Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Inventario de Sustancias Controladas (DOH38-005): Documenta todas las sustancias controladas de Clase 2 y de Clase 3 a 5 presentes en la farmacia a una fecha específica. El inventario se realiza anualmente en la misma fecha.
Retención: Conservar durante 3 años. (21 CFR 1304)
Facturas de mayoristas de medicamentos (sustancias controladas) (DOH38-006) : documenta todas las compras de sustancias controladas (clase 2 y clases 3 a 5) a mayoristas de medicamentos por parte de las farmacias de las clínicas.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 855-080-0070 )
Facturas de mayoristas de medicamentos (general) (DOH38-004): documenta todos los pedidos y compras de suministros a mayoristas de medicamentos por parte de las farmacias de la clínica. No incluye las compras de sustancias controladas.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0110 (19))
Archivos de Recetas (DOH38-001(a) y DOH38-001(b)): Documenta las recetas surtidas por la farmacia de la clínica a los clientes del Condado de Multnomah. Las recetas muestran el nombre del cliente, la descripción del medicamento recetado, la fecha de prescripción y la firma de quien lo receta.
Retención: DOH38-001(a) Para registros creados antes de 2006, conservar durante 6 años; DOH38-001(b) Para registros creados 2006 forward , conservar durante 12 años. (45 CFR 164.530(j), 42 CFR 422.504)
Registros de Prescripciones (DOH38-008): Documentan la dispensación o entrega de medicamentos, como píldoras anticonceptivas o antibióticos. La información contenida en el registro puede incluir el número de identificación, el nombre del paciente, la fecha, el nombre del medicamento, la dosis, la cantidad de píldoras, las iniciales de la persona que lo dispensa y otros datos relacionados. Incluye los registros de entregas escolares y los registros de consejería para pacientes.
Retención: Conservar por 3 años. (OAR 166-150-0065 (18))
Registros de firmas (DOH38-007(a) y DOH38-007(b)): Documenta la firma de un cliente o del agente de un cliente para cada receta surtida y dispensada por las farmacias de la clínica.
Retención: DOH38-007(a) Para registros creados antes de 2006, conservar durante 6 años; DOH38-007(b) Para registros creados a 2006 and forward , conservar durante 12 años. (45 CFR 164.530(j))