¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.
Título de la serie (Número de serie de la agencia)
Descripción. (Citas legales)
Retención
Expedientes de apelación (DART14-008)
Registros que documentan el desacuerdo del propietario con el valor catastral de una propiedad y las apelaciones subsiguientes. Incluye apelaciones ante la Junta de Apelaciones de Impuestos sobre la Propiedad, el Departamento de Ingresos, el tribunal fiscal, el juzgado de paz y el tribunal de menor cuantía. Los registros incluyen opiniones y órdenes, registro de acciones/contactos, avisos de audiencia, peticiones de apelación, correspondencia y documentación de respaldo. (OAR 166-150-0015(5))
Retención:
Retener 6 años.
Registros de tasación (DART14-001)
Registro de tasaciones de terrenos y edificios, incluyendo todos los elementos utilizados para determinar el valor de la propiedad. Incluye tasaciones de propiedades residenciales/comerciales e industriales. Puede incluir el número de identificación de la propiedad y la descripción legal, el nombre y la dirección del propietario, fichas de diagramas, registro de actividad de tasación, valor actual, observaciones, historial de ventas y permisos de construcción, historial de valores catastrales, notas esquemáticas, historial de apelaciones, detalles de construcción, valoración de mejoras, valoración del terreno y valoración de usos especiales. También puede incluir registros que documenten la valoración por año. Los registros de tasación generalmente se mantienen en el sistema de evaluación y tributación con la documentación electrónica y en papel de respaldo. (OAR 166-150-0015(3))
Retención:
Retener 12 años.
Archivos de contaminación (DART14-005)
Documenta el historial de propiedades cuya valoración se ve afectada por algún tipo de contaminación y su posterior limpieza. La información se utiliza para determinar el costo de la limpieza y el plazo durante el cual debe compensarse con el valor de la propiedad. Los registros incluyen informes ambientales, hojas de cálculo de costos, informes de valoración de la propiedad, correspondencia y otros documentos relacionados. (No programado)
Retención:
Conservar durante 6 años después de finalizada la limpieza.
Hojas de trabajo para la valoración de bienes personales (DART14-010)
Se utiliza para verificar propiedades e ingresar datos en el sistema de tasación. Los registros incluyen hojas de cálculo de tasación, hojas de cálculo comparativas, registros de valoración de propiedades y registros similares. La información incluye la cuenta de la propiedad, la ubicación y cualquier cambio necesario en el valor de tasación. (No programado)
Retención:
Consérvelo hasta que se ingrese en el sistema.
Devolución de bienes personales (DART14-002)
Documenta el valor de toda la maquinaria y equipo comercial dentro del condado para determinar la valoración de los bienes muebles a efectos fiscales. Puede incluir el nombre del contribuyente/empresa, la dirección, la ubicación, las firmas y el precio y la fecha de compra de la maquinaria comercial. Actualmente incluye una declaración en papel y diversa documentación de respaldo digital. (OAR 166-150-0015(16))
Retención:
Retener 6 años.
Tarjetas de tasación de propiedades (DART14-006)
Registro de tasaciones de terrenos y edificios que incluye todos los elementos utilizados para determinar el valor de una propiedad. Los tipos de propiedad incluyen industriales, comerciales, vallas publicitarias, ingresos comerciales (información confidencial mantenida en una ficha separada de la ficha de propiedad comercial) y otros. Las fichas muestran el número de cuenta, la ubicación y descripción legal de la propiedad, el nombre y la dirección del propietario, información de zonificación, códigos de ratio y gravamen, historial de tasación y valor, mapas y planos de la propiedad e información relacionada. (OAR 166-150-0015(3))
Retención:
Retener 12 años.
Mapas de referencia (DART14-009)
Mapas que documentan diversas características topográficas y políticas para su uso en la elaboración de mapas de recaudación de impuestos. Incluye mapas ferroviarios, mapas de carreteras estatales, otros mapas de carreteras, el levantamiento topográfico de la Oficina General de Tierras (1851), mapas de Metskers, el mapa de la ciudad de Portland de Lewis y Dryden (1891), el mapa de límites y anexión de la ciudad de Portland (1922), mapas topográficos de la ciudad de Portland (1991), mapas de subdivisiones no registradas y mapas relacionados. (OAR 166-150-0015(7))
Retención:
DART14-009(a) Mapas históricos: Conservar permanentemente; transferir a los Archivos cuando queden inactivos o después de 10 años, lo que ocurra primero.
DART14-009(b) Mapas de rutina: Conservar hasta que sean reemplazados u obsoletos.
(NOTA: Recientemente dividido en dos partes.)
Hojas de trabajo para tasación de propiedades residenciales, comerciales e industriales (DART14-007)
Se utiliza para realizar inspecciones de propiedades, ingresar datos en el sistema de tasación y verificar la información en las fichas de tasación. Los registros incluyen hojas de cálculo de tasación, hojas de cálculo de comparación de alquileres, registros de valoración de apartamentos y registros similares. La información incluye la cuenta de la propiedad, la ubicación y cualquier cambio necesario en el valor de tasación. Las hojas de cálculo industriales se mantienen por número de sitio. Las hojas de cálculo residenciales y comerciales se mantienen por número de lote catastral.
Retención:
Conservar durante 2 años después de su ingreso en el sistema. (No programado)
Registros de ventas (DART14-003)
Documenta la información relativa a la venta de una propiedad. Esta información se ingresa en el sistema de tasación fiscal y se utiliza para determinar el valor de la propiedad. Los registros incluyen la ficha descriptiva, el registro de venta, el historial fiscal, copias de los documentos de transferencia de propiedad (escrituras, hipotecas, etc.) y la documentación de respaldo. La información incluye la clasificación, la ubicación y la descripción legal de la propiedad, los números de cuenta, la fecha de venta, la información de registro, los términos, el precio de venta, las partes involucradas y la información relacionada. (OAR 166-150-0015(18))
Retención:
Retener 12 años.
Registros de Exención de Impuestos (DART14-004)
Se utiliza para ingresar información sobre cambios en la propiedad que afectan su valoración en el sistema informático y para notificar a los propietarios que tienen veinte días para apelar el cambio en la valoración y el impuesto adeudado. Los cambios incluyen remodelaciones, ampliaciones significativas, la incorporación o eliminación de propiedades nuevas, errores administrativos y otros. Incluye correspondencia, cartas de notificación de 20 días, hojas de cálculo que muestran los cálculos de los cambios y registros relacionados. (OAR 166-150-0015(1))
Retención:
Conservar durante 3 años después de su inclusión en el registro fiscal.