones y recomendaciones: conservar durante 10 años; ADSGEN-023(b) Demás registros: conservar durante 5 años. (MOAR 166-150-0200 (17))
Registros de Seminarios y Conferencias Externos (ADSGEN-025): Registros que documentan las actividades de seminarios, conferencias, talleres, convenciones y reuniones similares no patrocinadas por la división, pero a las que asistieron funcionarios o personal de la misma. Pueden incluir informes del personal, materiales didácticos, recomendaciones, correspondencia y memorandos relacionados, y registros similares.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (40))
Registros Internos de Seminarios y Conferencias (ADSGEN-024): Registros que documentan el diseño y la implementación de seminarios, conferencias, talleres, convenciones y reuniones similares patrocinadas por la división. Suele incluir descripciones de clases, materiales didácticos, esquemas de cursos, registros de inscripción y asistencia, informes, discursos, documentación de planificación y otros documentos relacionados.
Retención: 5 años. (MOAR 166-150-0005 (39))
Registros de Reuniones del Personal (ADSGEN-026): Registros que documentan las reuniones rutinarias del personal de la división que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.710). Estas reuniones abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos existentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados. Algunos registros pueden ameritar su inclusión en otras series de registros con periodos de conservación más largos si el tema de la reunión se añade.
Información importante para esa serie.
Retención: Conservar por 2 años. (MOAR 166-150-0005 (19))
Manuales Técnicos, Especificaciones y Garantías (ADSGEN-027): Manuales del propietario y garantías para vehículos y equipos propiedad de la agencia. Los manuales suelen incluir especificaciones, instrucciones de funcionamiento e información de seguridad. Las garantías incluyen las condiciones de cobertura para la reparación o el reemplazo del equipo.
Retención: Manuales: conservar hasta la disposición del vehículo o equipo; garantías: conservar hasta su vencimiento. (MOAR 166-150-0105 (13))