Serie de retención de servicios de datos (JSD3) (JSD4) (JSD7)

¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.

Cada serie contiene la siguiente información:

• Título de la serie (Número de serie de la agencia)
• Descripción. (Citas legales)
• Retención

Expedientes de casos de monitoreo comunitario (JSD3-001)

Documenta el seguimiento que el departamento realiza a los menores que requieren supervisión estricta hasta su audiencia o juicio. Los registros incluyen fichas de ingreso, correspondencia, informes de progreso, orden de detención preliminar, calendario de comparecencias del menor, informes de seguimiento, expediente de advertencia e informe final. (2007-0008/005)

Retención:

• Retener hasta que el menor cumpla 30 años.

Expedientes de casos de servicio comunitario (JSD5-001)

Documenta la participación de los clientes en los programas Project Payback y de Servicio Comunitario. Los registros incluyen referencias al programa, un libro de contabilidad de los fondos adeudados/ganados, informes de progreso, una descripción del servicio comunitario o el trabajo realizado, notas del caso y correspondencia relacionada. (OAR 166-150-0080(6))

Retención:

• Mantener el servicio hasta que el cliente cumpla 18 años.

Informe de antigüedad de casos de la Fiscalía (JSD7-002)

Documenta los casos que han permanecido abiertos en la fiscalía durante 30 días o más. El informe es generado por el sistema de información TJIS e incluye el nombre del menor, el número de caso, la fecha de asignación y el fiscal asignado. (OAR 166-150-0005(1)(b))

Retención:

• Retener 2 años

Nota: Aumento reciente en el último año.

Registros del Departamento de Menores, Adjudicados (JSD4-001)

Documenta todas las interacciones entre la División de Servicios Juveniles y sus clientes y familias. Estos expedientes incluyen diversos registros y proporcionan documentación completa para varios programas. Gran parte de la información también se resume en el sistema de información en línea de la división. Los registros pueden incluir, entre otros: planes de acción, evaluaciones, libertad condicional/planes de caso, plan de seguridad, registro SO, informes de incidentes, autorización/divulgación de información, cartas generadas por el consejero del Tribunal de Menores, derivaciones internas/externas, informes de tratamiento de alcohol y drogas, resultados de análisis de orina, informes de escuelas públicas/privadas, evaluaciones (por ejemplo, de salud mental, informes psicológicos), notas de progreso de programas de tratamiento, resúmenes de alta, cartas a las víctimas, solicitud de las víctimas sobre sus derechos y participación, declaración de impacto de la víctima, solicitud de restitución de la víctima, recibos de pagos, carta de disculpa a la víctima, correspondencia relacionada y documentación de respaldo. (OAR 166-150-0080(1))

Retención:

• JSD4-001(a) Si el caso fue eliminado, consérvelo hasta que el tribunal ordene su eliminación.
• JSD4-001(b) Si el caso no se elimina, consérvelo hasta que el individuo tenga 25 años de edad y el caso se cierre durante 3 años.
• JSD4-001(c) Expedientes de casos de delincuentes sexuales: conservar hasta que el cliente cumpla 50 años.

Registros del Departamento de Menores, No Adjudicados (JSD4-006)

Documenta todas las interacciones entre la División de Servicios Juveniles y sus clientes y familias. Estos expedientes incluyen diversos registros y proporcionan documentación completa para varios programas. Gran parte de la información también se resume en el sistema de información en línea de la división. Los registros pueden incluir, entre otros: planes de acción, evaluaciones, libertad condicional/planes de caso, plan de seguridad, registro SO, informes de incidentes, autorización/divulgación de información, cartas generadas por el consejero del Tribunal de Menores, derivaciones internas/externas, informes de tratamiento de alcohol y drogas, resultados de análisis de orina, informes de escuelas públicas/privadas, evaluaciones (por ejemplo, de salud mental, informes psicológicos), notas de progreso de programas de tratamiento, resúmenes de alta, cartas a las víctimas, solicitud de las víctimas sobre sus derechos y participación, declaración de impacto de la víctima, solicitud de restitución de la víctima, recibos de pagos, carta de disculpa a la víctima, correspondencia relacionada y documentación de respaldo. (OAR 166-150-0080(1))

Retención:

• JSD4-006(a) Si el caso fue eliminado, consérvelo hasta que el tribunal ordene su eliminación.
• JSD4-006(b) Si el caso no se elimina, conservar hasta que el individuo tenga 18 años de edad y el caso se cierre durante 3 años.
• JSD4-006(c) Expedientes de casos de delincuentes sexuales: conservar hasta que el cliente cumpla 50 años.

Registros de certificación LEDS (JSD4-004)

Documenta la certificación de los empleados de la división para el uso del sistema LEDS. Los registros incluyen documentación de capacitación, el Manual de Trabajo de LEDS, la prueba y registros relacionados. (OAR 166-150-0160(12)(b))

Retención:

• Conservar durante 6 años después de la separación del empleado.

Registros de validación de transacciones LEDS/NCIC (JSD4-003)

Esta serie documenta la auditoría y validación de las transacciones de LEDS y NCIC relacionadas con menores. Los registros incluyen investigaciones de antecedentes, auditorías de NCIC, documentación de validación y registros relacionados. (OAR 166-150-0160(6)(b)) (OAR 166-150-0167(76))

Retención:

• JSD4-003(a) Investigaciones de antecedentes: conservar durante 90 días.
• JSD4-003(b) Otros registros: conservar durante 5 años.

Registro de delincuentes sexuales (JSD4-002)

Documenta el registro de delincuentes sexuales según lo exige la ley ORS 181.595. Los registros incluyen una copia del registro enviada a la Policía Estatal y una impresión de la entrada de datos en el sistema LEDS. La información incluye el nombre del delincuente, el número de registro, el cargo y otros datos relacionados. (2007-0008/011)

Retención:

• Conservar durante 10 años.