¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.
Título de la serie (Número de serie de la agencia)
Descripción. (Citas legales)
Retención
Registros de ajuste de cuentas (FIN1-008)
Registros que documentan ajustes a los movimientos de cuentas bancarias. Estos registros provienen de programas de contabilidad departamentales y pueden incluir cheques devueltos, conciliaciones de comprobantes, conciliaciones de depósitos y ajustes relacionados. Por lo general, los registros incluyen una copia del documento original, una copia de la pantalla de SAP que documenta el ajuste y la documentación de respaldo. (OAR 166-150-0110(9))
Retención:
Conservar durante 3 años después de la emisión del informe de auditoría anual.
Registros de análisis de cuentas (FIN1-015)
Registros que respaldan el análisis de las cuentas, obligaciones e inversiones del Tesoro. Estos registros incluyen informes, hojas de cálculo, bases de datos, correspondencia, material de referencia y documentación similar. (Sin fecha de publicación)
Retención:
Consérvelo durante 5 años o hasta que quede obsoleto.
Informes y estados de cuenta bancarios (FIN1-003)
Registros que documentan el estado actual y la actividad de las transacciones de los fondos del condado depositados en bancos. Pueden incluir estados de cuenta, resumen diario de depósitos y retiros, y registros relacionados. La información incluye números de banco y cuenta, fechas de transacción, saldo inicial, importe del cheque o depósito, números de documento, ajustes, descripción de la transacción, saldo final y datos relacionados. (OAR 166-150-0110(9))
Retención:
Conservar durante 3 años después de la emisión del informe de auditoría anual.
Registros de problemas de deuda (FIN1-001)
Documenta la deuda pública emitida por el condado. Los registros incluyen estados de cuenta oficiales de bonos, informes mensuales de intereses, estados de cuenta, registros de pagos de deuda y documentación relacionada. La información incluye la fecha de emisión de la deuda, el monto emitido, los montos y el calendario de pagos, los intereses cobrados y la fecha del último pago. (OAR 166-150-0110(10))
Retención:
Conservar durante 3 años después del último pago.
Registros de depósito (FIN1-006)
Registros que documentan el depósito de los ingresos en efectivo por parte de la unidad de tesorería. Antes de julio de 2000, estos registros también incluían los depósitos en efectivo de todos los programas del condado. Los registros incluyen el recibo bancario, una copia del comprobante de depósito, un informe SAP que muestra el número de documento, copias de cheques y otros instrumentos, y registros relacionados. (OAR 166-150-0110(9))
Retención:
FIN1-006(a) Registros con fecha del 1/7/2000: Conservar durante 5 años.
FIN1-006(b) Registros con fecha del 1/7/2000 y posteriores: Conservar durante 3 años después de la emisión del informe de auditoría.
Registros de cartera de inversiones (FIN1-002)
Documenta la actividad mensual de las inversiones, incluyendo compras, ventas, vencimientos e inversiones del gobierno estatal. Incluye el informe mensual de resumen de inversiones, que resume el estado de las inversiones por categoría; el informe de recapitulación, que resume el estado de las inversiones por banco; el informe de cartera, que proporciona información detallada sobre las categorías y partidas de inversión; los datos contables anuales; los documentos de cierre; y el informe de respaldo financiero. (OAR 166-150-0110(21))
Retención:
Conservar durante 3 años después de que finalice la inversión.
Informe Mensual de Asesoramiento en Inversiones (FIN1-016)
Documentos con información enviados a las personas interesadas por la tesorería del condado, según lo exige la política de inversión incluida en el Plan Financiero del Condado. El informe detalla la actividad de inversión del mes anterior e incluye una copia de la política de inversión del condado. (OAR 166-150-0110(8) y OAR 166-150-0110(17(b))
Retención:
Conservar durante 3 años después de la emisión del informe de auditoría anual.
Registros de impuestos sobre alquiler de vehículos motorizados y alojamiento temporal (FIN1-004)
Registros que documentan la recaudación y distribución de los impuestos sobre el alquiler de vehículos y el alojamiento temporal. Estos impuestos se recaudan únicamente en las áreas no incorporadas del condado de Multnomah; las ciudades incorporadas los recaudan por su cuenta. Los registros incluyen informes trimestrales de impuestos de las empresas (que muestran los ingresos, las deducciones, el impuesto a pagar y la fecha de pago), registros de pagos, historial de pagos, cálculos de intereses, correspondencia y otros documentos relacionados. (OAR 166-150-0015(25))
Retención:
Retener durante 7 años.
Registros de caja chica (FIN1-007)
Documentos que autentican las compras de caja chica realizadas por la unidad de Tesorería y solicitan el reembolso al departamento para el fondo de caja chica. Los registros incluyen recibos, estados de cuenta de transacciones, formulario de caja chica y memorando solicitando el pago. (OAR 166-150-0110(22))
Retención:
Retener 3 años.
Registros del Fondo de Jubilación (FIN1-013)
Registros que documentan el estado del Fondo del Sistema de Jubilación del Condado de Multnomah antes de su transferencia al Sistema de Jubilación de Empleados Públicos (PERS) en 1982. Los registros incluyen informes de compensación diferida, conciliaciones, registro de ingresos, cálculos de jubilación, informes del fondo y documentación relacionada tanto del fondo como de su transferencia al PERS. (OAR 166-150-0160(9))
Retención:
Conservar durante 75 años a partir de la fecha de contratación.
Registros fiduciarios del Tesoro (FIN1-005)
Registros que documentan el depósito e inversión del dinero de una persona, mantenido en fideicomiso por el condado en espera de la resolución de su reclamación. Los registros incluyen listados de cuentas, comprobantes, depósitos, listado de intereses generados, resolución de la reclamación y documentación relacionada. (OAR 166-150-0110(27))
Retención:
Conservar durante 3 años después del cierre de la cuenta fiduciaria.