Serie de retención de servicios empresariales y operaciones financieras (DCJ2)

¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.

Cada serie contiene la siguiente información:

• Título de la serie (Número de serie de la agencia)
• Descripción. (Citas legales)
• Retención

Informes contables (DCJ2-005)

Informes creados para uso interno que documentan el estado de los fondos, cuentas bancarias, inversiones y demás contabilidad de los fondos del departamento. Incluyen informes de asignación presupuestaria y conciliación de fondos. También incluyen registros de proyecciones relacionados con ingresos y desembolsos futuros. Los informes se generan diariamente, semanalmente, mensualmente, trimestralmente o con una periodicidad similar. La información incluye la fecha, los saldos de las cuentas, el tipo y resumen de la actividad, y datos relacionados. (OAR 166-150-0110(8))

Retención:

• Retener durante 5 años.

Registros de cuentas por pagar (DCJ2-001)

Registros que documentan el pago de facturas de la agencia para la cuenta general. Incluye informes, facturas, estados de cuenta, comprobantes, órdenes de compra, autorizaciones de pago, registros de recibos, cheques o giros cancelados y registros similares. (OAR 166-150-0110(1))

Retención:

• Retener durante 5 años.

Registros de cuentas por cobrar (DCJ2-002 y DCJ2-002M)

Registros que documentan los ingresos adeudados al departamento por proveedores, ciudadanos, organizaciones, gobiernos y otros, para ser acreditados a cuentas generales. También documenta la facturación y el cobro de fondos. Puede incluir informes, recibos, facturas, premios, registros, listas, resúmenes, estados de cuenta y registros similares. La información suele incluir el monto del recibo, el número de factura, el nombre, el número de cuenta, el saldo de la cuenta, los ajustes y datos similares. (OAR 166-150-0110(2)) OAR 166-150-0060(2))

Retención:

• DCJ2-002: Todos los registros no médicos: Conservar durante 5 años.
• DCJ2-002M: Registros de facturación médica: Conservar durante 10 años después del último servicio o hasta que el paciente cumpla 21 años, lo que ocurra más tarde.

Registros de preparación del presupuesto (DCJ2-003)

Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto de la división presentadas para su inclusión en el presupuesto del departamento. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de cálculo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares. (OAR 166-150-0110(11))

Retención:

• Retener 2 años.

Acuerdos de asociación comercial (JSD10-001)

Documenta la relación contractual entre el departamento y otra agencia que proporciona gestión de casos y archivo de expedientes para programas de tratamiento. (OAR 166-150-0005(7)(b))

Retención:

• Conservar durante 6 años después de su vencimiento.

Registros de administración de contratos (ASDGEN-006)

Documenta la gestión de las actividades y pagos de los contratistas para todos los contratos de la división. Los registros incluyen informes de gastos, copias de comprobantes de pago (incluidos memorandos de pago y facturas), aprobaciones de contratos, enmiendas contractuales, lista de verificación de revisión de contratos, formulario de enrutamiento de contratos, copia del contrato, información del contratista (quiebras, demandas, etc.) y correspondencia relacionada. Los registros también pueden incluirse en SAP y en diversos documentos electrónicos y en papel de respaldo. (OAR 166-150-0005(7)(a))

Retención:

• Conservar durante 10 años.

Contratos (DCJ1-004)

Documenta los acuerdos contractuales debidamente ejecutados y vinculantes entre la agencia y otras partes. Puede incluir contratos, anexos, documentos de licitación, órdenes de cambio, propuestas y correspondencia relevante. La información en los contratos generalmente incluye el número de contrato, el certificado de seguro requerido, las fechas, los términos, las partes involucradas, el período cubierto y las firmas. (OAR 166-150-0005(7)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Retención:

• DCJ1-004(a) Acuerdos intergubernamentales significativos e históricos: conservarlos permanentemente.
• DCJ1-004(b) Registros de contratos de construcción: conservar durante 10 años después de la finalización sustancial.
• DCJ1-004(c) Otros contratos, arrendamientos y acuerdos: conservar durante 6 años después de su vencimiento.

Registros de viajes de empleados (DCJ2-009)

Registros que documentan solicitudes, autorizaciones, reembolsos y otras acciones relacionadas con los viajes de los empleados. Incluye informes de gastos y recibos, comprobantes, solicitudes, autorizaciones y documentos relacionados. La retención también se aplica al uso de vehículos privados. La información suele incluir costos estimados, pagos anticipados, costos finales, destino, medio de transporte, fechas de viaje, firmas de aprobación y datos relacionados. (OAR 166-150-0110(26) (OAR 166-150-0110(20)(c))

Retención:

• DCJ2-009(a) Los registros relacionados con viajes financiados con subvenciones se conservan durante 10 años.
• DCJ2-009(b) Otros registros se conservan durante 3 años.

Registros de mantenimiento de equipos (ASDGEN-012)

Los registros pueden incluir órdenes de compra, contratos de arrendamiento, garantías, estados de cuenta de proveedores, contratos de servicio, facturas de llamadas, informes de actividad de fax, solicitudes de disposición de bienes, facturas de reparación de equipos, formularios de solicitud de compra y memorandos. (OAR 166-150-0166(1)(a))

Retención:

• Consérvese durante 1 año después de desechar el equipo.

Registros de subvenciones, primarios (DCJ1-006)

Los registros documentan la solicitud, evaluación, adjudicación, administración, seguimiento y estado de las subvenciones en las que el departamento es el beneficiario, otorgante, asignador o administrador. Las subvenciones pueden provenir de gobiernos federales o estatales, fundaciones u otras fuentes de financiación. Los registros pueden incluir, entre otros, solicitudes que comprenden propuestas de proyectos, resúmenes, objetivos, actividades, presupuestos, anexos y notificaciones de adjudicación; registros de evaluación de subvenciones y recomendaciones sobre las solicitudes de subvención; registros de administración de subvenciones que comprenden informes de progreso, presupuestos, objetivos de proyectos, propuestas y resúmenes; registros que documentan la asignación de fondos; contratos; registros de seguimiento de planes de proyectos y medición de logros; inventarios de equipos; informes financieros, registros contables, informes de auditoría, informes de gastos y correspondencia y documentación relacionada. (OAR 166-150-0110(20)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Retención:

• DCJ1-006(a) Informes finales de subvenciones importantes al condado: conservar permanentemente; transferir a los Archivos cuando queden inactivos o después de 10 años, lo que ocurra primero.
• DCJ1-006(b) Registros que documentan la compra y/o enajenación de bienes inmuebles: 10 años después de la finalización sustancial (según se define en ORS 12.135(3)), o 3 años después de la enajenación final, o según se especifique en el acuerdo, lo que sea más largo.
• DCJ1-006(c) Otros registros de subvenciones: 10 años después de que se haya presentado y aprobado el informe de gastos anual o final o, según se especifique en el acuerdo, lo que sea más largo.
• DCJ1-006(d) Solicitudes de subvención no aprobadas: conservar durante 1 año después del rechazo o retiro.

Registros de compras (DCJ2-006)

Registros que documentan pedidos, autorizaciones y comprobantes de recepción de la compra de bienes y servicios por parte del departamento. Incluye órdenes y solicitudes de compra, autorizaciones de compra, requisiciones, órdenes de liberación de contratos, especificaciones de materiales y costos, órdenes de almacén central o de imprenta, órdenes de servicio telefónico y registros similares. (OAR 166-150-0110(23))

Retención:

• Retener 3 años.

Registros contables de honorarios de supervisión (DCJ2-008)

Documenta la recaudación de tarifas de supervisión por parte del departamento, según lo exige la norma OAR 255-065-0020. Los registros incluyen los registros de la base de datos activa mantenida en el Sistema de Información Correccional (CIS) del Departamento Estatal de Correcciones, los registros mensuales de transacciones y un documento electrónico (informe MOBIUS de archivo plano) que contiene todos los datos de transacciones existentes hasta el momento (junio de 1999) en que el sistema se transfirió de DJACJ al sistema CIS del estado. La información incluye el nombre, la dirección, el número(s) de identificación, el monto pagado, la fecha de pago, el saldo adeudado, los cambios de dirección y nombre, el estado de libertad condicional/libertad vigilada y el cierre de la cuenta de la persona involucrada en el sistema de justicia. (OAR 166-150-0110(2)) (OAR 166-150-0080(7))

Retención:

• DCJ2-008(a) Registros CIS: conservar durante 5 años después de la última actividad.
• DCJ2-008(b) Informes de transacciones de Mobius: conservar durante 5 años.
• DCJ2-008(c) Registros de transacciones mensuales: conservar durante 3 años.