Serie común de retención de registros de DCJ (ASDGEN)

¡NUEVAS ACTUALIZACIONES!
Las normas OAR que rigen la retención de datos del condado se actualizaron en noviembre de 2025. Su serie de normas de retención del condado de Multnomah se ha actualizado en consecuencia. Por favor, verifique la información, ya que algunas series pueden tener nuevos períodos de retención.

Estos registros suelen ser creados y gestionados por más de un programa o división. Si no encuentra sus registros aquí, consulte el calendario de su programa o póngase en contacto con el Departamento de Registros y Archivos (records@multco.us, 503-988-3741).

Cada serie contiene la siguiente información:

• Título de la serie (Número de serie de la agencia)
• Descripción. (Citas legales)
• Retención

Calendarios y registros de programación (ASDGEN-004)

Registros que documentan y facilitan la planificación, programación y acciones similares relacionadas con reuniones, citas, viajes, visitas y otras actividades. Incluye calendarios, agendas electrónicas (incluidas las portátiles), agendas de citas, notas, mensajes telefónicos, diarios y registros similares. (OAR 166-150-0005(39))

Retención:

• Conservar durante 1 año.

Registros del cliente (ASDGEN-005)

Documenta las visitas de los clientes a las oficinas de la división. Es obligatorio en cada centro de Servicios para Adultos. Los registros muestran la fecha, el nombre del cliente, la persona que visita y la hora de entrada y salida. (OAR 166-150-0005(48))

Retención:

• Retener durante 5 años.

Informes de incidentes

Consulte los registros del Programa de Seguridad .

Registros de caja chica (ASDGEN-017)

Documentos que autentican las compras de caja chica y solicitan reembolsos del fondo de caja chica del departamento. Los registros incluyen recibos, estados de cuenta de transacciones, formulario de caja chica y memorando de solicitud de pago. El registro transaccional principal se mantiene en SAP, mientras que la documentación de respaldo, incluida la información electrónica, se mantiene por separado. Consulte también los registros de Servicios Empresariales y Operaciones Financieras . (OAR 166-150-0110(22))

Retención:

• Retener 3 años.

Registros de políticas y procedimientos

Consulte los registros de Recursos Humanos .

Publicaciones

Consulte los registros de la Oficina del Director .

Informes y estudios (ASDGEN-022)

Los registros documentan informes o estudios especiales realizados sobre los programas, servicios o proyectos de la división, recopilados por el personal de la división o por consultores contratados. Incluyen el informe final distribuido internamente o a otras entidades y los documentos de trabajo utilizados para su elaboración. Para informes y estudios en formato electrónico, comuníquese con el Programa de Gestión de Registros del Condado para obtener asistencia en su conservación. Para informes del Programa de Aplicaciones de Investigación, consulte el calendario de retención del RAP . (OAR 166-150-0005(36)) (OAR 166-017-0045(2,4)) (MCC § 8.500)

Nota: Cualquier recopilación de información digital o impresa de CJI, junto con cualquier información personal identificable (PII) digital o impresa, se anonimizará antes de su distribución y se destruirá tan pronto como se cumpla el propósito de los datos o dentro de un año, lo que ocurra primero. Para obtener más información, consulte la norma OAR 166-017-0090, Requisitos de destrucción de registros electrónicos y la Política de seguridad de los Servicios de Información de Justicia Penal (CJIS) .

Retención:

• ASDGEN-022(a) Informe final: conservar permanentemente; transferir a los Archivos cuando quede inactivo o después de 10 años, lo que ocurra primero.
• ASDGEN-022(b) Otros registros: conservar durante 5 años.

Actas de reuniones de personal (DCJ1-020)

Registros que documentan reuniones dentro del gobierno que no están sujetas a la Ley de Reuniones Públicas de Oregón (ORS 192.610 a 192.710). Estas reuniones rutinarias del personal tratan tareas y acciones dentro del marco de las políticas y procedimientos vigentes. Los registros pueden incluir actas, notas, informes y otros documentos relacionados. Algunos registros podrían incluirse en otras series documentales con períodos de retención más prolongados si el tema de la reunión aporta información relevante a dicha serie. (OAR 166-150-0005(18))

Retención:

• Consérvelo hasta que ya no sea necesario.

Nota : Reducción de 2 años.

Manuales técnicos, especificaciones y garantías (ASDGEN-027)

Manuales de usuario y garantías para vehículos y equipos propiedad de la agencia. Los manuales suelen incluir especificaciones, instrucciones de funcionamiento e información de seguridad. Las garantías incluyen los términos de cobertura para la reparación o el reemplazo del equipo. (OAR 166-150-0166(20))

Retención:

• ASDGEN-027(a) Manuales: consérvelos hasta la disposición del vehículo o equipo.
• Garantías ASDGEN-027(b): consérvelas hasta su vencimiento.