Serie de retención de servicios de circulación (L04)

¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.

Cada serie contiene la siguiente información:

• Título de la serie (Número de serie de la agencia)
• Descripción. (Citas legales)
• Retención

Registros de prestatarios (L04-001)

Registros utilizados para otorgar tarjetas y privilegios de biblioteca a los ciudadanos, así como para controlar la circulación de los fondos bibliotecarios. La mayor parte de esta información se almacena en el sistema informático integrado de la biblioteca. La información de registro de cada usuario puede incluir nombre, dirección, número de teléfono, fecha de nacimiento, firma, fecha de vencimiento, número de identificación e información relacionada. (OAR 166-150-0140(2))

Retención:

• L04-001(a): Formularios de registro: conservar hasta su procesamiento.

• L04-001(b): Registro de registro: conservar hasta que sea reemplazado o 3 años después de su último uso.

Registros de preparación del presupuesto (L04-006)

Registros que documentan la preparación de las solicitudes de presupuesto del programa presentadas a la dirección de la división y del departamento. Pueden incluir informes del personal, instrucciones presupuestarias, hojas de cálculo, encuestas, informes de asignación, planes de gastos, planes de contingencia, propuestas presupuestarias, informes de previsión financiera y registros similares. (OAR 166-150-0110(11))

Retención:

• Retener 2 años.

Informes estadísticos del sistema de circulación (L04-004)

Documenta información pertinente a la circulación de materiales bibliotecarios en el sistema de bibliotecas del condado. La mayor parte de esta información se almacena en el sistema integrado de la biblioteca; algunos informes se imprimen. La información puede incluir el nombre del usuario, el material solicitado, los materiales disponibles en la biblioteca, las reservas realizadas e información relacionada. Los informes impresos incluyen el informe de envío, el informe de alerta de reserva, el informe de alerta de búsqueda y el informe de reservas vencidas. (OAR 166-150-0140(4))

Retención:

• Consérvelo hasta que se complete la transacción.

Horarios diarios (L04-010)

Registros que documentan y facilitan la planificación y programación rutinarias. Los horarios muestran las asignaciones diarias de trabajo del personal, incluyendo nombre, asignación, ubicación y horas. (OAR 166-150-0005(39))

Retención:

• Conservar durante 1 año.

Registros de tiempo de los empleados (L04-005)

Registros que documentan las horas trabajadas, las horas de licencia acumuladas y las horas de licencia disfrutadas por los empleados de la agencia. La información generalmente incluye el nombre y el número de seguro social del empleado, las horas trabajadas, el tipo y la cantidad de horas de licencia disfrutadas, el total de horas, las fechas y otros datos relacionados. (OAR 166-150-0155(2))

Retención:

• Retener durante 5 años.

Correspondencia de gestión de cuentas de clientes (L04-009)

Documenta las comunicaciones entre los servicios de circulación y los usuarios. La información se ingresa en el sistema integrado de la biblioteca al recibirse. Incluye cartas enviadas y recibidas, memorandos, notas y otros registros relacionados con los usuarios del sistema de la biblioteca y el sistema de circulación. (OAR 166-150-0005(8))

Retención:

• Consérvelo hasta que se ingrese en el sistema integrado de la biblioteca.

Registros de reuniones de personal (L04-011)

Registros que documentan las reuniones de personal a las que asiste el personal de Servicios de Circulación y que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.690). Estas reuniones rutinarias de personal tratan tareas y acciones dentro del marco de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y otros documentos relacionados. Algunos registros podrían incluirse en otras series documentales con periodos de retención más prolongados si el tema aporta información relevante a dichas series. (OAR 166-150-0005(18))

Retención:

• Hasta que ya no sea necesario.

Nota: Reducción reciente de 2 años.