Informe emitido en mayo de 2025
Resumen ejecutivo
Como resultado de un informe a la Línea Directa de Buen Gobierno, revisamos los reclutamientos de ejecutivos que ocurrieron entre el 1 de julio de 2020 y el 17 de octubre de 2024.
Comprobamos el despilfarro. El condado pagó más de $78,000 de más por los servicios. Estos sobrepagos se debieron a dos razones principales:
- El condado permitió que un contratista cobrara una tarifa más alta que la prevista en los términos de pago del contrato.
- El condado no concilió adecuadamente las facturas presentadas con los términos del contrato.
El condado tiene la responsabilidad de ser eficiente con el dinero de los contribuyentes. Las actuales reducciones del fondo general del condado hacen que esto sea aún más importante. Para evitar futuros casos similares de despilfarro, recomendamos que el condado refuerce los requisitos de contratación y aprobación de facturas para garantizar que las facturas recibidas cumplan con las condiciones financieras aplicables en los contratos.
Descubrimos que numerosos contratos con tarifas del condado carecían de cláusulas financieras, lo que puede generar confusión en cuanto al acuerdo de pago previsto. En el caso de un contratista, se omitieron cláusulas que habrían reducido los costos para el condado.
Además, descubrimos que el condado llegó a un acuerdo con un contratista fuera del proceso de adquisiciones típico del condado.
Investigación
Alegación
Nuestra investigación surgió a raíz de una denuncia recibida en la Línea Directa de Buen Gobierno. La denuncia era que el condado había adjudicado un contrato indebidamente, ya que el contratista en cuestión no era un proveedor cualificado, según lo exigen la ley de Oregón y la política del Condado de Multnomah. No fundamentamos la denuncia. Sin embargo, durante la investigación, revisamos facturas que indicaban que los contratistas de contratación ejecutiva podrían haber facturado de más al condado.
Alcance
Analizamos 40 contrataciones de ejecutivos o personal del condado realizadas entre el 1 de julio de 2020 y el 17 de octubre de 2024. Durante este análisis, revisamos 24 contratos del condado relacionados con servicios de contratación de ejecutivos o personal. El gasto total de las 40 contrataciones fue de aproximadamente $1.6 millones.
Fondo
El condado a veces recurre a empresas de reclutamiento externas para contratar personal para puestos de alto nivel. La administración del condado nos indicó que las empresas de reclutamiento ejecutivo tienen la ventaja estratégica de poder recurrir a amplias redes de profesionales ejecutivos y suelen tener mayor alcance geográfico que los reclutadores del condado.
Análisis
El condado pagó en exceso por los servicios más de $78,000:
- El condado pagó más de $44,000 de más por los servicios porque le dijo a un contratista que podía cobrar una tarifa más alta que la acordada en el contrato. Una vez que los contratos se elaboran a partir de un proceso de contratación, sus términos deben cumplirse a menos que se modifiquen. Esto contribuye a garantizar una competencia abierta e imparcial en la contratación pública, así como la eficiencia.
- El condado no pudo detectar casi $34,000 en errores de facturación al no conciliar las facturas con los términos del contrato.
Casi la mitad de los contratos que revisamos omitieron términos financieros completos, y los contratos con un contratista omitieron propuestas de costos que podrían haberle ahorrado dinero al condado.
- A pesar de que los contratos suelen someterse a numerosas rondas de revisión, descubrimos que 11 de los 24 contratos de reclutamiento de ejecutivos o de personal que revisamos no incluían cláusulas financieras. Sin cláusulas financieras, no se sabe con certeza cuánto debería pagar el condado al contratista por los bienes o servicios.
- Con un contratista, el condado no incluyó una cláusula que, en algunos casos, habría abaratado las contrataciones. Durante el proceso de contratación, el contratista propuso un máximo de $49,500 en sus honorarios para la contratación de ejecutivos. Este máximo no se incorporó en ninguno de los dos contratos finales con el contratista. Tras consultar con la gerencia sobre la omisión del máximo en los contratos, el contrato actual con el contratista se modificó para incluir el límite a partir del 1 de enero de 2025.
El condado llegó a un acuerdo con un contratista, fuera del proceso de adquisición típico del condado.
- Para un reclutamiento ejecutivo, un departamento del condado llegó a un acuerdo con un contratista para pagar una tarifa equivalente al 30% del salario inicial de la persona contratada.
- El condado tenía un contrato vigente con el contratista, pero se refería a un ámbito de trabajo diferente: contratación de personal de TI en lugar de contratación de ejecutivos. Y los términos de ese contrato preveían una tasa del 18%, no del 30%.
- Debido a las diferencias en el alcance del trabajo y la tarifa, el contrato vigente del condado no era compatible con el acuerdo al que el departamento del condado llegó por separado. El departamento debería haber solicitado la autorización de contratación correspondiente o haber utilizado un contrato diferente. Es posible que otros contratistas hayan quedado excluidos de esta oportunidad debido a que se eludieron las normas de contratación.
Conclusión
Fundamentamos una denuncia de despilfarro. El condado pagó más de $78,000 en exceso debido a desviaciones en los términos del contrato y a la falta de identificación de sobrefacturación. También identificamos términos contractuales incompletos o faltantes, así como el incumplimiento de los procesos de contratación prescritos por el condado.
Recomendaciones
- El condado debe reforzar las políticas y normas de contratación y aprobación de facturas, incluyendo la segregación de funciones. Antes de realizar el pago, los empleados responsables de la aprobación deben asegurarse de que las facturas recibidas cumplan con las condiciones financieras de los contratos y órdenes de compra aplicables.
- El condado debe asegurarse de que el proceso de aprobación de los contratos incluya la verificación de que se incluyan todos los términos financieros aplicables y que los términos incluyan cualquier propuesta de contratista que minimice los gastos para el condado.
- El condado debe reforzar las políticas y normas de contratación. Los contratos deben basarse en una autoridad de contratación válida y ajustarse a las condiciones negociadas.
Acerca de las investigaciones de la línea directa
La Línea Directa de Buen Gobierno es un servicio de la Oficina del Auditor del Condado de Multnomah. Puede denunciar sospechas de fraude, despilfarro, malversación de recursos del condado o abuso de autoridad en el gobierno del condado llamando al 1-888-289-6839 o en línea .
Una investigación de la línea directa no es una auditoría. Seguimos procedimientos detallados al investigar las denuncias de la línea directa, que incluyen una revisión preliminar de la denuncia y una investigación cuando dicha revisión preliminar lo indica necesario.
Cumplimos con todos los requisitos del Estatuto Revisado de Oregón 297.765, Políticas y Procedimientos para las Líneas Directas de Residuos de los Gobiernos Locales. Nuestro cumplimiento con el ORS 297.765 nos obliga a determinar por escrito si se están llevando a cabo actividades que constituyan desperdicio, ineficiencia o abuso. El estatuto nos permite incluir otra información pertinente en nuestra determinación. Cuando determinamos que se ha producido desperdicio, ineficiencia o abuso, estamos obligados a presentar nuestras conclusiones a la Junta de Comisionados del Condado.