Compras de bienes raíces en el condado de Multnomah

_{Informe publicado en agosto de 2026.}

Informe en formato PDF, que incluye las respuestas de la gerencia y del auditor.

Aspectos destacados del informe

reconocimiento de la tierra

Esta auditoría trata sobre la compra de bienes inmuebles, incluidos terrenos, por lo que queremos tomarnos un momento para reconocer la historia de esta región.

“Con gratitud reconocemos que la tierra en la que residimos, trabajamos y nos reunimos es el territorio tradicional de numerosos pueblos indígenas que la han cuidado durante miles de años. Hoy, esta tierra se conoce como el condado de Multnomah, Oregón.”

Reconocemos y honramos a los habitantes originarios de esta tierra, incluyendo a los Multnomah, Kathlamet, Clackamas, Chinook, Tualatin Kalapuya y otras tribus y bandas que consideran esta zona su hogar. Rendimos homenaje a sus ancianos, del pasado y del presente, y les expresamos nuestra gratitud por sus continuas contribuciones a esta comunidad y al mundo. Su profunda conexión con los ríos, montañas, bosques y valles de esta región sigue dando forma a la identidad y el espíritu del condado de Multnomah en la actualidad.

Reconocemos las injusticias históricas y actuales que se han infligido a los pueblos indígenas, incluyendo los desplazamientos forzados, el incumplimiento de tratados y la eliminación sistemática de sus lenguas, culturas y tradiciones. Entendemos que este reconocimiento por sí solo no basta para reparar estos agravios del pasado, pero es un paso fundamental hacia la construcción de un futuro más inclusivo y equitativo.

Fuente: Cheryl Taylor, Defensora del Pueblo del Condado de Multnomah

Agradecimiento del personal

Agradecemos a la dirección y al personal de la División de Gestión de Instalaciones y Propiedades su ayuda y experiencia durante esta auditoría. Sus aportaciones fueron invaluables. Valoramos su dedicación a la mejora de los procesos de adquisición de terrenos y edificios del condado.

Fondo

Por qué realizamos esta auditoría

El condado ha realizado numerosas compras de terrenos y edificios en los últimos 10 años. Recibimos una queja a la Línea Directa de Buen Gobierno sobre varias compras en las que el condado podría haber pagado precios superiores a los del mercado y no había tasado las propiedades al momento de realizarlas. En algunos casos, los costos de las mejoras se han disparado por encima de lo previsto por el condado.

Acerca de las compras de bienes raíces del condado

El presupuesto de capital del condado de Multnomah se fijó en 374,4 millones de dólares para el año fiscal 2026. La cartera de inversiones de capital del condado se divide en tres grupos: Gestión de Instalaciones y Propiedades, Transporte y Tecnologías de la Información. El fondo de Gestión de Instalaciones y Propiedades (288,9 millones de dólares) es el mayor de los fondos de mejora de capital.

Nuestra auditoría se centró en las compras de bienes inmuebles de la cartera de Gestión de Instalaciones y Propiedades. La División de Gestión de Instalaciones y Propiedades, perteneciente al Departamento de Activos del Condado, administra más de 150 edificios en el Condado de Multnomah. Entre las responsabilidades de la división se incluyen la colaboración anual con los socios del condado para identificar las necesidades de las instalaciones, actualizar el plan quinquenal de mejoras de capital y proponer nuevos proyectos importantes.

La División de Gestión de Instalaciones y Propiedades del Condado de Multnomah gastó 50,4 millones de dólares en la compra de bienes inmuebles entre 2019 y 2025.

Las compras de bienes raíces no son tan frecuentes como otras transacciones financieras; sin embargo, implican una importante inversión de fondos públicos. Además, conllevan consideraciones financieras a largo plazo debido a las necesidades operativas y de mantenimiento constantes.

La División de Gestión de Instalaciones y Propiedades del Condado de Multnomah gastó 50,4 millones de dólares en la compra de bienes inmuebles entre 2019 y 2025. El mayor gasto, 17.775.000 dólares, se destinó a la compra de terrenos y edificios en 2021. No se realizaron compras de edificios en 2024.

El propósito principal de las compras de bienes raíces era adquirir instalaciones para brindar servicios públicos.

Entre 2019 y 2025, el condado facilitó con éxito la compra de bienes inmuebles para el Departamento de Salud, el Departamento de Servicios para Personas sin Hogar y la Biblioteca. Los usos más comunes de los nuevos edificios fueron la prestación de servicios de atención médica, la provisión de refugios y la apertura y remodelación de bibliotecas.

El personal del condado y los agentes inmobiliarios externos facilitan el proceso de compra.

A partir de entrevistas con personal del condado y partes interesadas externas, elaboramos un mapa de los pasos del proceso de compra de bienes raíces. El proceso de toma de decisiones para la adquisición de bienes raíces comienza con la asignación de fondos por parte de la Junta de Comisionados del Condado a través del proceso presupuestario y finaliza con la formalización de la transacción inmobiliaria.

En la etapa de asignación presupuestaria, los departamentos presentan sus necesidades programáticas y requisitos específicos. La Junta asigna los fondos. El personal de instalaciones trabaja junto con un agente inmobiliario externo que realiza la búsqueda. Durante esta fase, se notifica formalmente al Fiscal del Condado.

El proceso de compra de bienes raíces del condado

En la etapa de negociación de la carta de intención, el agente inmobiliario externo y el personal de Instalaciones negocian con el vendedor. La carta de intención es un acuerdo no vinculante que describe los términos preliminares de la transacción. Instalaciones y la Fiscalía del Condado también participan activamente en las negociaciones del Contrato de Compraventa, el contrato legalmente vinculante que formaliza los términos del acuerdo inmobiliario. Una vez firmado el contrato, comienza la etapa de debida diligencia. El personal de Instalaciones lleva a cabo los procedimientos de debida diligencia para evaluar el estado físico de la propiedad, mientras que la Fiscalía del Condado revisa los títulos de propiedad y aborda los riesgos legales. Finalmente, el proceso concluye en el cierre, donde el personal del Departamento de Administración del Condado coordina con la compañía de títulos para transferir los fondos.

Entre los puntos fuertes del condado en la compra de bienes raíces se incluyen:

• Finalización exitosa de proyectos durante épocas difíciles como la pandemia de COVID-19.
• Mejorar los procesos de compra de bienes raíces del condado y aprender de proyectos anteriores para optimizar los resultados futuros.
• Realizar una planificación de capital a cinco años y publicar los resultados.

El condado necesita desarrollar políticas de compra de bienes raíces.

La política actual del condado de Multnomah exige un proceso formal de aprobación por parte de la Junta Directiva, que consta de varias fases, solo si un proyecto de capital incluye construcción o remodelación.

Según las mejores prácticas de la Asociación de Funcionarios de Finanzas Gubernamentales, las organizaciones del sector público deberían contar con un proceso de aprobación multifásico para las compras de capital. El condado carece de un procedimiento administrativo para la compra de bienes inmuebles. El principal procedimiento administrativo que aborda las compras de bienes inmuebles es el FAC-1, que solo incluye adquisiciones de propiedades que impliquen renovaciones o construcción inmediatas.

La ley FAC-1 no exige la aprobación de la Junta Directiva para adquisiciones de propiedades que superen el millón de dólares, a menos que incluyan un componente de construcción o renovación. La falta de participación de la Junta en estas transacciones importantes puede permitir que las compras avancen sin la supervisión adecuada. Como resultado, la transparencia fiscal y la rendición de cuentas pública pueden verse afectadas. Además, esto limita la capacidad de la Junta para monitorear el progreso del proyecto en sus distintas etapas.

Para mitigar este riesgo, el condado debería establecer una política administrativa integral que exija la aprobación de la Junta Directiva para todas las adquisiciones de bienes raíces que superen el millón de dólares, independientemente de los planes de desarrollo inmediatos.

El proceso de aprobación del condado según FAC-1

La administración del condado expresó su preocupación de que la supervisión pública de la Junta pudiera someter las negociaciones a la mirada pública, comprometiendo así la capacidad del condado para obtener condiciones favorables. Sin embargo, el artículo 192.660(2)(e) de los Estatutos Revisados ​​de Oregón (ORS) permite a los organismos gubernamentales de Oregón celebrar sesiones ejecutivas a puerta cerrada para deliberar con las personas designadas por el órgano rector para negociar transacciones inmobiliarias. Esto protege la influencia del condado al tiempo que mantiene la supervisión de gastos multimillonarios.

El condado de Multnomah no ha establecido funciones y responsabilidades específicas en el proceso de compra de bienes raíces.

La compra de bienes inmuebles representa una importante inversión financiera que requiere la coordinación entre partes internas y externas. Si bien el Código del Condado de Multnomah asigna de manera general al Departamento de Activos del Condado la supervisión de la adquisición, gestión y disposición de instalaciones y terrenos, actualmente no existe un procedimiento administrativo del condado que defina funciones y responsabilidades específicas en el proceso de compra de bienes inmuebles.

Nos enteramos de que, durante procesos de compra anteriores, el personal de la División de Instalaciones y Administración de Propiedades podría no haber participado hasta que ya se habían tomado decisiones clave. Debido a esta falta de participación, existía la preocupación de que el condado hubiera pagado de más. El personal de Instalaciones cuenta con experiencia en la debida diligencia en procesos de compra de bienes raíces y en la evaluación del estado de las instalaciones.

En los últimos años, el condado ha adoptado informalmente la práctica de que el personal de Instalaciones lidere el proceso de compra de bienes raíces. Esta práctica podría fortalecerse formalizando el rol del personal de Instalaciones en las políticas administrativas del condado.

El condado lleva a cabo una planificación sólida y la participación de las partes interesadas en algunas compras, pero muy poca en otras.

Las mejores prácticas de la Asociación de Funcionarios de Finanzas Gubernamentales en materia de planificación de capital y gestión de activos establecen que las organizaciones deben facilitar la participación de las partes interesadas en los proyectos de capital durante las fases de planificación, diseño y construcción de dichos proyectos.

Observamos que las prácticas de participación de las partes interesadas varían considerablemente entre los departamentos. La Biblioteca llevó a cabo la participación de las partes interesadas durante las fases de planificación, diseño y construcción de todos los proyectos. Sin embargo, los proyectos del Departamento de Salud y del Departamento de Servicios para Personas sin Hogar, en general, contaron con menor participación de las partes interesadas, especialmente durante la fase de planificación. Las mejores prácticas indican que recabar la opinión de las partes interesadas al inicio del proceso de planificación contribuye al éxito del proyecto.

Las sólidas prácticas de participación de las partes interesadas de la Biblioteca en la fase de planificación incluyeron:

• Participar en un proceso de planificación plurianual que involucró a una amplia gama de partes interesadas.
• El servicio de cartografía debe invertir en las zonas del condado que presentan mayores obstáculos para acceder a los servicios.
• Asignación de puestos de personal dedicados al proyecto.

Las prácticas de la biblioteca ejemplifican cómo el condado ha involucrado a las partes interesadas desde el principio para determinar las necesidades y expectativas de los usuarios, incluso antes de haber definido todos los parámetros del proyecto, incluidas las compras realizadas. Involucrar a las partes interesadas desde el principio también puede prevenir interrupciones en el proyecto una vez que el condado haya adquirido un edificio. Por ejemplo, el condado no siguió adelante con el proyecto del Centro de Recursos para Personas sin Hogar del Este del Condado, como estaba previsto inicialmente, debido a los comentarios de las partes interesadas sobre el terreno adquirido.

Al establecer un estándar claro para la planificación de proyectos e involucrar a las partes interesadas de todos los departamentos, el condado puede aprender de lo que ha funcionado bien, asignar mejor los recursos y posicionar los proyectos para obtener resultados exitosos.

Queremos reconocer la participación de los miembros de la Junta Directiva en el fomento de la colaboración con las partes interesadas en las adquisiciones recientes. Por ejemplo, el proceso de planificación del Centro de Desintoxicación y Estabilización de Crisis del Departamento de Salud incluyó la participación de las partes interesadas, tal como se describe en el informe “Plan del Centro de Desintoxicación y Estabilización de Crisis”. Este proceso contribuyó a definir los criterios para la compra de las instalaciones. El personal del Departamento de Servicios para Personas sin Hogar también ha colaborado con los miembros de la Junta Directiva para desarrollar herramientas que mejoren las prácticas de colaboración con las partes interesadas en las etapas posteriores de los proyectos.

El proceso de debida diligencia del condado muestra una amplia variación entre los proyectos.

Actualmente, el condado carece de una política formal o un conjunto de procedimientos para realizar la debida diligencia en la compra de terrenos y edificios. En consecuencia, la debida diligencia aplicada a los distintos proyectos presenta variaciones notables, y es posible que el proceso no evalúe los riesgos ni recopile la información necesaria de forma consistente.

Seleccionamos los pasos de debida diligencia para su revisión basándonos en conversaciones con el personal del condado y en el análisis de las prácticas de otras jurisdicciones. El condado realizó el Estudio de Uso del Suelo de la Asociación Americana de Títulos de Propiedad (ALTA) para todas las compras de bienes raíces que revisamos entre 2019 y 2025. El Estudio de Uso del Suelo de ALTA es un estudio especializado de límites para evaluar posibles responsabilidades legales. El condado también realizó inspecciones de asbesto y plomo en más de la mitad de las compras. Las demás evaluaciones de debida diligencia mencionadas anteriormente se realizaron en menos de la mitad de las compras.

Es posible que no se realicen algunos pasos de la debida diligencia si se planea demoler un edificio, si la compra se realizó para un estacionamiento o por otras razones atenuantes. Sin embargo, el condado no documenta el motivo por el cual no se realiza un paso de la debida diligencia. Esto ha generado ambigüedad en los criterios sobre qué pasos deben seguirse durante el proceso de debida diligencia.

Cuando se omiten los pasos de debida diligencia, el condado pierde la oportunidad de conocer posibles responsabilidades y negociar un precio de compra justo. Las instalaciones deben desarrollar una política coherente de debida diligencia que incluya requisitos para documentar cuando no se realizan pasos específicos.

El condado de Multnomah se basa en las opiniones de los agentes inmobiliarios sobre el precio de compra de bienes raíces en lugar de tasaciones independientes formales, lo que podría haber dado lugar a posibles sobrepagos de más de 1 millón de dólares.

Para esta auditoría, contratamos a un tasador certificado para que realizara tasaciones retrospectivas. Queríamos comprobar si el condado pagó un precio justo por cuatro propiedades adquiridas entre 2020 y 2023.

Esta selección nos permitió comparar transacciones durante las excepcionales condiciones económicas de la pandemia de COVID-19 y los cambios de mercado subsiguientes. Las propiedades que revisó el tasador representaban adquisiciones realizadas por tres departamentos diferentes: el Departamento de Servicios para Personas sin Hogar, la Biblioteca y el Departamento de Salud. Las propiedades son el Days Inn Motel, Oak Street Village, el refugio Arbor Lodge y la Biblioteca del Condado Este.

Actualmente, el condado se basa en las valoraciones de agentes inmobiliarios para determinar el valor de las compras de bienes raíces, en lugar de realizar tasaciones independientes y certificadas. En concreto, el condado contrata a dos agentes inmobiliarios cuya remuneración se basa en comisiones. Esta dependencia de las valoraciones de agentes inmobiliarios genera un conflicto de intereses inherente que menoscaba la objetividad del proceso de valoración.

El conflicto de intereses inherente surge porque los corredores son compensados ​​mediante comisiones vinculadas al precio final de venta, lo que crea un incentivo financiero que puede fomentar montos de transacción más altos. Además, los corredores tienen un incentivo para asegurar que el trato se cierre para ganar su comisión, lo que puede implicar sugerir un precio que el vendedor acepte fácilmente. Este riesgo se agrava por la dependencia de las opiniones de precios de los corredores, que están menos reguladas y son más subjetivas que las tasaciones independientes y certificadas. Como resultado, El condado se enfrenta a un mayor riesgo de pagar de más por la adquisición de propiedades debido a la ausencia de un proceso de valoración independiente.

El condado no suele obtener préstamos para la compra de bienes inmuebles, lo que hace que una tasación independiente sea aún más crucial. En una transacción financiada, el banco actúa como un control independiente contra el sobrepago, ya que no presta al comprador más del valor tasado de la propiedad para proteger su garantía. Pagar en efectivo elimina esta salvaguarda adicional, dejando al condado con todo el riesgo de sobrepago. Por lo tanto, la tasación independiente se convierte en el principal control fiduciario para garantizar que los contribuyentes no estén subsidiando un precio de venta inflado.

Esta vulnerabilidad quedó patente en la tasación retrospectiva de cuatro adquisiciones inmobiliarias que realizamos durante esta auditoría, la cual identificó posibles sobrepagos por un total de 1.180.000 dólares. Para mitigar este riesgo de sobrepago, recomendamos que el condado desarrolle y adopte una política formal de adquisición de bienes inmuebles que exija el uso de tasaciones independientes y certificadas para todas las compras de propiedades.

La tabla que aparece a continuación muestra las principales diferencias estructurales y normativas entre la opinión de un corredor de bolsa y una tasación independiente.

El tasador determinó que el condado posiblemente pagó de más por los terrenos del Days Inn Motel y Oak Street Village.

* Una tasación retrospectiva determina una estimación del valor de la propiedad a partir de una fecha histórica.

El gráfico anterior muestra los valores de las propiedades de los cuatro terrenos revisados ​​en la auditoría: el terreno del motel Days Inn, el terreno de Oak Street Village, el terreno del refugio Arbor Lodge y el terreno de la biblioteca del condado este. Compara el pago real del condado con el valor justo de mercado tasado de forma independiente. Estos valores provienen de tasaciones independientes que cumplen con las Normas Uniformes de Práctica Profesional de Tasación.

El gráfico revela que el condado pagó más del valor tasado por dos de las cuatro propiedades. Esto dio lugar a posibles sobrepagos que ascienden a un total de 1.180.000 dólares por estos dos terrenos:

• Terreno del motel Days Inn: El precio de compra fue 840.000 dólares superior al valor de tasación.
• Terreno en Oak Street Village: El precio de compra fue 340.000 dólares superior al valor tasado.

Podría haber casos en los que el condado opte por pagar un precio superior al del mercado debido a una decisión estratégica. Sin embargo, la administración no puede tomar una decisión informada sobre el pago de una prima si se basa en la opinión de un agente inmobiliario, en lugar de una tasación formal, para establecer el verdadero valor de mercado.

Recomendaciones

Recomendamos que el Director de Operaciones, a más tardar el 1 de marzo de 2027:

1. Establecer una política a nivel de condado que designe a la División de Gestión de Instalaciones y Propiedades como la entidad principal para todas las adquisiciones de terrenos y edificios.
2. Establecer una política a nivel de condado para fijar estándares claros para el proceso de debida diligencia, incluyendo una lista de verificación de los pasos requeridos y una explicación por escrito de los casos en que no se realicen las pruebas.
3. Establecer una política a nivel de condado que exija a los departamentos documentar la investigación y la planificación realizadas antes de la compra de un inmueble. Esta documentación debe demostrar que la compra propuesta se basa en una comprensión clara de las necesidades de servicio, las deficiencias en la prestación actual de servicios, la identificación y participación de las partes interesadas pertinentes y el potencial de expansión de los servicios.
4. Cree un nuevo procedimiento administrativo para la gestión de instalaciones y propiedades que incluya componentes de supervisión de la junta directiva similares a los del formulario FAC-1, pero para todas las compras de terrenos o edificios superiores a 1 millón de dólares.
5. Establecer una política de adquisición de bienes raíces a nivel de condado que exija tasaciones independientes y certificadas para todas las compras de propiedades.
   

Objetivos, alcance y metodología

Los objetivos de esta auditoría fueron:

• Evaluar la coordinación y la supervisión departamental durante el proceso de compra.
• Evaluar la razonabilidad y la equidad de las compras.
• Evaluar la eficacia de los procedimientos de debida diligencia en la compra de terrenos y edificios.
• Evaluar el proceso de participación de la comunidad y las necesidades de los usuarios finales.

El alcance de esta auditoría fue:

Durante esta auditoría, revisamos las compras de bienes inmuebles realizadas entre los años naturales 2019 y 2025. Solo examinamos las compras de terrenos y edificios; no revisamos los contratos de arrendamiento ni los acuerdos de reserva de habitaciones.

Para lograr los objetivos de la auditoría, nosotros:

• Realicé aproximadamente 30 entrevistas, entre ellas:
  • Liderazgo del Departamento de Bienes del Condado
  • Personal de gestión de instalaciones y propiedades
  • Personal de la Fiscalía del Condado
  • administradores de propiedades
  • Personal de la Biblioteca del Condado de Multnomah, de los Servicios para Personas sin Hogar y del Departamento de Salud
  • Personal del Director de Operaciones
  • agentes del condado
  • tasadores independientes
  • Comisionados del condado
  • Personal de otras jurisdicciones
• Contraté a un tasador para que realizara una tasación retrospectiva independiente, de acuerdo con las Normas Uniformes de Práctica Profesional de Tasación , de cuatro edificios del condado. Revisé los documentos proporcionados por el personal de Instalaciones, el Fiscal del Condado y la Oficina del Tasador del Condado.
• Investigué las mejores prácticas y la literatura académica sobre la compra de bienes inmuebles.
• Se revisaron los informes de auditoría de adquisiciones inmobiliarias y proyectos de capital de otra jurisdicción.

Para esta auditoría, analizamos datos de compra de bienes raíces desde el 1 de enero de 2019 hasta el 31 de diciembre de 2025 de Workday, el sistema de planificación empresarial del condado, y de Tririga, el sistema de registro del condado.   para solicitudes de trabajo, activos de edificios, arrendamientos y administración de espacios.

Evaluamos la fiabilidad de los datos mediante (1) pruebas electrónicas para detectar errores evidentes de exactitud e integridad, (2) entrevistas con funcionarios del condado con conocimiento de los datos, (3) revisión de la documentación relacionada y (4) una estrecha colaboración con los funcionarios del condado para identificar cualquier problema con los datos. Nuestra oficina ha determinado que los datos eran suficientemente fiables para los fines de este informe.

Realizamos esta auditoría de desempeño de acuerdo con las normas de auditoría gubernamental generalmente aceptadas. Dichas normas exigen que planifiquemos y llevemos a cabo la auditoría para obtener evidencia suficiente y apropiada que proporcione una base razonable para nuestros hallazgos y conclusiones, de acuerdo con nuestros objetivos de auditoría. Consideramos que la evidencia obtenida proporciona una base razonable para nuestros hallazgos y conclusiones, de acuerdo con nuestros objetivos de auditoría.

Personal de auditoría

Nicole Dewees, Directora de Auditoría

Sura Sumareh, Auditora Senior

Mical Yohannes, Auditor Senior