¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.
Título de la serie (Número de serie de la agencia)
Descripción. (Citas legales)
Retención
Registros de pago a proveedores de beneficios (BW-001)
Documenta los pagos a proveedores de servicios por prestaciones médicas, dentales, de seguro de vida y de seguro por discapacidad. Incluye facturas resumidas de los servicios, comprobantes de pago y listado de las prestaciones para empleados. (OAR 166-150-0110(1))
Retención:
Conservar durante 3 años después de que se haya completado el informe de auditoría anual.
(NOTA: Cambios recientes en la política de retención).
Contratos y acuerdos de beneficios (BW-003)
Documenta contratos y enmiendas con aseguradoras de beneficios. Incluye acuerdos de servicio, contratos, enmiendas, pólizas de seguro asociadas, resúmenes de planes (SPD), comprobantes de cobertura (EOC) y documentos similares del plan. (OAR 166-150-0200(9))
Retención:
BW-003(a) Pólizas de seguro médico y de vida grupales: Conservar durante 75 años después de su vencimiento si no hay reclamaciones pendientes.
BW-003(b) Otros registros: Consérvelos durante 10 años después de su vencimiento si no hay reclamaciones pendientes.
Informes de nómina de beneficios (BW-002)
Documenta las deducciones realizadas para la cobertura de beneficios, los pagos de seguros médicos, dentales, de vida y de discapacidad realizados para el empleado en nombre del condado, y el número de personas cubiertas por los proveedores de servicios. Incluye el Informe de Beneficios Pagados por el Empleador y el Empleado, un informe mensual que indica los montos pagados por el condado para beneficios de seguros médicos, dentales, de vida y de discapacidad; y el Informe de Deducciones de Beneficios, un informe mensual acumulativo que indica las deducciones para seguros opcionales, cuentas de gastos flexibles, primas médicas/dentales pagadas por el empleado, pagos por exclusión voluntaria y valores tributarios para seguros de parejas de hecho/dependientes no elegibles para el IRS. (OAR 166-150-0110(17)(b) y OAR 166-150-0155(8)(b,a))
Retención:
BW-002(a) Informe de beneficios pagados por el empleador y el empleado: Conservar durante 15 años;
BW-002(b) Informe de deducción de beneficios de fin de año: Conservar 75 años.
BW-002(c)) Registros de deducciones. Conservar durante 5 años.
Registros del programa de licencia por catástrofe (BW-015)
Documenta la administración y el uso del programa de licencia por catástrofe. Incluye correspondencia, solicitudes de licencia, solicitudes de donaciones y registros relacionados. (OAR 166-150-0155(5))
Retención:
Retener 3 años.
(NOTA: Recientemente reducido de 4 años)
Registros COBRA (BW-004)
Documenta los pagos y la cobertura de beneficios para los empleados que optan por continuar con la cobertura después de la terminación de su contrato laboral, conforme a la Ley de Reconciliación Presupuestaria Ómnibus Consolidada de 1985 (Programa COBRA). Incluye la hoja de contabilidad de COBRA, comprobantes de pago, correspondencia sobre el estado de la cobertura, el formulario de elección del empleado completado para continuar con la cobertura y los formularios de inscripción médica y dental. (OAR 166-150-0200(9)(a))
Retención:
Seguro colectivo de salud, vida, propiedad y responsabilidad civil para empleados: Mantener la cobertura durante 75 años después de su vencimiento si no hay reclamaciones pendientes.
Registros de reclamaciones por fallecimiento (BW-005)
Documenta el pago de las prestaciones del seguro de vida a los beneficiarios tras el fallecimiento del empleado, su cónyuge, pareja de hecho o jubilado. Incluye formularios de reclamación, certificado de defunción u otra prueba de fallecimiento, formulario del beneficiario y registros de pago. (OAR 166-150-0200(8))
Retención:
Consérvese durante 5 años después de que se haya pagado o denegado la reclamación final.
Actas de la reunión de la Junta de Beneficios para Empleados (BW-009)
Documenta las actas oficiales de las sesiones ejecutivas, ordinarias, extraordinarias y de emergencia de la Junta de Beneficios para Empleados (EBB) y sus predecesoras. La EBB tenía como objetivo proporcionar un foro cooperativo entre la administración y los trabajadores para tomar decisiones sobre el diseño de programas y planes de beneficios para empleados. Originalmente se estableció como la Junta de Beneficios para Empleados del Condado de Multnomah (MCEBB) en 1999, y posteriormente cambió su nombre a Junta de Beneficios para Empleados (EBB) en 2000. La EBB fue disuelta el 30 de junio de 2007. (OAR 166-150-0005(17))
Retención:
BW-009(a) Actas (excepto las actas de sesiones ejecutivas), agendas, resoluciones, paquetes, índices y anexos (que no se conserven permanentemente en ningún otro lugar de los registros de la agencia): Conservar permanentemente.
BW-009(b) Actas de la sesión ejecutiva: Conservar durante 10 años.
BW-009(c) Grabaciones de audio y video: Conservar durante 1 año después de la aprobación de las actas; si no se aprueban las actas, las grabaciones se tratan como actas.
BW-009(d) Todos los demás registros y anexos no pertinentes a las actas: Conservar durante 5 años.
(NOTA: Recientemente dividido en cuatro partes)
Registros de beneficios para empleados (BW-006)
Nota: Recientemente dividido en dos partes, según las normas de la OAR. Asegúrese de separar los registros de inscripción antes de desechar los archivos de beneficios que hayan alcanzado el período mínimo de retención.
Documenta el historial de beneficios de los empleados del condado. Incluye registros relacionados con la inscripción y los cambios posteriores en los seguros médicos, dentales, de vida, de incapacidad a corto y largo plazo, y la continuación de los beneficios médicos, dentales y de vida tras la terminación del empleo o la jubilación. Véase también Informes de nómina de beneficios (BW-002) y Registros COBRA (BW-004). (OAR 166-150-0160(9))
Retención:
BW-006(a) Copia oficial de los registros de inscripción para la jubilación: Conservar durante 75 años después de la fecha de contratación.
BW-006(b) Todos los demás registros: Conservar durante 3 años después de la separación del empleado o de que expire su elegibilidad.
(NOTA: Recientemente dividido en dos partes)
Registros de cuentas de gastos flexibles (BW-007)
Documenta la administración del Plan de Asistencia para el Cuidado de Dependientes, el Plan de Reembolso de Gastos Médicos y las reducciones salariales y los reembolsos autorizados por los empleados. Incluye el documento del plan que describe las directrices para su funcionamiento y las autorizaciones de los empleados para las deducciones salariales o para cambiar de estado. (OAR 166-150-0155(1))
Retención:
BW-007(a) Autorizaciones de empleados: Conservar durante 3 años después de su sustitución, terminación o separación del empleado.
BW-007(b) Documentos y directrices del plan: Consérvelos durante 20 años después de que sean reemplazados u obsoletos.
Registros de permisos ( BW-017)
Documenta las solicitudes de licencia de los empleados y la respuesta del condado. Incluye registros de solicitudes de licencia bajo FMLA/OFLA, licencia militar y otros tipos de licencia. Los registros incluyen solicitudes de licencia y documentación de respaldo (incluidas certificaciones médicas), notificaciones a los empleados, registros de licencia y correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0155(5)) (29 CFR 825.500) (29 CFR 1626.3)
Retención:
Retener 3 años.
(NOTA: Reducción reciente de 4 años)
Registros de reclamaciones por incapacidad a corto y largo plazo (BW-016)
Documenta la elegibilidad y la administración de las prestaciones por incapacidad a corto y largo plazo para los empleados del condado de Multnomah. Incluye copias de los cheques de prestaciones para garantizar los pagos correctos del proveedor; correspondencia con el proveedor sobre el estado de las reclamaciones; solicitudes de reclamación; copias de las descripciones de los puestos; información salarial; correspondencia con los empleados sobre los pagos de COBRA y el estado de las reclamaciones; y registros relacionados. (OAR 166-150-0200(20)(b)) (OAR-166-150-0160(9)(b))
Retención:
Consérvese durante 6 años después del cierre de la reclamación o de la resolución final.
Registros de pases de autobús de Tri-Met (BW-013)
Documenta la emisión de pases de autobús de Tri-Met a los empleados del condado. Incluye hojas de inscripción y registros de identificación con foto. (OAR 166-150-0160(9)(b))
Retención:
Conservar durante 3 años después de la separación del empleado o de que expire su elegibilidad.
(NOTA: Reducción reciente de 4 años)
Registros del Programa de la Asociación Voluntaria de Beneficiarios de Empleados (VEBA) (BW-008)
Documenta el establecimiento de programas VEBA para empleados. Incluye correspondencia, copias de Memorandos de Entendimiento y registros relacionados. Para los registros de inscripción, consulte Registros de Beneficios para Empleados (BW-006). (OAR 166-150-160(4)(a,b)) (OAR 166-150-0005(7)(b))
Retención:
BW-008(a) Registros que documentan el establecimiento de programas VEBA y que no se duplican en ningún otro lugar: Conservar permanentemente.
BW-008(b) Otros registros: Conservar durante 10 años.
Registros del Programa de Bienestar (BW-014)
Documenta la participación de los empleados en diversos programas de bienestar. Los registros incluyen inscripciones y asistencia a clases de acondicionamiento físico y al uso del gimnasio; préstamos de extractores de leche materna a los empleados; solicitudes de los empleados para el uso del fondo de estipendios para apoyar eventos comunitarios; y registros que documentan las remesas de los empleados para actividades que requieren el pago de cuotas. (OAR 166-150-0160(19)) (OAR 166-150-0110(2)) (OAR 166-150-0160(9)(b)) (OAR 166-150-0166(9))
Retención:
Retener 3 años.
Registros de capacitación y educación en bienestar (BW-018)
Registros desarrollados por el Programa de Beneficios y Bienestar para educar y capacitar a los empleados sobre estrategias para mejorar su bienestar. Actualmente, la serie contiene una serie de videos desarrollados para la campaña Power Me. También incluye divulgaciones de información HIPAA relacionadas con parte del contenido de los videos. (OAR 166-150-0005(6))
Retención:
Conservar durante 10 años