Serie de capacitación sobre supervisión de libertad condicional y libertad vigilada (ASD11)

¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.

Este programa colabora con organizaciones comunitarias, organismos encargados de hacer cumplir la ley y otros socios del sistema de justicia penal para supervisar la conducta de las personas involucradas en el sistema judicial. A través de oficinas locales, los agentes de libertad condicional y de vigilancia supervisan de cerca a personas de alto y mediano riesgo, brindan servicios especializados, aplican sanciones intermedias y fomentan la educación y el diálogo con grupos comunitarios. Existen oficinas especializadas de libertad condicional y vigilancia para delincuentes sexuales, miembros de pandillas y personas con enfermedades mentales.

Además de utilizar los sistemas de otras jurisdicciones (en particular LEDS, CIS y el sistema policial de la ciudad de Portland), el programa se basa en la Red de Información del Programa de Supervisión (SPIN) y su subsistema de Informes Flexibles, así como en el sistema de Tarifas de Supervisión (FIRS). Estos sistemas proporcionan datos demográficos de las personas involucradas en el sistema de justicia, información sobre su participación en el programa, planes de casos, evaluaciones de necesidades y riesgos, y la programación y contabilidad del pago de las tarifas de supervisión. También facilitan la elaboración de informes operativos y el seguimiento de las personas involucradas en el sistema de justicia.

• La información de seguimiento individual que no se duplique en otras series de registros debe conservarse durante 3 años (OAR 166-150-0167(16)).
• Los informes estadísticos que no se dupliquen en otras series de registros deben conservarse durante 10 años (OAR 166-150-0005(36)).
• La información que no se duplique en otros registros que apoyen la gestión del caso deberá conservarse hasta que este se cierre. En ese momento, cualquier registro único deberá imprimirse y transferirse al expediente del caso de la persona involucrada en el sistema judicial correspondiente.

Cada serie contiene la siguiente información:

• Título de la serie (Número de serie de la agencia)
• Descripción. (Citas legales)
• Retención

Expedientes de casos individuales de delincuentes/personas involucradas con el sistema de justicia (ASD11-004)

Esta serie documenta la supervisión, gestión y seguimiento de personas involucradas en el sistema de justicia en programas de corrección comunitaria, incluyendo, entre otros, el Programa de Supervisión Intensiva para Conductores Bajo la Influencia del Alcohol o las Drogas (DISP), el Programa de Delitos Menores Supervisados ​​y los expedientes de casos de Delincuentes con Enfermedades Mentales (MIO). La serie no incluye los expedientes de casos de Delincuentes Sexuales (véase ASD11-005). Los registros pueden incluir fichas de identificación, órdenes judiciales, órdenes de la Junta de Libertad Condicional y de Supervisión Post-Prisión, conmutaciones, certificados de defunción, anulaciones, investigaciones previas a la sentencia, notas de los agentes de libertad condicional, informes policiales, documentación de audiencias de sanciones, evaluaciones de riesgo comunitario, evaluaciones de desvío, registros de conducción, documentación del nivel de alcohol en sangre en el momento de la detención, copias de informes presentados ante la Oficina de Programas de Abuso de Alcohol y Drogas, informes de programas, informes LEDS, correspondencia, evaluaciones de salud mental, derivaciones y registros de tratamiento. (OAR 166-150-0167(73))

Retención:

• Conservar durante 2 años después de que el caso se haya cerrado definitivamente.

Inventario de Equipos de Seguridad Personal (DCJ6-008)

Documenta el equipo de seguridad personal entregado a los empleados del departamento y su devolución cuando ya no se necesita. Los inventarios muestran el nombre del empleado, el tipo de equipo, el número de serie u otro número de identificación, la fecha de entrega y la fecha de devolución. (OAR 166-150-0166(9))

Retención:

• Conservar hasta que sea reemplazado u obsoleto.

Expedientes de casos de delitos sexuales (ASD11-005)

Esta serie documenta la supervisión, gestión y seguimiento de los delincuentes sexuales en el programa de reinserción social. Los registros pueden incluir fichas de identificación, órdenes judiciales, órdenes de la Junta de Libertad Condicional y de Supervisión Postpenitenciaria, conmutaciones de penas, certificados de defunción, anulaciones de antecedentes penales, investigaciones previas a la sentencia, notas de los agentes de libertad condicional, informes policiales, documentación de audiencias de sanciones y evaluaciones de riesgo comunitario. (Copia del registro estatal) (OAR 166-150-0167(73))

Retención:

• Conservar durante 20 años después de que el caso se haya cerrado definitivamente.

Registros de tarifas de supervisión (ASD11-007)

Documenta la recepción de las cuotas de supervisión que las personas deben pagar como condición para su libertad condicional o probatoria. Los registros incluyen el registro de transacciones, el aviso de depósito, la conciliación y el comprobante de depósito bancario. La conciliación incluye todos los pagos registrados, la fecha de pago, el nombre, los números SID, el número de recibo y los montos pagados. Todas las solicitudes de exención y ajuste presentadas en los formularios de cuotas de supervisión del departamento se han registrado en los expedientes individuales. (OAR 166-150-0110(2))

Retención:

• Conservar durante 3 años después de su cobro o de que se considere incobrable.

Grabaciones de vídeo/audio entre JII y PPO con fines de capacitación de PPO (ASD11-011)

Grabaciones entre oficiales de libertad condicional del condado de Multnomah y personas involucradas con el sistema de justicia (JII, por sus siglas en inglés) para permitir que los oficiales reciban retroalimentación grupal o individual. Las personas involucradas con el sistema de justicia aceptan ser grabadas y firman un formulario de consentimiento adjunto. (OAR 166-150-0167(97))

Retención:

• Retener 2 años.