¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.
Título de la serie (Número de serie de la agencia)
Descripción. (Citas legales)
Retención
Libro de récords (DART6-001)
La serie documenta la presentación de transacciones, autorizadas por ley, ante el secretario o registrador del condado con el fin de que la transacción se convierta en un registro público. La información incluye las fechas de presentación, el tipo y la descripción de las transacciones, los números de registro, los nombres de las partes involucradas y los montos cobrados o evaluados. Las transacciones incluyen registros que anteriormente se mantenían por separado, tales como hipotecas; escrituras; registros de servicio militar; gravámenes federales, de mecánicos y de mejora de carreteras; reclamaciones mineras; cancelaciones; cesiones de sentencias; autorizaciones ministeriales; y declaraciones juradas de publicación. Desde 1964, las escrituras, hipotecas, derechos de agua, reclamaciones mineras, bajas militares y registros diversos se han registrado en el Libro de Registros. (OAR 166-150-0040(19)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
Conservar de forma permanente; transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.
Registros varios (DART6-004)
Registros de documentos de diversos instrumentos no autorizados por ley. Pueden incluir registros de documentos autorizados por ley, pero que documentan eventos ocurridos fuera del condado. Ejemplos de registros archivados en esta serie pueden incluir contratos de arras no notariados, documentos personales, instrumentos legales y otros escritos diversos. (OAR 166-150-0040(12)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
DART6-004(a) Registros creados antes de 1965: Conservar permanentemente - transferir a los Archivos cuando se vuelvan inactivos o después de 10 años, lo que ocurra primero;
DART6-004(b) Otros registros: Conservar durante 10 años.
Índices de grabaciones (DART6-002)
Requisito legal para crear un índice directo e indirecto de los instrumentos registrados. Debe incluir la fecha y hora de recepción, el nombre del otorgante, el nombre del beneficiario, la naturaleza del instrumento, el volumen y la página donde se registró, la tarifa cobrada por el registro y una breve descripción del terreno. (OAR 166-150-0040(19)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Retención:
Conservar de forma permanente; transferir al archivo cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.
Depósitos del Tesoro (DART6-003)
Documenta la recaudación y el depósito de las tarifas recibidas por el registro y la copia de documentos. Los registros incluyen el aviso de depósito, la copia del comprobante de depósito, el informe de cuentas consolidadas, el informe diario de resumen de pagos y las cintas de registro diarias. La información incluye la fecha, el monto recibido en cada caja registradora y el desglose del tipo de tarifa recibida diariamente. (OAR 166-150-0040(7))
Retención:
Retener 3 años.
Instrumentos de Registros No Entregables (DART6-005)
Documentos registrados devueltos por imposibilidad de entrega. La razón principal de la no entrega es la información de destino incorrecta proporcionada por la persona que registra el documento. Algunos ejemplos incluyen una dirección errónea, información de reenvío incorrecta o que el documento no se haya recogido en la oficina según lo especificado previamente. (OAR 166-150-0040(22))
Retención:
Retener durante 1 año.