¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos a nivel de condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su calendario de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series podrían tener nuevos periodos de retención.
Título de la serie (Número de serie de la agencia)
Descripción. (Citas legales)
Retención
Informes de actividad, generales (F01-001)
Informes diarios, semanales, mensuales o similares, distintos de los informes anuales, que documentan las actividades de los empleados. Útiles para la elaboración de informes anuales, la planificación y el presupuesto, el seguimiento del progreso del trabajo y otros fines. Generalmente, registran el tipo de actividad, los empleados y/o voluntarios involucrados, el tiempo dedicado a la actividad, el trabajo realizado e información relacionada, ya sea en formato narrativo o estadístico. (OAR 166-150-0005(1)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
F01-001(a) Informes anuales e informes mensuales para los años en los que no existe un informe anual: Conservar permanentemente; transferir a los Archivos cuando queden inactivos o después de 10 años, lo que ocurra primero.
F01-001(b) Todos los demás informes: Conservar durante 2 años.
Informes de auditoría anuales (F01-002)
Registros que documentan las auditorías anuales de la situación financiera de la agencia, realizadas por auditores externos de conformidad con los requisitos legales descritos en ORS 297.405 a 297.555. Los temas incluyen principios y métodos contables, la exactitud y legalidad de las transacciones, cuentas, etc., y el cumplimiento de los requisitos, órdenes y reglamentos de otros organismos públicos relacionados con la situación financiera o el funcionamiento de la agencia. La información incluye el resumen del contador, estados financieros consolidados, anexos, detalles del balance general, comentarios, recomendaciones y datos relacionados. (OAR 166-150-0110(7)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
Conservar de forma permanente; transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.
Registros de preparación del presupuesto (F01-003)
Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto departamental presentadas al órgano rector correspondiente. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de cálculo, encuestas, informes de asignación de fondos, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares. (OAR 166-150-0110(11))
Retención:
Retener 2 años.
Calendarios y registros de programación (F01-004)
Registros que documentan y facilitan la planificación rutinaria, la programación y acciones similares relacionadas con reuniones, citas, viajes, visitas y otras actividades. Incluye calendarios, agendas, notas, mensajes telefónicos, diarios y registros similares. (NOTA: Los registros de los funcionarios designados para el proyecto final se gestionan a través del Programa Capstone del Condado de Multnomah). (OAR 166-150-0005(39))
Retención:
Conservar durante 1 año.
Documentación del programa del sistema informático (F01-005)
Registros que proporcionan documentación para sistemas y redes de procesamiento electrónico de datos. Incluye instrucciones de funcionamiento del software, listados de códigos y programas informáticos, diseños de registros, diagramas de flujo, listados de líneas, informes de variaciones, muestras de salida, especificaciones de diseño de programas, lenguaje de programación, registros de consola, declaraciones de formato, informes de usuario, copias de seguridad de programas, correspondencia relevante y registros e información similares. (OAR 166-150-0125(4))
Retención:
F01-005(a) Planes de migración: Consérvelos hasta que sean reemplazados u obsoletos.
F01-005(b) Metadatos y registros operativos generados rutinariamente por el sistema: Conservar hasta que ya no sean necesarios.
F01-005(c) Todos los demás registros: Conservar durante 1 año después de que el sistema haya sido reemplazado u obsoleto.
Formularios de registro de desarrollo (F01-011)
Registros que documentan el desarrollo o la revisión de formularios y documentos preimpresos por o para la agencia. Útiles para desarrollar y preparar nuevas versiones de formularios. Incluyen formularios de muestra, revisiones, registros o listados de formularios, propuestas, autorizaciones, ilustraciones y registros relacionados importantes. (OAR 166-150-0005(12))
Retención:
Conservar hasta que sea reemplazado u obsoleto.
Registros de seguimiento legislativo (F01-012)
Serie utilizada para monitorear la legislación que pueda afectar las operaciones o políticas actuales de una agencia. Los registros incluyen declaraciones conceptuales, propuestas, registros de proyectos de ley, documentos de análisis de impacto fiscal/organizacional, copias de proyectos de ley, resúmenes de testimonios, informes de comités, agendas y correspondencia. (OAR 166-150-0005(14))
Retención:
Retener 4 años.
(NOTA: Aumento reciente en los últimos 2 años)
Listas de correo (F01-013)
Listas recopiladas para facilitar la facturación, la divulgación comunitaria y otras funciones de la agencia. La información generalmente incluye el nombre de la persona o grupo, la dirección, el nombre y cargo de la persona de contacto, el número de teléfono, comentarios y datos similares. (OAR 166-150-0005(16))
Retención:
Conservar hasta que sea reemplazado u obsoleto.
Registros de reuniones, personal (F01-014)
Registros que documentan reuniones dentro del gobierno que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones rutinarias del personal tratan sobre tareas y acciones dentro de las políticas y procedimientos existentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y documentos relacionados. Algunos registros pueden merecer ser incluidos en otras series de registros con períodos de retención más largos si el tema aporta información significativa a dicha serie (OAR 166-150-0005(18)).
Retención:
Consérvelo hasta que ya no sea necesario.
(NOTA: Disminución reciente en los últimos 2 años)
Registros Organizacionales (F01-015)
Registros que documentan la organización y la estructura administrativa de la agencia. Incluyen organigramas, declaraciones, estudios y registros similares. También pueden incluir estudios para determinar la conveniencia y viabilidad de los planes de reorganización, así como otros estudios importantes relacionados con la jerarquía administrativa. (OAR 166-150-0005(21))
Retención:
Conservar durante 2 años después de que sea reemplazado u obsoleto.
Registros de planificación (F01-016)
Esta serie documenta los planes a largo plazo y el desarrollo de la declaración de misión y los objetivos de trabajo de una agencia. Los registros incluyen planes estratégicos, declaraciones de misión, borradores preliminares, notas de trabajo y correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0005(45))
Retención:
Conservar durante 10 años.
(NOTA: Disminución reciente en comparación con los últimos 20 años).
Declaraciones de política y directivas (F01-017)
La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos de una agencia. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas de política finales. La información suele incluir números de política y procedimiento, fechas de revisión, identificación del tema, descripción narrativa, información de autorización y fecha de entrada en vigor. (OAR 166-150-0005(31)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
Conservar de forma permanente; transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.
(NOTA: Aumento reciente a partir de los 20 años posteriores a su sustitución)
Comunicados de prensa (F01-018)
Comunicados, anuncios, transcripciones de conferencias de prensa y otros documentos similares emitidos a los medios de comunicación. Los temas incluyen la adopción de nuevos programas, la cancelación de programas antiguos, cambios de política, cambios en la situación de funcionarios electos o personal administrativo de alto nivel, entre otros. También pueden incluir comunicados de prensa que anuncien eventos o acciones rutinarias realizadas dentro del marco de las políticas vigentes. (OAR 166-150-0005(26))
Retención:
Retener 2 años.
Registros de avisos públicos (F01-019)
Registros que documentan el cumplimiento de las leyes que exigen la notificación pública de las actividades gubernamentales. Los temas incluyen evaluaciones, elecciones, cambios en el uso del suelo, reuniones y audiencias públicas, venta de propiedades, entre otros. Los registros incluyen avisos públicos o legales, certificados, declaraciones juradas de publicación y documentos similares. (OAR 166-150-0005(30))
Retención:
Retener 4 años.
(NOTA: Aumento reciente en los últimos 3 años)
Encuestas, sondeos y cuestionarios (F01-020)
Registros que documentan la medición de la opinión de los clientes por parte de la agencia o para ella, en relación con diversos temas, acciones e inquietudes. Pueden incluir encuestas, sondeos, cuestionarios, resúmenes, extractos y registros relevantes. Ejemplos de resúmenes incluyen estudios que incorporan los resultados significativos de encuestas de opinión de clientes, extractos de cuestionarios diseñados para determinar las habilidades e intereses de los ciudadanos que se ofrecen como voluntarios para el servicio de la agencia, y otros registros que sintetizan los datos de las encuestas. (OAR 166-150-0005(46))
Retención:
F01-020(a) Informes y resúmenes: Conservar durante 3 años.
F01-020(b) Todos los demás registros: Consérvelos hasta que se complete el informe resumido o durante 3 años, lo que ocurra primero.
(NOTA: División reciente en dos partes.)
Registros de viaje (empleado) (F01-021)
Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de los empleados. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también se aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados. (OAR 166-150-0110(26))
Retención:
Retener 3 años.
Órdenes de trabajo (F01-022)
Registros que documentan las solicitudes y autorizaciones, de acuerdo con los contratos, acuerdos o procedimientos vigentes, para los servicios necesarios. Pueden incluir órdenes de trabajo de centros de copiado, órdenes de impresión, solicitudes de servicio telefónico e instalación, autorizaciones de reparación y registros similares. (OAR 166-150-0005(50))
Retención:
Conservar durante 1 año.
(NOTA: Disminución reciente en los últimos 3 años).