Título de la serie (N.° de serie de la agencia): Descripción, retención (cita legal)
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en los Programas de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar en el programa asociado o en los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005 (10)) Actualizado el 01/08/2018
Registros de Estudios Ergonómicos (FM3-017(a) y FM3-017(b)) : Documentan los estudios departamentales sobre cuestiones ergonómicas en el lugar de trabajo. Incluyen cuestiones relacionadas con la ergonomía de las estaciones y espacios de trabajo y los requisitos de la ADA, pero no incluyen los requisitos de la ADA para construcción y remodelación. Los registros incluyen actas, notas, informes y otros documentos relacionados.
Retención: FM3-017(a) Registros de empleados individuales: conservar durante 2 years after la baja del empleado; FM3-017(b) Otros registros: conservar durante 5 años. (2007-0015/008)
Registros Técnicos de Proyectos de Instalaciones (FM3-014) : Registros relacionados con la planificación, el diseño y la construcción de instalaciones, estructuras y sistemas del condado. Estos registros suelen incluir declaraciones de impacto, estudios de viabilidad, planos, enmiendas, informes de pruebas de campo y de laboratorio, informes de inspectores, informes de situación, actas de reuniones de comités y otros documentos relacionados. (Consulte el FM3-018 para conocer las características distintivas de los Registros Técnicos de Proyectos de Instalaciones - Proyectos Pequeños).
Retención: Conservar durante 10 years after la finalización sustancial o 2 years after la liberación de la instalación por parte del condado, lo que sea más largo. (MOAR 166-150-0170 (4); 166-150-0185 (2))
Registros Técnicos de Proyectos de Instalaciones - Proyectos Menores (FM3-018) : Registros relacionados con proyectos que no afectan la capacidad estructural ni de los sistemas de las instalaciones y estructuras del condado. Estos registros suelen incluir declaraciones de impacto, estudios de viabilidad, planos, enmiendas, informes de pruebas de campo y de laboratorio, informes de inspectores, informes de situación, actas de reuniones de comités y otros documentos relacionados.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0170 (4))
Registros de Planificación Quinquenal (FM3-010) : Se utilizan para planificar mejoras en los edificios del condado durante un ciclo de cinco años. Incluyen la hoja de portada, informes de inspección, evaluación del estado, propuestas de financiación, estudio de evaluación, presupuestos y registros relacionados. La información incluye el nombre y la descripción del edificio, las mejoras proyectadas, el costo, la prioridad y el presupuesto.
Retención: Conservar por 20 años. (MOAR 166-150-0005 (23))
Mapas, Planos y Dibujos de Trabajo (FM3-004) : Planos y registros similares elaborados para facilitar y apoyar la operación y el mantenimiento rutinarios de las instalaciones del condado. Incluye registros elaborados por el condado y registros obtenidos de fuentes externas, utilizados con fines de referencia e investigación.
Retención: Conservar hasta que quede obsoleto, se sustituya o deje de ser necesario. (MOAR 166-150-0170 (5))
Registros del Programa de Mitigación (FM3-020) : Los registros documentan el establecimiento y mantenimiento de los programas, planes y procedimientos de mitigación de la agencia. Estos registros pueden incluir planes y estrategias de mitigación, políticas, procedimientos, estudios sísmicos y registros de mejoras estructurales de las instalaciones de la agencia, informes de proyectos, registros de subvenciones para la mitigación de riesgos y documentación relacionada, que puede incluir registros de mejoras de capital.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (19))
Grabaciones de video del sistema de monitoreo (FM3-016): Grabaciones de video de cámaras de seguridad en edificios del condado. Las configuraciones de seguridad varían y las grabaciones pueden ser continuas, fotograma a fotograma, aleatorias o activadas por el botón de pánico. Además de la señal visual, los videos también muestran información de indexación de fecha y hora. Las grabaciones pueden utilizarse como prueba en investigaciones criminales.
Conservación: Conservar las grabaciones utilizadas como prueba hasta la resolución final del caso. Conservar las grabaciones utilizadas para investigaciones internas hasta su conclusión. Conservar todas las demás grabaciones durante 30 días. (MOAR 166-150-0135 (76))
Manuales de Operación y Mantenimiento (FM3-001) : Los manuales proporcionan las instrucciones y especificaciones del fabricante para la operación y el mantenimiento de equipos, materiales de construcción, estructuras y otros elementos instalados en edificios del condado. Su formato varía, pero generalmente incluyen una descripción del elemento, programas de mantenimiento, instrucciones de mantenimiento, instrucciones de operación, información de reparación, listas de piezas e información relacionada.
Retención: Conservar en el Centro de Recursos 2 years after de su disposición. (MOAR 166-150-0105 (13))
Planos y Dibujos, Creados por el Condado (FM3-003) : Planos y dibujos de edificios y propiedades del condado, creados por el condado y utilizados para la gestión de las instalaciones del condado. Los registros incluyen diversos tipos de planos y dibujos, incluyendo, entre otros, elevaciones, dibujos de detalle, esquemas de sistemas, topografía, elevaciones y otros. Incluyen planos de obra y anteproyecto. Los registros están indexados por edificio y proyecto. Desde 1996 most los registros se mantienen en el sistema CAD de Instalaciones.
Retención: Versiones tal como se construyen: conservar permanentemente en el Centro de Recursos; versiones intermedias y borradores: conservar en el Centro de Recursos hasta que se produzca la versión tal como se construye. (MOAR 166-150-0170 (5))
Manuales de Políticas y Procedimientos (FM3-005) : La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos de la división. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, manuales, declaraciones y directivas finales de políticas. La información suele incluir los números de política y procedimiento, las fechas de revisión, la identificación del sujeto, la descripción narrativa, la información de autorización y la fecha de entrada en vigor. Incluye llamadas de mantenimiento, orientación y gestión de proyectos, seguridad en el taller, capacitación en comunicación y seguridad de riesgos, y temas relacionados.
Retención: Conservar durante 20 years after su sustitución. (MOAR 166-150-0005 (25))
Informes de Estado del Proyecto (FM3-006(a) y FM3-006(b)) : Documentan el progreso de los proyectos de las instalaciones de cada condado. La información incluye informes del proyecto, cronograma por proyecto, correspondencia, estimaciones de costos e información relacionada. Incluye informes del gerente de proyecto, informes anuales del proyecto e informes relacionados.
Retención: FM3-006(a) Proyectos menores: conservar durante 10 years after la finalización del proyecto; FM3-006(b) Remodelaciones importantes y nuevas construcciones: conservar 2 years after la cesión de las instalaciones por parte del condado. (2007-0015/007)
Registros de Seguridad (FM3-015) : La serie documenta la seguridad de los edificios y terrenos de la agencia. Los registros incluyen registros de seguridad, hojas de registro, informes de seguridad, informes de incidentes y otros registros relacionados.
Retención: Conservar por 2 años. (OAR 166-150-0005 (35))
Registros de Proyectos de Materiales Especiales y Peligrosos (FM3-019) : Documenta proyectos para identificar y mitigar la posible contaminación por materiales peligrosos en las instalaciones del condado. Puede incluir asbesto, plomo y otras sustancias peligrosas. Los registros incluyen: notificaciones obligatorias del proyecto, resultados de pruebas de monitoreo que muestran el nivel de materiales peligrosos, informes, correspondencia, planes de gestión de residuos, registros de eliminación, facturación de contratistas/consultores e información relacionada.
Retención: Conservar durante 50 años o 2 years after la disposición de la instalación, lo que sea más largo. (2007-0015/009)
Manuales Técnicos, Especificaciones y Garantías (FM3-002) : Manuales del propietario y garantías para equipos propiedad del condado. Incluye especificaciones, instrucciones de funcionamiento e información de seguridad. Las garantías incluyen las condiciones de cobertura para la reparación o el reemplazo del equipo.
Retención: Garantías: conservar durante 2 years after su vencimiento; otros registros: conservar hasta la disposición del equipo. (OAR 166-150-0105 (13))
Registros del Comité de Seguridad Laboral (FM3-009(a) y FM3-009(b)) : Esta serie documenta las acciones del comité que supervisa o asesora a la división en materia de seguridad. Los registros pueden incluir actas, órdenes del día, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones, correspondencia y documentos relacionados. Los temas incluyen riesgos para los empleados y el público en general, diseño de la construcción y preocupaciones de seguridad en las reparaciones, sugerencias, quejas, normas y reglamentos estatales y federales, entre otros.
Retención: FM3-009(a) Minutas: Conservar 10 años; FM3-009(b) Otros registros: Conservar 5 años. (OAR 166-150-0200 (17))