Serie de retención de la Oficina del Director de DCJ (DCJ1)

¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.

Cada serie contiene la siguiente información:

• Título de la serie (Número de serie de la agencia)
• Descripción. (Citas legales)
• Retención

Registros de ubicación de edificios (ASD1-001)

Documenta las notificaciones y comentarios de la comunidad durante la fase de selección del emplazamiento para la construcción del edificio de la división. Los registros incluyen notificaciones publicadas, actas de reuniones públicas, criterios de ubicación, planos del departamento, dibujos preliminares y correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0005(17))

Retención:

• ASD1-001(a) Actas, agendas, resoluciones, paquetes, índices y anexos (que no se conserven permanentemente en ningún otro lugar de los registros de la agencia), conservar permanentemente.
• ASD2-001(b) Todos los demás registros, conservar durante 20 años.

Registros del Comité Asesor Ciudadano sobre el Presupuesto (ASD1-002)

Registros que documentan las actas de cualquier sesión ordinaria, extraordinaria, ejecutiva o de emergencia del comité. Los registros pueden incluir actas, agendas, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones de audio y correspondencia y memorandos importantes. (OAR 166-150-0005(17)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Retención:

• ASD1-002(a) Grabaciones de audio y video, 1 año después de la aprobación de las actas, si no hay actas aprobadas, las grabaciones se tratan como actas.

• ASD1-002(b) Otros registros: Conservar permanentemente; transferir a los Archivos cuando queden inactivos o después de 10 años, lo que ocurra primero.

Quejas/Reclamaciones de clientes (DCJ1-022)

Documenta las quejas o reclamaciones de los clientes relacionadas con el personal o los programas del DCJ. Los registros incluyen la queja o reclamación original (carta, correo electrónico, mensaje telefónico, documentación de la queja o reclamación verbal), la respuesta oficial y cualquier nota o documentación. (OAR 166-150-0005(37))

Retención:

• Conservar durante 2 años después de la última acción.

Registros del Comité (DCJ1-002)

Registros que documentan las actas de juntas, comisiones, comités, consejos asesores y otros grupos similares, según lo descrito en la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS192.610 a 192.710), de los cuales el departamento mantiene el registro oficial. Los registros pueden incluir actas, agendas, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones de audio, grabaciones de video, correspondencia, comunicados de prensa y documentación relacionada. (OAR 166-150-0005(17)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Retención:

• DCJ1-002(a) Grabaciones de audio y video, 1 año después de la aprobación de las actas, si no se aprueban las actas, las grabaciones se tratan como actas.

• DCJ1-002(b) Otros registros: conservar permanentemente; transferir a los Archivos cuando queden inactivos o después de 10 años, lo que ocurra primero.

Planes de corrección comunitaria (ASD1-003)

Documenta el cumplimiento de la división con la norma OAR 291-031-0015, que exige la presentación de un plan anual de correcciones comunitarias ante el Departamento Estatal de Correcciones. Los registros incluyen el plan final, borradores preliminares, notas de trabajo y correspondencia relacionada. El formato del plan está especificado por la norma, pero generalmente incluye secciones para administración, programas/servicios, registros de delincuentes y planes fiscales. (OAR 166-150-0005(45))

Retención:

• Conservar durante 10 años.

Nota: Recientemente reducido de 20 años.

Registros de planificación estratégica quinquenal (DCJ5-001)

Documenta el proceso de planificación estratégica quinquenal para la justicia comunitaria. El Departamento de Justicia Juvenil (DCJ) actúa como organismo principal en un grupo de agencias públicas y privadas con intereses en la justicia juvenil. Los registros incluyen declaraciones de misión, borradores preliminares, notas de trabajo, actas de comités, planes operativos anuales y revisiones, correspondencia relacionada y el Plan Estratégico para la Justicia Juvenil y la Prevención de la Delincuencia. (OAR 166-150-0005(45))

Retención:

• Conservar durante 10 años.

Nota: El período de retención se ha reducido de 20 años.

Registros de seguimiento legislativo (DCJ1-007)

Serie utilizada para monitorear la legislación que pueda afectar las operaciones o políticas actuales del departamento. Los registros incluyen declaraciones conceptuales, propuestas, registros de proyectos de ley, documentos de análisis de impacto fiscal/organizacional, copias de proyectos de ley, resúmenes de testimonios, informes de comités, agendas y correspondencia. (OAR 166-150-0005(14))

Retención:

• Retener 4 años.

Nota: La retención aumentó de 2 años.

Registros del Consejo Coordinador de Seguridad Pública Local (ASD1-006)

Registros que documentan las actas de cualquier sesión ordinaria, extraordinaria, ejecutiva o de emergencia del Consejo o sus predecesores, el Consejo Coordinador de Justicia y el Consejo Asesor de Correcciones Comunitarias. Este organismo público es requerido por ORS 432.560. Los registros pueden incluir actas, agendas, anexos, resoluciones, informes del personal, índices, grabaciones de audio y correspondencia y memorandos importantes. (OAR 166-150-0005(17)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Retención:

• ASD1-006(a): Grabaciones de audio, si están resumidas: conservar durante 1 año.
• ASD1-006(b): Otros registros: conservar permanentemente; transferir a los Archivos cuando queden inactivos o después de 10 años, lo que ocurra primero.

Comunicados de prensa y para los medios (DCJ1-016)

Declaraciones preparadas, anuncios, transcripciones de conferencias de prensa y registros similares emitidos a los medios de comunicación por representantes del departamento. Los comunicados pueden presentarse en forma de grabaciones de audio y video. Los registros pueden incluir comunicados de prensa que anuncien eventos rutinarios o asuntos importantes relacionados con la política del departamento o del condado. Los temas pueden incluir la adopción de nuevos programas, la cancelación de programas antiguos, cambios de política, cambios en el estatus de funcionarios electos o personal administrativo superior, entre otros. (OAR 166-150-0005(26)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Retención:

• DCJ1-016(a) Conservar 2 años.
• DCJ1-016(b) Conservar permanentemente las políticas y los comunicados de prensa históricos.

Registros Organizacionales (DCJ1-008)

Registros que documentan la organización y la estructura administrativa del departamento. Incluyen organigramas, declaraciones, estudios y registros similares. También pueden incluir estudios para determinar la conveniencia y viabilidad de los planes de reorganización, así como otros estudios importantes relacionados con la jerarquía administrativa. (OAR 166-150-0005(21))

Retención:

• Conservar durante 2 años después de que sea reemplazado u obsoleto.

Registros promocionales (DCJ1-017)

Registros utilizados para promover el Departamento de Justicia Comunitaria y sus programas. Incluye diversos tipos de registros, como carteles, volantes, trípticos, fotografías (incluidas las digitales), grabaciones de vídeo y audio, y materiales relacionados. (166-150-0005(33)(a)) (OAR 166-150-0005(2)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Retención:

• DCJ1-017(a) Registros que documentan eventos especiales o información con valor a largo plazo, permanentes: transferencia a los Archivos cuando se vuelven inactivos o después de 10 años, lo que ocurra primero.

• DCJ1-017(b) Todos los demás registros, conservar durante 2 años.

Publicaciones (DCJ1-018)

El Departamento de Justicia Comunitaria publica diversos materiales informativos. Estos se utilizan para informar al público sobre diversos proyectos y eventos. Los registros incluyen hojas informativas públicas, artículos web, episodios web, episodios móviles, boletines/folletos, trípticos, informes, estudios, propuestas, carteles, grabaciones de audio y video, y otros registros publicados similares. No incluye publicaciones recibidas de fuentes federales, estatales, privadas u otras; estas publicaciones y las copias adicionales de las publicaciones producidas por la agencia deben conservarse según sea necesario. (OAR 166-150-0005(33) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Retención:

• DCJ1-018(a) Registros que documentan eventos especiales o información con valor a largo plazo, permanentes: transferencia a los Archivos cuando se vuelven inactivos o después de 10 años, lo que ocurra primero.
• DCJ1-018(b) Conserve todos los demás registros hasta que sean reemplazados u obsoletos.

Solicitud de divulgación de registros públicos (DCJ4-007)

Documenta las solicitudes de divulgación o acceso a registros públicos y proporciona un registro de la respuesta del departamento. Los registros pueden incluir solicitudes de divulgación, registros de solicitudes, aprobaciones, denegaciones, copias de peticiones al Fiscal de Distrito para la revisión de las denegaciones de divulgación, la orden del Fiscal de Distrito para otorgar o denegar la divulgación y la correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0005(32))

Retención:

• Conservar durante 2 años después de la última acción.

Registros de eventos especiales y celebraciones (DCJ1-019)

Registros que documentan eventos y celebraciones patrocinados por el departamento, tanto internos como públicos. Los registros pueden incluir fotografías (principalmente digitales), grabaciones de audio y video, comunicados de prensa y otros documentos importantes. (OAR 166-150-0005(44)(a)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Retención:

• Registros que documentan aspectos significativos del evento, de carácter permanente: se transfieren al Archivo cuando dejan de estar activos o después de 10 años, lo que ocurra primero.

Encuestas (DCJ1-013)

Registros que documentan la medición de la opinión del cliente por parte del departamento o para él, en relación con diversos temas, acciones e inquietudes. (OAR 166-150-0005(46))

Retención:

• Retener 3 años.