¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.
Título de la serie (Número de serie de la agencia)
Descripción. (Citas legales)
Retención
Registros de cuentas por pagar (DART4-011)
Registros que documentan el pago de las facturas de la división. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o órdenes canceladas y registros similares. (OAR 166-150-0110(1))
Retención:
Conservar durante 3 años después de que se haya completado el informe de auditoría anual.
Registros de preparación y seguimiento del presupuesto (DART4-002)
Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto de la división presentadas a la oficina de presupuesto del departamento. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de cálculo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera, documentos de control de puestos y registros similares. La mayor parte de esta información se conserva electrónicamente. (OAR 166-150-0110(11))
Retención:
Retener 2 años.
Contratos (DART4-005)
Documenta los acuerdos contractuales debidamente ejecutados y vinculantes entre la división y otras partes. Puede incluir contratos, anexos, documentos de licitación, órdenes de cambio, propuestas y correspondencia relevante. La información en los contratos generalmente incluye el número de contrato, el certificado de seguro requerido, las fechas, los términos, las partes involucradas, el período cubierto y las firmas. (OAR 166-150-0005(7))
Retención:
DART4-005(a) Registros que documentan la construcción, alteraciones o reparación de edificios: Conservar durante 10 años después de la finalización sustancial [según lo define ORS 12.135].
DART4-005(b) Todos los demás registros: Conservar durante 6 años después de su vencimiento.
(NOTA: División reciente en dos partes)
Registros de preparación de subvenciones para la cuenta de financiación de la función de evaluación del condado (CAFFA) (DART4-003)
Documenta la preparación de la solicitud de subvención para el impuesto predial del condado de Multnomah ante el Departamento de Ingresos de Oregón. La solicitud se prepara y se envía a la Comisión del Condado para su aprobación y posterior envío al Departamento de Ingresos de Oregón. Los registros incluyen una copia de la solicitud, la lista de verificación de la subvención, la carta de envío, la carta de aprobación, la hoja de cálculo de asignación de la subvención y la documentación relacionada. (OAR 166-150-0015(20))
Retención:
Retener 6 años.
(NOTA: Disminución reciente en los últimos 7 años)
Registros de seguridad de la división (DART4-024)
Esta serie documenta la seguridad proporcionada a los edificios y activos de la división. Los registros incluyen grabaciones de vigilancia, registros de seguridad, hojas de control de acceso, informes de seguridad, listas de tarjetas de acceso, combinaciones de cajones de efectivo y cajas fuertes, listas de contactos y registros relacionados. (OAR 166-150-0005(40))
Retención:
DART4-024(a) Registros de acceso y entrada: Conservar durante 3 años.
DART4-024(b) Otros registros de llaves y tarjetas de acceso: Conservar durante 2 años después de que se devuelva la llave.
DART4-024(c) Registros que documentan los derechos de acceso de los empleados individuales: Conservar durante 6 meses después de la separación del empleado o del cambio de estado de acceso.
DART4-024(d) Todos los demás registros: Conservar durante 2 años.
(NOTA: División reciente en cuatro partes)
Registros de asistencia de empleados (DART4-018)
Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia disfrutadas por los empleados de la agencia. Incluye hojas de registro de horas y autorizaciones de licencia. La información generalmente incluye el nombre y el número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y la cantidad de horas de licencia disfrutadas, el total de horas, las fechas y datos relacionados. (OAR 166-150-0155(2))
Retención:
Retener 4 años.
Plan de Capacitación y Empleo para Empleados (DART4-013)
Documenta las oportunidades de capacitación ofrecidas a los empleados de la división y las fechas y horas programadas para su asistencia. Los gerentes lo utilizan para comparar las solicitudes de capacitación con el puesto y el plan de capacitación del empleado. El plan muestra las clases ofrecidas, su descripción, fechas y horarios, y los instructores. También incluye información sobre recursos de capacitación, descripciones de puestos, visión y otros datos relevantes sobre capacitación. (OAR 166-150-0005(6))
Retención :
DART4-013(a) Registros de inscripción y asistencia a clases: Conservar durante 2 años.
DART4-013(b) Todos los demás registros: Conservar durante 5 años.
(NOTA: División reciente en dos partes)
Registros de gastos de viaje y capacitación de empleados (DART4-023)
Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los gastos de los empleados. Incluye informes y recibos de gastos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también se aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados. (OAR 166-150-0110(26))
Retención:
Retener 3 años.
Registros de subvenciones (DART4-030)
Los registros documentan la solicitud y administración de subvenciones en las que la división es la beneficiaria o administradora. Los registros pueden incluir, entre otros, solicitudes que comprenden propuestas de proyectos, resúmenes, objetivos, actividades, presupuestos, anexos y notificaciones de adjudicación; registros de evaluación de subvenciones y recomendaciones relativas a las solicitudes de subvención; registros de administración de subvenciones que comprenden informes de progreso, presupuestos, objetivos de proyectos, propuestas y resúmenes; registros que documentan la asignación de fondos; contratos; registros de seguimiento de planes de proyectos y medición de logros; inventarios de equipos; informes financieros, registros contables, informes de auditoría, informes de gastos y correspondencia y documentación relacionada . (OAR 166-150-0110(20)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
DART4-030(a) Informes finales y registros de revisión del comité de subvenciones importantes al condado: Conservar permanentemente; transferir a los Archivos cuando queden inactivos o después de 10 años, lo que ocurra primero.
DART4-030(b) Otros registros de subvenciones: Conservar durante 10 años después de que se haya presentado y aprobado el informe de gastos anual o final, o según lo especificado en el acuerdo, lo que sea más largo .
DART4-030(c) Solicitudes de subvención no exitosas: Conservar durante 1 año después del rechazo o retiro.
Registros de capacitación individual de empleados (DART4-016)
Documenta todos los registros de capacitación y certificación de los empleados de la división. Incluye la capacitación en habilidades laborales y las certificaciones requeridas para ocupar diversos puestos. Los registros incluyen solicitudes de capacitación, descripciones de los cursos, comprobantes de asistencia y finalización, copias de los certificados otorgados, horas de clase, correspondencia y otros registros similares. Parte de la información se almacena en el sistema SAP. (OAR 166-150-0160(12))
Retención:
DART4-016(a) Agentes del orden público o agentes de reserva, según lo define ORS 181A: Conservan 10 años después de la separación.
DART4-016(b) Todos los demás registros: Conservar durante 6 años después de la separación.
(NOTA: División reciente en dos partes)
Comprobantes de diario (DART4-010)
Se utiliza para corregir errores de codificación en los comprobantes de pago. Muestra la fecha, la información de codificación de la cuenta original, la información de codificación de la cuenta correcta y observaciones. La mayor parte de la información se almacena en el sistema SAP. (OAR 166-150-0110(25)(c))
Retención:
Retener 3 años.
Registros Organizacionales (DART4-029)
Registros que documentan la organización y la estructura administrativa de la división. Incluyen organigramas, estados financieros, estudios y registros similares. También pueden incluir estudios para determinar la conveniencia y viabilidad de los planes de reorganización, así como otros estudios importantes relacionados con la jerarquía administrativa. (OAR 166-150-0005(21))
Retención:
Conservar durante 2 años después de su sustitución.
Informes de nómina (DART4-019)
Informes, estudios estadísticos y otros registros diseñados y utilizados para la elaboración de presupuestos, proyecciones, gestión de la carga de trabajo y del personal, investigación y consulta general. Los informes incluyen el historial de nóminas de los empleados, la lista de empleados de TAG, el informe de bajas por enfermedad y vacaciones, y otros informes relacionados. Estos informes se almacenan en el sistema SAP y existen registros duplicados en otras dependencias del condado. (OAR 166-150-0155(7))
Retención:
Retener 3 años.
Informes de incidentes y accidentes de personal (DART4-025)
Serie utilizada para reportar accidentes laborales a los supervisores del programa. Los registros pueden incluir informes de accidentes SAIF, informes de accidentes, informes e investigaciones de lesiones laborales y formularios de identificación y evaluación física del empleado. (OAR 166-150-0200(14))
Retención:
Conservar durante 10 años después del cierre del caso.
Declaraciones de políticas y procedimientos (DART4-027)
La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos de la división. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas de política finales. La información suele incluir números de política y procedimiento, fechas de revisión, identificación del tema, descripción narrativa, información de autorización y fecha de entrada en vigor. (OAR 166-150-0005(31)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
Conservar permanentemente: transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.
(NOTA: Aumento a partir de los 20 años posteriores a su sustitución)
Registros de membresía profesional (DART4-026)
Registros que documentan las membresías y actividades individuales en organizaciones profesionales, pagadas por instituciones o agencias. (OAR 166-150-0160(12))
Retención:
DART4-016(a) Agentes del orden público o agentes de reserva, según lo define ORS 181A: Conservan 10 años después de la separación.
DART4-016(b) Todos los demás registros: Conservar durante 6 años después de la separación.
(NOTA: División reciente en dos partes)
Registros del proyecto (DART4-028)
Registros que documentan diversos proyectos a corto y largo plazo cuya responsabilidad principal recae en la división. Los registros varían según el proyecto, pero generalmente incluyen documentos e informes de investigación, resoluciones, informes del proyecto, material de antecedentes, planes y objetivos del proyecto, correspondencia y material similar. (OAR 166-150-0120(1)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
DART4-028(a) Proyectos significativos: Conservar permanentemente: transferir a los archivos cuando queden inactivos o después de 10 años, lo que ocurra primero.
DART4-028(b) Otros proyectos: Conservar durante 10 años.
Registros de compras (DART4-012)
Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte de la división. Incluye órdenes y solicitudes de compra, autorizaciones de compra, requisiciones, órdenes de liberación de contratos, especificaciones de materiales y costos, órdenes de almacén central o de impresión, órdenes de servicio telefónico, copias de ofertas y cotizaciones relacionadas con las compras y registros similares. (OAR 166-150-0110(23))
Retención:
Retener 3 años.
Informes de ingresos y gastos (DART4-001)
Registros que documentan los detalles de las transacciones financieras de la división. Los informes pueden incluir detalles de ingresos, gastos, compromisos, recibos de efectivo, órdenes de pago y otros. La información suele incluir fecha, beneficiario, propósito, fondo acreditado o debitado, número de cheque y datos similares o relacionados. La información se mantiene en el sistema SAP. (OAR 166-150-0110(25)(c))
Retención:
Retener 3 años.
Registros de reuniones de personal (DART4-014)
Registros que documentan reuniones internas del gobierno que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones rutinarias del personal tratan sobre tareas y acciones dentro del marco de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y otros documentos relacionados. (OAR 166-150-0005(18))
Retención:
Hasta que ya no sea necesario.
(NOTA: Disminución reciente en los últimos 2 años)
Registros de planificación estratégica (DART4-004)
Esta serie documenta los procesos de planificación estratégica y a largo plazo dentro de la división y el departamento. Los registros incluyen planes estratégicos, declaraciones de misión, borradores preliminares, notas de trabajo, actas de reuniones y correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0005(45))
Retención:
Conservar durante 10 años.
(NOTA: Disminución reciente en comparación con los últimos 20 años).
Registros del Comité de Seguridad en el Lugar de Trabajo (DART4-020)
La serie documenta las acciones del comité que supervisa o asesora a la división en relación con cuestiones de seguridad. Los registros pueden incluir actas, agendas, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones de audio, correspondencia y documentos relacionados. Los temas incluyen riesgos para los empleados y el público en general, diseño de la construcción, preocupaciones sobre seguridad en reparaciones, sugerencias, quejas, normas y reglamentos estatales y federales, entre otros. (OAR 166-150-0200(18)
Retención:
Actas DART4-020(a): Conservar durante 10 años.
DART4-020(b) Otros registros: Conservar durante 5 años.