Título de la serie (N.° de serie de la agencia) : Descripción, retención (cita legal)
Registros de Cuentas por Pagar (BOCC-005): Registros que documentan el pago de las facturas del programa. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o warrants cancelados y registros similares.
Retención: Conservación por 3 años. (MOAR 166-150-0110 (1))
Registros de la campaña de donaciones benéficas (BOCC-007): Los registros documentan la certificación de fondos y federaciones para la Campaña de donaciones benéficas combinadas de los empleados del condado.
Retención: Conservar durante 5 años. (2006-0011-031, MCC 9.630)
Registros del Comisionado (BOCC-001): Registros utilizados por cada comisionado para documentar la investigación, la comunicación, la planificación, la supervisión departamental, la interacción con los constituyentes y otras funciones de sus oficinas. Estos registros incluyen correspondencia, informes, encuestas, material de referencia, material promocional, actas de reuniones, planes, estudios, comunicados de prensa y registros similares. La información suele estar organizada por tema.
Retención: Conservar permanentemente (2007-0014/001)
Registros de Tiempo de Empleados (BOCC-006): Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia tomadas por los empleados. La información suele incluir el nombre y número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y número de horas de licencia tomadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados.
Retención: Conservar por 4 años. (OAR 166-150-0155 (3))
Registros de Caja Chica (BOCC-003): Documentos que autentican las compras de caja chica y solicitan su reembolso. Los registros incluyen recibos, extractos de transacciones, formularios de caja chica y memorandos de solicitud de pago.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (20))
Registros de Compras (BOCC-004): Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios. Gran parte de esta información se mantendrá exclusivamente en formato electrónico en el sistema SAP. Incluye cotizaciones, requisiciones, órdenes de compra, órdenes de compra limitadas y registros relacionados.
Retención: 3 años. (MOAR 166-150-0110 (21))
Correspondencia del Personal: Registros que: 1. documentan comunicaciones creadas o recibidas por una agencia, 2. se relacionan directamente con un programa o administración de la agencia, y 3. no se especifican de otra manera en el Programa de Retención del Condado de Multnomah. Los registros pueden incluir, entre otros, cartas, memorandos, notas y mensajes electrónicos que comunican aprobaciones formales, instrucciones de acción e información sobre contratos, compras, subvenciones, personal y proyectos o programas específicos.
Conservación: Archivar con el programa asociado o los registros administrativos (por ejemplo, los registros que reflejan decisiones políticas deben incluirse con los registros del Comisionado). Las comunicaciones que no cumplan con los criterios anteriores no necesitan archivarse y pueden conservarse según sea necesario. (MOAR 166-150-0005 (10))