Serie de retención del programa de seguridad (DCJ6)

¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.

Cada serie contiene la siguiente información:

• Título de la serie (Número de serie de la agencia)
• Descripción. (Citas legales)
• Retención

Informes de incidentes y accidentes laborales (DCJ6-001)

Se utiliza para informar a los supervisores departamentales sobre accidentes laborales. Los registros pueden incluir informes de accidentes, informes e investigaciones de lesiones laborales, e identificación del trabajador y formulario de evaluación física. (OAR 166-150-0200(14))

Retención:

• Conservar durante 10 años después del cierre del caso.

Informes de incidentes de accidentes no laborales (DCJ6-006)

Se utiliza para informar sobre incidentes de seguridad sin lesiones y lesiones a personas que no forman parte de la plantilla. Los registros pueden incluir informes de incidentes, informes policiales, registros de investigación y correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0200(10))

Retención:

• Conservar durante 20 años.

Evaluaciones ergonómicas (DCJ6-004)

Documenta las solicitudes de los empleados para realizar cambios en la ergonomía del lugar de trabajo, las evaluaciones departamentales y su resolución. Los registros incluyen las solicitudes de los empleados, las evaluaciones, las respuestas y la correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0160(11))

Retención:

• Conservar durante 6 años después de la separación del empleado.

Registros de lesiones y enfermedades laborales (DCJ6-007)

Esta serie se utiliza para proporcionar a la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional de Oregón (OR-OSHA) información sobre reclamaciones de compensación laboral de los empleados de la agencia. Los registros pueden incluir bitácoras y resúmenes, informes de lesiones graves, informes de costos de lesiones y encuestas anuales sobre lesiones y enfermedades laborales. (OAR 166-150-0200(13))

Retención:

• Conservar durante 20 años.

Declaraciones de política y directivas (DCJ6-009)

La serie documenta la revisión, evaluación, desarrollo y autorización de las políticas y procedimientos de una agencia. Los registros pueden incluir boletines y avisos de autorización, declaraciones de misión y objetivos, manuales y declaraciones y directivas de política finales. La información suele incluir números de política y procedimiento, fechas de revisión, identificación del tema, descripción narrativa, información de autorización y fecha de entrada en vigor. (OAR 166-150-0005(13)(a)) (OAR 166-150-0005(31))

Retención:

• DCJ6-009(a) Políticas o procedimientos promulgados, 2 años después de haber sido reemplazados u obsoletos.
• DCJ6-009(b) Declaraciones y directivas de política pública, permanentes.

Planes de seguridad (DCJ6-010)

Esta serie documenta el plan de una agencia para promover un entorno de trabajo seguro para sus empleados. (OAR 166-150-0200(18)(a))

Retención:

• Retener 20 años reemplazado.

Registros del Grupo de Trabajo de Seguridad (DCJ6-011)

Documenta el grupo de trabajo del departamento creado para debatir y promover la seguridad en el lugar de trabajo. Está integrado por el coordinador de seguridad del departamento y los presidentes del comité de seguridad laboral. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y otros documentos relacionados. (OAR 166-150-0200(18)(c))

Retención:

• Retener 3 años.

Nota: Reducción reciente de 5 años.

Informes de lesiones del Fondo Estatal de Seguros contra Accidentes (SAIF) (DCJ6-012)

La serie de informes documenta la información presentada al Fondo Estatal de Seguros contra Accidentes sobre las lesiones personales sufridas por los empleados de la agencia. (OAR 166-150-0200(14))

Retención:

• Conservar durante 10 años después del cierre del caso.

Nota: Aumento reciente en los últimos 2 años.

Registros de capacitación

Consulte los registros de Recursos Humanos .

Registros del Comité de Seguridad en el Lugar de Trabajo (DCJ6-014)

Esta serie documenta las acciones de los comités de seguridad laboral. Los registros pueden incluir actas, agendas, anexos, informes resumidos, inspecciones, recomendaciones formales, informes y correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0200(18))

Retención:

• Conservar durante 20 años.