Descripciones de las series
Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros del Comité Asesor sobre Sostenibilidad e Innovación (SUS1-013): El ACSI asesora y aboga por el Condado de Multnomah en cuestiones de sostenibilidad que afectan a la comunidad, el medio ambiente y la economía. Ofrece recomendaciones sobre la implementación del Plan de Acción Climática de 2009, la sostenibilidad de las operaciones gubernamentales, la mejora de la equidad social y la promoción de una comunidad sana, próspera y resiliente. También evalúa propuestas de innovación en tecnología y procesos empresariales que puedan aplicarse a las operaciones del condado. Los registros incluyen agendas, actas, documentación de apoyo y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (18))
Registros de Administración de Contratos (SUS1-007): Documenta la gestión de las actividades y pagos de los contratistas para todos los contratos de la Oficina de Sostenibilidad. Los registros incluyen informes de gastos, copias de comprobantes de pago (incluyendo memorandos de pago y facturas), aprobaciones de contratos, modificaciones de contratos, listas de verificación para la revisión de contratos, formularios de enrutamiento de contratos, copias de contratos, información del contratista (quiebras, demandas, etc.) y correspondencia relacionada. Los registros también pueden incluirse en SAP y en diversos documentos de apoyo, tanto electrónicos como impresos.
Retención: Conservar por 10 años. (MOAR 166-150-0005 (7))
Correspondencia: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en el programa de retención del Condado. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar con el programa asociado o los registros administrativos. Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (MOAR 166-150-0005 (10))
Registros del Consejo de Política Alimentaria (SUS1-012): El Consejo de Política Alimentaria es un consejo asesor ciudadano de la Ciudad de Portland y el Condado de Multnomah. Aborda cuestiones relacionadas con el acceso a los alimentos, la planificación del uso del suelo, los planes locales de compra de alimentos y muchas otras iniciativas políticas en el sistema alimentario regional actual. Los registros incluyen agendas, actas, documentación de apoyo y correspondencia relacionada.
Retención: Conservar permanentemente. (MOAR 166-150-0005 (18))
Registros de Subvenciones (SUS1-010(a) y SUS1-010(b)): Los registros documentan la solicitud y administración de subvenciones en las que la división es beneficiaria o administradora. Los registros pueden incluir, entre otros, solicitudes, incluyendo propuestas de proyectos, resúmenes, objetivos, actividades, presupuestos, anexos y notificaciones de adjudicación; registros de evaluación de subvenciones y recomendaciones sobre las solicitudes; registros de administración de subvenciones, incluyendo informes de progreso, presupuestos, objetivos de proyectos, propuestas y resúmenes; registros que documentan la asignación de fondos; contratos; registros de seguimiento de los planes de proyecto y medición de logros; inventarios de equipos; informes financieros, registros contables, informes de auditoría, informes de gastos, y correspondencia y documentación relacionadas.
Retención: SUS1-010(a) Conservar permanentemente los informes finales de las subvenciones significativas al condado; SUS1-010(b) Conservar otros registros de subvenciones: 3 years after de la presentación y aprobación del informe anual o final de gastos, o, según se especifique en el acuerdo, el plazo que sea mayor. (MOAR 166-150-0110 (16))
Registros del Equipo Verde (SUS1-008(a) y SUS1-008(b)): Esta serie documenta las actividades del Equipo Verde, la rama voluntaria de la Oficina de Sostenibilidad. Los registros incluyen registros de proyectos, actas de reuniones, acuerdos de los miembros, correspondencia y otros documentos relacionados.
Retención: SUS1-008(a) Conservar los acuerdos de los miembros 3 years after su cancelación o sustitución; SUS1-008(b) Conservar todos los demás registros durante 5 años. (MOAR 166-150-0005 (8))
Registros de Políticas y Procedimientos (SUS1-009(a) y SUS1-009(b)): Esta serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos formales de la Oficina de Sostenibilidad. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas finales de política. Esta serie también incluye documentación rutinaria y procedimientos administrativos básicos que abarcan temas como el formato de cartas, la entrada de datos, el protocolo telefónico y otros. Para obtener información sobre los registros en formato electrónico, comuníquese con el Programa de Gestión de Registros del Condado para obtener asistencia con su conservación.
Retención: SUS1-009(a) Políticas y procedimientos publicados: conservación permanente; SUS1-009(b) Todos los demás registros: conservación durante 5 años. (MOAR 166-150-0005 (27,28))
Registros de Proyectos de Investigación (SUS1-001(a) y SUS1-001(b)): Registros que documentan las investigaciones realizadas por la Oficina de Sostenibilidad. Incluyen notas de trabajo, material de referencia, resúmenes, borradores y informes finales, correspondencia y registros relacionados. La mayoría de los registros son documentos digitales de correo electrónico y de escritorio.
Retención: SUS1-001(a) Informes: conservar permanentemente; SUS1-001(b) Otros registros: conservar 5 years after la finalización del proyecto . (MOAR 166-150-0005 (31))
Registros de Reuniones del Personal (SUS1-002): Registros que documentan reuniones rutinarias del personal de oficina que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.710) o reuniones de grupos de los cuales la oficina no es el principal responsable de los registros. Estas reuniones abordan tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos existentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados. Algunos registros pueden ameritar su inclusión en otras series de registros con periodos de conservación más largos si el tema de la reunión aporta información significativa a dicha serie.
Retención: Conservación por 2 años . (MOAR 166-150-0005 (19))
Registros de Enlaces de Sostenibilidad (SUS1-011): Esta serie documenta las actividades de los enlaces de sostenibilidad, quienes asisten a la Oficina de Sostenibilidad en la implementación de sus programas en los departamentos del condado. Los registros incluyen registros de proyectos, actas de reuniones, correspondencia y otros documentos relacionados.
Retención: 5 años . (MOAR 166-150-0005 (8))