Mục lục
- Lịch và hồ sơ lập kế hoạch (ASDGEN-004)
- Nhật ký máy khách (ASDGEN-005)
- Báo cáo sự cố
- Sổ ghi chép tiền mặt chi tiêu vặt (ASDGEN-017)
- Hồ sơ Chính sách và Quy trình
- Ấn phẩm
- Báo cáo và Nghiên cứu (ASDGEN-022)
- Biên bản cuộc họp nhân viên (DCJ1-020)
- Tài liệu kỹ thuật, thông số kỹ thuật và bảo hành (ASDGEN-027)
CẬP NHẬT MỚI!
Các quy định của OAR về việc lưu giữ hồ sơ cấp quận đã được cập nhật vào tháng 11 năm 2025. Chuỗi hồ sơ lưu giữ của Quận Multnomah đã được cập nhật tương ứng. Vui lòng kiểm tra kỹ - một số chuỗi hồ sơ có thể có thời hạn lưu giữ mới.
Các hồ sơ này thường được tạo và quản lý bởi nhiều chương trình hoặc bộ phận khác nhau. Nếu bạn không tìm thấy hồ sơ của mình ở đây, hãy kiểm tra lịch trình của chương trình hoặc liên hệ với Phòng Lưu trữ và Hồ sơ (records@multco.us, 503-988-3741).
Mỗi chuỗi dữ liệu bao gồm các thông tin sau:
- Tên loạt phim (Số hiệu loạt phim của cơ quan)
- Mô tả. (Trích dẫn pháp lý)
- Giữ lại
Lịch và hồ sơ lập kế hoạch (ASDGEN-004)
Hồ sơ ghi chép và hỗ trợ việc lập kế hoạch, sắp xếp lịch trình và các hành động tương tự thường xuyên liên quan đến các cuộc họp, cuộc hẹn, chuyến đi, chuyến thăm và các hoạt động khác. Bao gồm lịch, công cụ tổ chức điện tử (bao gồm cả thiết bị cầm tay), sổ hẹn, ghi chú, tin nhắn điện thoại, nhật ký và các hồ sơ tương tự. (OAR 166-150-0005(39))
Khả năng ghi nhớ:
- Giữ lại trong 1 năm.
Nhật ký máy khách (ASDGEN-005)
Ghi chép các chuyến thăm của khách hàng đến văn phòng bộ phận. Bắt buộc tại mỗi địa điểm Dịch vụ dành cho người lớn. Nhật ký hiển thị ngày, tên khách hàng, người khách hàng đến thăm và thời gian đăng ký vào và ra. (OAR 166-150-0005(48))
Khả năng ghi nhớ:
Giữ lại trong 5 năm.
Báo cáo sự cố
Xem hồ sơ Chương trình An toàn .
Sổ ghi chép tiền mặt chi tiêu vặt (ASDGEN-017)
Các tài liệu xác thực các khoản mua sắm tiền mặt nhỏ và yêu cầu hoàn trả từ quỹ tiền mặt nhỏ của bộ phận. Hồ sơ bao gồm biên lai, bảng sao kê giao dịch, mẫu đơn tiền mặt nhỏ và bản ghi nhớ yêu cầu thanh toán. Hồ sơ giao dịch chính được lưu giữ trong SAP, với các tài liệu hỗ trợ, bao gồm thông tin điện tử, được lưu giữ riêng biệt. Xem thêm hồ sơ Dịch vụ Kinh doanh và Hoạt động Tài chính . (OAR 166-150-0110(22))
Khả năng ghi nhớ:
- Giữ lại trong 3 năm.
Hồ sơ Chính sách và Quy trình
Xem hồ sơ Nhân sự .
Ấn phẩm
Xem hồ sơ của Văn phòng Giám đốc .
Báo cáo và Nghiên cứu (ASDGEN-022)
Hồ sơ ghi lại các báo cáo hoặc nghiên cứu đặc biệt được thực hiện về các chương trình, dịch vụ hoặc dự án của bộ phận, do nhân viên của bộ phận hoặc các chuyên gia tư vấn theo hợp đồng biên soạn. Bao gồm báo cáo cuối cùng được phân phối nội bộ hoặc cho các đơn vị khác và các giấy tờ làm việc được sử dụng để biên soạn báo cáo hoặc nghiên cứu. Đối với các báo cáo và nghiên cứu được lưu giữ ở định dạng điện tử, vui lòng liên hệ với Chương trình Quản lý Hồ sơ Quận để được hỗ trợ bảo quản. Đối với các báo cáo của Chương trình Ứng dụng Nghiên cứu, xem lịch trình lưu giữ của RAP . (OAR 166-150-0005(36)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)
Lưu ý: Bất kỳ tập hợp nào của phương tiện kỹ thuật số hoặc in ấn của CJI cùng với bất kỳ phương tiện kỹ thuật số hoặc in ấn chứa thông tin nhận dạng cá nhân (PII) nào sẽ được xử lý an toàn trước khi phân phối báo cáo và sẽ bị hủy bỏ ngay khi mục đích sử dụng dữ liệu được hoàn thành, hoặc trong vòng một năm, tùy điều kiện nào đến trước. Để biết thêm thông tin, xem OAR 166-017-0090 Yêu cầu hủy bỏ hồ sơ đối với hồ sơ điện tử và Chính sách bảo mật của Dịch vụ thông tin tư pháp hình sự (CJIS) .
Khả năng ghi nhớ:
- ASDGEN-022(a) Báo cáo cuối cùng: lưu giữ vĩnh viễn - chuyển đến Kho lưu trữ khi không còn hoạt động hoặc sau 10 năm, tùy điều kiện nào đến trước.
- ASDGEN-022(b) Các hồ sơ khác: lưu giữ 5 năm.
Biên bản cuộc họp nhân viên (DCJ1-020)
Hồ sơ ghi lại các cuộc họp trong chính phủ không thuộc phạm vi Luật Họp Công khai của Oregon (ORS 192.610 đến 192.710). Các cuộc họp nhân viên thường kỳ này liên quan đến các nhiệm vụ và hành động trong khuôn khổ các chính sách và thủ tục hiện hành. Hồ sơ có thể bao gồm biên bản, ghi chú, báo cáo và các mục liên quan. Một số hồ sơ có thể được xem xét đưa vào các chuỗi hồ sơ khác có thời gian lưu giữ dài hơn nếu nội dung của cuộc họp bổ sung thông tin quan trọng cho chuỗi đó. (OAR 166-150-0005(18))
Khả năng ghi nhớ:
- Giữ lại cho đến khi không còn cần thiết nữa.
Lưu ý : Giảm từ 2 năm xuống còn...
Tài liệu kỹ thuật, thông số kỹ thuật và bảo hành (ASDGEN-027)
Sách hướng dẫn sử dụng và bảo hành cho xe cộ và thiết bị thuộc sở hữu của cơ quan. Sách hướng dẫn thường bao gồm thông số kỹ thuật, hướng dẫn vận hành và thông tin an toàn. Bảo hành bao gồm các điều khoản bảo hiểm cho việc sửa chữa hoặc thay thế thiết bị. (OAR 166-150-0166(20))
Khả năng ghi nhớ:
- ASDGEN-027(a) Sổ tay: giữ lại cho đến khi thanh lý xe hoặc thiết bị.
- ASDGEN-027(b) Bảo hành: giữ lại cho đến khi hết hạn.